CMS für papierloses Büro

[AliManali]

Hi

Ich benötige ein CMS, wo vor allem PDF's für ein papierloses Büro abgelegt werden sollen. Zugegriffen wird darauf lokal sowie per VPN werden.

Ich habe mal den Sharepoint Server ausprobiert. Das ist mir aber zu teuer und zu aufwändig. Wär aber trotzdem cool, wenn unkompliziert per Browser darauf zugegriffen werden könnte.

Laufen wird das Ganze auf einem vSphere Server, für das VPN kommt eine Zywall zum Einsatz (beides vorhanden und schon länger im Einsatz).

Am liebsten wär mir eine Lösung, die auf einem Windows Desktop System (Windows 7) aufgesetzt werden könnte, da meine Serverlizenzen bald auslaufen. Per IIS wär cool, da ich mich mit ASP besser auskenne. Aber auch mit PHP per Apache wäre möglich. Und wenn es eine AIO Linux Lösung gäbe, wär ich notfalls auch dafür zu haben, obwohl meine Linux Kenntnisse eher bescheiden sind.

 

[NTB]

Nur Dateien ablegen? Oder sollen auch noch Meta Infos gespeichert werden?
Wenn es nur Dateien sind, geht dann nicht einfach ne Cloud? Z.B. OwnCloud?

 

[AliManali]

Hi

Ja, eigentlich geht es vor allem um die (gescannten) Files. Wär auch nice, wenn man gleich vom Client aus scannen könnte! Es soll möglichst einfach sein,... Wenn es aber auch möglich wär, E-Mails und Kontakte auszutauschen, dann wär das auch nicht verkehrt,...

Ich habe zwischenzeitlich mal ein Windows 7 aufgesetzt. Aber im Prinzip würde ein einfacher ftp Server auch ausreichen,... Daher ist Deine Idee mit der Owncloud wohl gar nicht verkehrt! Ich habe die nie angetestet, aber das könnte ich mir durchaus vorstellen.

Wenn es so ein "boxed" System wie Owncloud gäbe, bei der man möglichst einfach ein Büro abbilden könnte, bei dem noch mehr als nur die einfache Dateiablage möglich wär, nur immer her mit den Info's. Gerne auch für Windows, da ich schon eins aufgesetzt habe

Gruss

 

[fdsonne]

Schau doch mal nach Sharepoint Foundation. Das kostet grundsätzlich erstmal nix.

Einziger Nachteil, man muss halt schauen, wie das mit dem SQL Backend ausschaut... Ich kann mich noch dunkel dran erinnern, dass wir mal ne 2007er kostenfreie Version im Einsatz hatten, seinerzeit aufgrund des Größenlimits der SQL Express Versionen in der Windows internal Database -> ohne Größenlimit. Für nen Singleuser geht das wohl durchaus. Bei neueren Versionen (2010/2013 oder gar 2016 -> obwohl dort keine Foundation angekündigt ist/wurde) müsste man schauen, was dort geht.

Allerdings deckt das alles noch keineswegs ein papierloses Büro ab. Du würdest wohl so oder so ein DMS System benötigt (Dokumentenmanagement System). Am Besten noch so clever, dass du zwar dort gescante PDFs ablegst, aber auch eine Texterkennung drüber geht um die wichtigsten Infos aus den Papieren rauszuholen. Je nachdem, wie gut das System ist, kann dann auch automatisch an der richtigen Stelle einsortiert werden.
Wir haben auf der Arbeit sowas in Form einer Eigenprogrammierung von einem Dienstleister, da gehts aber primär um Rechnungen. Sowohl eingehend als auch ausgehend. Preislich für den privat Mann aber völlig uninteressant mit mehreren 10k€ Kosten

 

[AliManali]

Hi

So wie ich das sehe, wär beim Sharepoint Foundation ein Windows Server OS nötig? Das Problem ist halt, dass ich nur noch zwei 2k3 Lizenzen habe (bzw. noch je eine NT 4.0 und eine NT 5.0 Version). Und 2k3 läuft ja demnächst aus. Für ein neues Server OS fehlt mir im Moment das Kleingeld, steht aber definitv auf der Willhabenliste.

SQL Express würde natürlich ausreichen für mein Vorhaben, die abgelegten Files liegen ja wohl nicht in der DB.

Aber danke für den Input, ich schau mir das mal genauer an.

 

[traxxus]

Betreibe seit langem das papierlose Büro und lege dir die Methode "simple Ordnerstruktur" nahe.
Wie du diese aufbaust bleibt dir vorbehalten. Für mich ist die beste Ordnerstruktur mit max 3 Unterordnern, danach die Dateien.

Also wie folgt:
Buchhaltung
-2015
--Alternate
---2015-10-12-Alternate-Rechnung.pdf (Datum nach ISO)
---2015-08-15-Alternate-Quittung.pdf
---2015-03-02-Alternate-Mahnung.pdf

Sonst bist du abhängig von Softwareupdates, proprietärem meta-tagging, eine Datenbank welche kaputt gehen kann, extra Server für das CMS, etc.

Wenn du OCR und PDFs hast, kannst du sowieso Volltextsuche betreiben via Windows.

Lies dir mal die verschiedenen Blogs durch:
https://ivanblatter.com/papierloses-buero-namen/
http://www.rosenblut.org/2013/06/24/papierloses-buro-erfassung-ablage/
http://www.pokipsie.ch/testberichtereviews/das-digitale-buero-meine-erfahrungen/

 

[fdsonne]

So wie ich das sehe, wär beim Sharepoint Foundation ein Windows Server OS nötig? Das Problem ist halt, dass ich nur noch zwei 2k3 Lizenzen habe (bzw. noch je eine NT 4.0 und eine NT 5.0 Version). Und 2k3 läuft ja demnächst aus. Für ein neues Server OS fehlt mir im Moment das Kleingeld, steht aber definitv auf der Willhabenliste.

Es gibt zumindest beim 2010er Foundation die Möglichkeit, eine Developer Umgebung auf Win7 x64 zu installieren. Wie das beim 2013er ausschaut, keine Ahnung. Ggf. geht das aber auch.
Die Files landen üblicherweise direkt in der DB. Müsstest du mal gucken, ob man diese auch dort rausoperieren kann.

Ansonsten, wenn du nen 2k3 OS hast, würde sich als letzte Version soweit mir bekannt die Sharepoint Services 3.0 anbieten. Was dem Sharepoint Office Server 2007 entspricht, nur halt mit weniger Funktionen, die du ggf. sowieso nicht brauchen wirst.
Ob das Basis OS nun noch Support hat oder nicht, kann man ggf. unter dem Gesichtspunkt, dass es sich bei der Thematik sicher um eine rein interne Gesichte handeln wird, wohl mehr oder weniger ignorieren. Zumindest spricht aus meiner Sicht nicht so extrem viel dafür, die Kiste public verfügbar zu machen. Entsprechend brauchen dich diverse Sicherheitsaspekte durch fehlende Security Updates eigentlich auch nicht sonderlich stören.
Und wenn alle Stricke reißen, lässt sich so ne interne Sharepoint Seite auch über ein Reverse Proxy public verfügbar machen. Was dazu noch den eleganten Nebeneffekt hat, dass du dort dann auch an diesem Reverse Proxy für die SSL Verschlüsslung zu sorgen hast und entsprechend auf ein aktuelles Produkt mit zum gegenwertigen Zeitpunkt als sichere Mechanismen geltende Verschlüsslungssachen setzen kannst.


Allerdings ist halt wie gesagt das papierlose Büro nur dann wirklich sinnvoll nutzbar (aus meiner Sicht) wenn man mit den Daten entsprechend auch agiert und das Konzept sauber durchdacht ist. So einen Vorschlag einer simplen Ordnerablage halte ich nicht für ein papierloses Büro. Einfach aus dem Grund, ich habe sogut wie keinen Mehrwert davon. Das Ganze wird erst dann wirklich interessant, wenn du aus den Dokumenten entsprechende Infos rausbekommst, die abseits der: "ich geb mal was in die Windows Suche ein" Thematik gehändelt werden.
So sollte so ein Produkt bspw. für Rechnungen die Möglichkeit bieten, Summen zu bilden. Die gekauften Sachen aufzählen können, Lieferanten/Händler erkennen, mögliche Kaufsmuster erkennen usw. usf.
Denk man halt mal einen Schritt weiter, quasi hinter das einfache Ablegen von Rechnungen oder Briefen, dann sind da noch ganz paar offene Punkte, die von potentiellem Interesse sind. -> mit ner Ordnerablage wird das allerdings nix

Ich bin auch noch auf der Suche nach der richtigen Software, die einerseits nicht zu fett ist und andererseits meine ganzen Wünsche an so ein Produkt abdecken kann. Ebenso sollte es natürlich "nix" kosten und muss noch benutzbar sein. Hatte sogar schon die Überlegung, mir einfach selbst eine Software zu schreiben... Bist dato scheute ich aber den Aufwand, dies bis zum Ende durchzuziehen

 

[AliManali]

Hi

Die einfache Ordnergeschichte, wie sie NTB und Traxxus empfehlen, ist bei mir sicher noch nicht aus dem Rennen! Würde für mich persönlich vollkommen ausreichen. Wie gesagt, hätte ich da auch nicht die Problematik, dass ich das System aktuell halten muss. Kleines Cloudsystem, keine Wartung, macht was es soll und läuft.

Die Sharepoint Sache hätte hingegen einen grossen Vorteil für mich. Wenn ich so ein System etablieren könnte, wär das für einen anderen Aufgabenbereich (nicht mehr nur für mich persönlich) übertragbar. Eventuell könnte ich das noch jemandem schmackhaft machen (ich weiss auch schon wem ), und könnte mir so mindestens die benötigte Software wieder herausschlagen,... Da wär ich definitiv nicht abgeneigt. Und dümmer würde ich bei dem Versuch sicher auch nicht.

Nur habe ich da wohl mehr Probleme, das wirklich verfügbar zu halten. Aber es kann schon sein, dass ich in dem Bereich noch investieren werde in den nächsten Jahren, da ich zukünftig (bis 2016) maximal so um die 5 Gb/s beziehen könnte auf sechs Leitungen. Davon 4 Gb/s symetrisch. Als Serverraum hätte ich auch noch ein Zimmer frei. Das steht aber noch offen...

Das da die Files direkt in den SQL geladen werden, sowas habe ich noch nie gesehen. Wie heisst denn der Datentyp für Files im SQL? Ich würd eigentlich eher was bevorzugen, was nur einen Link zum original File enthält,...

Wenn die Developer Version auf Windows 7 (64 Bit Ultimate) läuft, könnte ich das dort testen. IIS habe ich ja. Aber Produktiv einsetzen möcht ich eine Developer Edition halt nicht unbedingt. Für den "echten" Sharepoint Foundation wär der Server 2008 oder höher nötig, das habe ich so nachgelesen. Aber mit MS Produkten bin ich recht fix, vielleicht kriege ich den ja mittels Hack's nötigenfalls zum laufen. Da wär ich auch lizenztechnisch auf der sicheren Seite

Da muss ich wohl mal eine Enscheidung fällen, in den nächsten Tagen.

Ah ja, und der Gläubiger Ordner kommt mir gar nicht ins Haus! *aufholzklopf*

Wie ist denn das mit dem Reverse Proxy? Bei der Endian hatte ich Proxy auf beiden Seiten, mit Virenschutz und sowas. Bei der Zywall 110 entdecke ich keine Proxy.
Bei der Zywall 110 sind 25 SSL Lizenzen dazu vorhanden. Habe ich da dann automatisch einen Proxy, wenn ich ein VPN auf mache, oder müsste ich den separat "nachlegen"? Auf eine Endian hinter der Zywall würde ich möglichst gern verzichten. UTM Dienste wie Virenscan habe ich nicht lizenziert bei der Zywall.

Brauchts den Proxy bei VPN überhaupt? Den Gegenstellen vertrau ich, und Viren werden keine hochgeladen,...

 

[fdsonne]

Das ist keine spezielle Version MS schimpft das halt einfach Installation in einer Developer Umgebung. Hat dahingehend auch durchaus Sinn, da vor allem die Entwickler für Extensions und Lösungen einfach mal nicht diverse Server OSen auf ihrem Client mitschleppen...
Es gibt, wenn du das Setup der Install entpackst eine XML Datei, wo du einen Schalter setzen kannst, der die Abfrage des Client OSes übergeht bzw. eben ein Client OS als Destination erlaubt... Das ist zwar dann nicht supportet von MS, aber du hast doch so oder so keinen Support von MS. Von daher...

 

[AliManali]

Sowas mit dem betreffenden XML Installationsscript hatte ich schon im Kopf

Win 7 Ultimate wär ganz nett, ja. Wobei Windows Server wohl besser dokumentiert wäre.

Würdest Du das echt noch auf einem 2k3 Server eröffnen wollen? Wie gesagt, Backoffice Server 4.5 hätt ich noch eine Schachtel

Danke für den Input!