Benachrichtigung bei eingehender Email - Signallampe? Push Notification? Autoprint? Display?

scars

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Hallo zusammen,

folgende Situation.:
Es gibt ein Email Postfach in dem Wichtige AAA+ Aufträge landen, vielleicht 2-6 pro Tag.
Dieses Postfach wird weitergeleitet auf ein Fax und das druckt den Anhang aus. (Weil, das haben wir schon immer so gemacht ;) )

Letzte Woche hab ich die Firma zu Office 365 migriert und im Zuge dessen, war natürlich erstmal nichts mehr mit Fax drucken.
Ich hab dann die Anweisung verteilt, regelmäßig das Funktionspostfach zu prüfen, ging natürlich in die Hose und so hab ich vorhin wieder eine Krücke reingebaut, dass die Emails an nen externen Dienstleister weiterleitet und von dort ans Fax sendet...

Büro ist Rund um die Uhr besetzt, aber nicht immer sitzt jemand am PC und checkt Emails bzw. ist auch mal abgelenkt weil er was anderes tut...
Sobald das Fax allerdings losgeht, geht sofort jemand hin und wenn ein MA grad kurz woanders unterwegs ist und wieder zurückkommt geht der erste Blick sofort Richtung Fax - also der Prozess funktioniert überragend...
Normal wird der Auftrag spätestens nach 15 Min bearbeitet...

Prämisse mal ganz klar.: Das Fax muss sterben...

Ich hab zwar schon die ein oder andere Idee, wie man die MA bei Eingang benachrichtigen könnte so dass diese den Eingang auch bestätigen müssen...
Aber mal ganz unvoreingenommen.:

Was habt ihr denn für Ideen? :)
 
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Prinzipell ja, aber dazu muss Outlook immer laufen und der selbe User angemeldet sein, das geht leider nicht...
Das müsste wenn dann über den Server (Windows Server 2022) laufen...
 
scars schrieb:
Weil, das haben wir schon immer so gemacht
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:fire: Ich bin seit 30 Jahren in der IT und habe diese Aussage schon 1Mio mal gehört. Aber mittlerweile stelle ich mich bei diesen Dingen einfach quer, denn ich habe keine Lust mehr mich zu verbiegen, irgendwelche Krücken zu bauen, Insellösungen zu implementieren oder ewig bleibende Dirty-Fixes zu erarbeiten. Alle wollen moderne Dienste, aber das FAX soll weiterlaufen? Beides geht aber nicht immer, egal wie stark das Business die IT dominiert.

Gehe nach diesem Prinzip vor: Wer nicht mit der Zeit, der geht mit der Zeit. Das Fax ist nun mal tot und du hast es schon richtig erkannt, das musst du vorantreiben.

Du hast doch erstmal schon eine brauchbare Lösung mit der Weiterleitung zu einem externen Dienstleister. Also lass das so, und schau, dass die Leute irgendwann das Postfach nutzen. Mehr würde ich da nicht tun, außer es gibt einen wichtigeren Grund, den du noch nicht genannt hast.

Übrigens ist ein offen zugängiges Fax nicht DSGVO Konform, wenn darin Faxe landen, die dem Datenschutz unterliegen können (!). Auch soll nicht jeder MA sehen können, welche Kundenanfragen so reinkommen. Datenschutz ist nun mal sehr strikt mittlerweile in der IT. "Need to know" und "Zero-Trust" Prinzipien werden immer wichtiger in der IT, egal wie lange das vorher immer anders gemacht wurde! Damit könntest du argumentieren.
 
scars schrieb:
Prinzipell ja, aber dazu muss Outlook immer laufen und der selbe User angemeldet sein, das geht leider nicht...
Das müsste wenn dann über den Server (Windows Server 2022) laufen...
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Wie sollen nutzer Emails denn Empfangen wenn sie nicht Outlook offen haben?
Willst du sowas https://www.ebay.de/itm/394082293512 an den Server schrauben damit die das mitbekommen?
Also erstmal musst du die Anwender dazu bringen ihren Job zu machen, sonst kannst du das vergessen egal wie.
 
Falls firmen Handys/Tablets vorhanden sind kann keine push Notification in kombination mit einen spezifischen Klingelton gesendet werden wenn eine email in Postfach XY reinkommt
 
Wird ein Multifunktionsgerät/-drucker genutzt? Derartige Geräte haben nicht selten eine Funktion ein Postfach per POP3/IMAP regelmäßig zu prüfen und ungelesene Mails auszudrucken. Damit würdest Du Dir die Umleitung an einen Dienstleister und die Sache mit dem Fax sparen.
 
Zuletzt bearbeitet:
Was das Fax angeht:
Ein Fax ist grundsätzlich nicht DSGVO-Konform!
Da gibt es auch schon Gerichtsurteile drüber.
Grund ist, das die Übertragung beim Fax unverschlüsselt stattfindet.
Personenbezogene Daten dürfen also gar nicht per Fax übermittelt werden.

Was die Emails angeht:
Das lässt sich per Arbeitsanweisung regeln:
Einen Mitarbeiter pro Abteilung bestimmen, der regelmäßig in die Emails zu schauen hat.
Macht er das nicht, gibts arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Und du wirst sehen, wie gut das plötzlich funktioniert!!
Naturlich muß man dann eine zweite Person benennen, die die Aufgabe übernimmt, falls die erste Person mal fehlt (Urlaub, Krankheit o.Ä.).
 
Klar, ich könnte auch jemand mit Gelandener 9mm hinter die MA stellen und wenn se nicht alle 5 min das Postfach prüfen wird geschossen...
In dem Fax stehen keine persönlichen Daten, aber vielen Dank für den Hinweis, das keine persönlichen Daten im Fax stehen dürfen...
Jetzt fehlt nur noch der Hinweis, das man Office 365 gar nicht DSGVO Konform einsetzen kann - und doch machts z.B. der komplette VW Konzern... (Nein, nicht selbst gehostet sondern bei M$)

TheBigG schrieb:
Wie sollen nutzer Emails denn Empfangen wenn sie nicht Outlook offen haben?
Willst du sowas https://www.ebay.de/itm/394082293512 an den Server schrauben damit die das mitbekommen?
Also erstmal musst du die Anwender dazu bringen ihren Job zu machen, sonst kannst du das vergessen egal wie.
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Die Anwender machen ihren Job, es gibt nen Arbeitsplan wer das Zeug das per Fax kommt abarbeitet (24/7).
Outlook ist bei jedem MA immer offen, der Arbeitstag besteht aber nicht aus 8h am PC sitzen, bei verlassen wird der PC gesperrt.
D.h. es kann gut sein, dass der MA auch mal 1-2 Stunden woanders arbeitet, soll er dann die eigentliche Arbeit alle 5 Min unterbrechen und am PC einloggen und Mails auf Eingang zu checken?
Wouschtkannd schrieb:
Falls firmen Handys/Tablets vorhanden sind kann keine push Notification in kombination mit einen spezifischen Klingelton gesendet werden wenn eine email in Postfach XY reinkommt
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Dienstsmartphone hat jeder MA, Pushnotification klingt interessant wobei man das auch zuverlässig nach Dienstplan anschalten müsste.

luxxuser012 schrieb:
Wird ein Multifunktionsgerät/-drucker genutzt? Derartige Geräte haben nicht selten eine Funktion ein Postfach per POP3/IMAP regelmäßig zu prüfen und ungelesene Mails auszudrucken. Damit würdest Du Dir die Umleitung an einen Dienstleister und die Sache mit dem Fax sparen.
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Das klingt sehr gut. Da stehen jede Menge Brother MuFu Geräte, Farb/SW Laser...
Aber auf Anhieb hab ich die Funktion nicht gefunden....
passat3233 schrieb:
Was die Emails angeht:
Das lässt sich per Arbeitsanweisung regeln:
Einen Mitarbeiter pro Abteilung bestimmen, der regelmäßig in die Emails zu schauen hat.
Macht er das nicht, gibts arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Und du wirst sehen, wie gut das plötzlich funktioniert!!
Naturlich muß man dann eine zweite Person benennen, die die Aufgabe übernimmt, falls die erste Person mal fehlt (Urlaub, Krankheit o.Ä.).
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Wegen so ner Lappalie arbeitsrechtliche Konsequenzen...
Die 9mm Lösung, lass uns bitte nicht weiter drauf eingehen, bevor die MA dann im Gehalts & Arbeitsplatzthread auftauchen...
"Ich will den Arbeitgeber wechseln, weil der neue blöde ITler mich mit der GL zwingt, alle 5 min den PC auf neue Mails zu prüfen..."

Nochmal.:
Ich will nicht das Rad neu erfinden, ferner brauch ich keine DSGVO Diskussionen.
Die Firma hat mehr als 20 MA die mit personenbezogenen Daten arbeiten, es gibt also einen externen DSGVO Beauftragten mit dem ich alles durchgehe...

Ich suche eine praktikable, nachhaltige Lösung die das Fax ersetzt. Mehr nicht...
 
OK, nun denn, ich bleibe bei meiner Meinung, die ich weiter oben bereits geschrieben habe, aber ich weiss auch, wie es in der Praxis aussieht. Auch ich habe für "wichtige Mitarbeiter" solche Krücken-Workflows eingerichtet, weil es eben nicht anders geht.
Ich nutze bei uns einen Emailparser für emailbasierte Aktionen. Damit kann man beliebige Aktionen aus einer Email heraus antriggern. Ich steuere damit ua. unsere automatische Rechnungserfassung mit Scan und Ablage ins DMS. Es sind aber x andere Workflows möglich, vor allem per Script. Kostet auch nicht viel, man muss sich aber etwas einarbeiten. Schaus dir mal an, vielleicht ist das etwas für dich

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Zuletzt bearbeitet:
Du übertreibst!
Da soll kein MA alle 5 Minuten nachsehen.
Und absolut keine Email ist so eilig, das es nicht 1 Stunde Zeit hat, bis die gelesen wird.
Ist etwas tatsächlich eilig, wählt man andere Kommunikationswege.
Z.B. das Telefon.
Oder haben eure Mitarbeiter den Umgang damit verlernt?
Email ist das absolut falsche Kommunikationsmedium für eilige Nachrichten!
Oder würdest du z.B. der Feuerwehr eine Email senden, wenn es bei euch mal brennt?
 
scars schrieb:
Dienstsmartphone hat jeder MA, Pushnotification klingt interessant wobei man das auch zuverlässig nach Dienstplan anschalten müsste.
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In der Outlook-App kannst du unter "Einstellungen --> Benachrichtigungen --> Nicht stören" Zeiträume definieren wann es keine Benachrichtigungen geben soll. Alternativ geht das auch vom OS aus oder man macht das Diensttelefon halt aus, wenn man keinen Dienst hat.
Wir regeln solche "AAA+ Aufträge" (bei uns 4h oder 2h response) tagsüber mit nem gesondertem Verteiler/Postfach und außerhalb der Bürozeiten über eine Bereitschaftsnummer, wo der Kunde dann zusätzlich drauf anruft.
 
Wenn du auf den Handys der MA in der Outlook App das freigegebene Postfach mit einbindest bekommen die am Handy eine ganz normale Push Benachrichtigung bei E-Mail Eingang. Das funktioniert wunderbar.

Alternativ könnte man sich noch eine Automatisierung mittels PowerAutomate vorstellen -> schicke bei E-Mail Eingang eine E-Mail an Person X oder so.
 
was @Ice T sagt! - mit PowerAutomate könnte man natürlich auch diese eiligen Mails an einen Drucker senden - dafür wurde das doch gemacht.
Alternativ:
es gibt da ein paar Projekte die quasi so ein Mailpostfach abfragen und dann

;)
 
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