Exchange Server 2013 - Kontaktordner für alle MA einrichten

[LaMagra-X]

Hallo zusammen.
Wir betreiben einen Exchange 2013 mit CU2. Im globalen Adressbuch werden alle auf dem Exchange angelegten MA angezeigt. Zusätzlich wurden E-Mail Gruppen angelegt, um gewissen Arbeitsgruppen zusammen zu fassen.

Nun würden wir aber gerne Kontaktordner anlegen, wo wir z.B. die Mail Adressen unserer Kunden hinterlegen. Dieser Kontaktordner soll dann über die Berechtigungen für alle oder bestimmte MA freigegeben werden.

Aber wie macht man das? Muss nun ein User einen solchen Ordner anlegen und dann freigeben?

Schön wäre halt eine zentrale/administrative Verwaltung.

Hoffe ihr könnt mir einen Tipp geben.

VG

 

[LichtiF]

Sollen die Kollegen die Kontakte nur benutzen können oder auch anlegen usw

Hatten wir das Thema nicht schon mal ? *grins*

Da ich noch kein Exchange 2013 selbst getestet habe weiß ich nicht wie weit sich die Berechtigungen dort einstellen lassen damit Kollegen Zentral in der AD Kontakte anlegen können.

Grundlegendes zur rollenbasierten Zugriffssteuerung: Exchange 2013 Help

 

[LaMagra-X]

Ja das Thema ist auch wirklich nicht so einfach wie es scheint.
Das Thema hatten wir tatsächlich schon, aber ohne zielführendes Ergebnis

Die Kontakte sollen entsprechend auch bearbeitet werden können.

Im Grunde wäre ein Ordner so wie man ihn in Outlook anlegt quasi das Richtige. Nur dass der eben in der Globalen Adressliste erscheinen soll. Also jeder MA sollte quasi im default Zugriff haben.

Wichtig wäre noch dass die Notizen zu dem jeweiligen Kontakt von allen die Zugriff haben eingesehen und bearbeitet werden kann.

 

[passat3233]

Bei mir in der Firma machen wir das über öffentliche Ordner.
Die gibt es auch noch in Exchange 2013, die Einrichtung ist aber etwas anders.
Ein kurzer Leitfaden: Öffentliche Ordner unter Exchange Server 2013 - Malte Pabsts Blog

 

[LichtiF]

Ja die meisten machen das wohl über Sharepoint oder Öffentliche Ordner.

Bei uns machen wir Admin das mit Beamte wollen ja nix schaffe *grins*

Gesendet von meinem HTC EVO 3D X515m mit der Hardwareluxx App

 

[LaMagra-X]

Bei mir in der Firma machen wir das über öffentliche Ordner.
Die gibt es auch noch in Exchange 2013, die Einrichtung ist aber etwas anders.
Ein kurzer Leitfaden: Öffentliche Ordner unter Exchange Server 2013 - Malte Pabsts Blog

Hallo nochmals.
Also ich konnte mich bisher nicht mehr mit dem Thema beschäftigen, nun finde ich endlich Zeit.

Bevor ich damit anfange möchte ich sicher gehen, dass mir das auch weiterhilft. Da ihr das bei euch in der Firma einsetzt kannst du mir das vielleicht beantworten.

Lassen sich in den öffentlichen Ordnern dann Kontakte benutzerspezifisch einsehen und verwalten?

User1 soll die Kontakte nur sehen dürfen
User2 soll die Kontakte bearbeiten dürfen
User3 soll den Ordner erst gar nicht sehen
etc.

Und ist es (irgendwie) möglich, dass man Korrespondenz zu den einzelnen Kontakten einsehen kann? Also wer hat wann welche E-Mail an den Kontakt geschickt.


VG

 

[passat3233]

Lassen sich in den öffentlichen Ordnern dann Kontakte benutzerspezifisch einsehen und verwalten?

User1 soll die Kontakte nur sehen dürfen
User2 soll die Kontakte bearbeiten dürfen
User3 soll den Ordner erst gar nicht sehen
etc.

Jein.
Das geht nur auf Ordnerebene, nicht pro Kontakt.
Da kann man entsprechende Zugriffsrechte für die Ordner setzen.
Ein Benutzer, der keinen Zugriff auf einen Ordner hat, kann ihn auch nicht sehen.
Setzen der Zugriffsrechte macht man in Outlook.

 

[LaMagra-X]

Ordnerebene reicht ja auch (sorry, hatte mich da nicht präzise genug ausgedrückt).

Wie läuft das dann praktisch ab? Man legt die Öffentlichen Ordner an und regelt dann über die Zugriffsrechte welche User auf die Ordner (wie) zugreifen können/dürfen?!

VG

 

[passat3233]

Ja.
Rechtsklick auf den Ordner -> Eigenschaften -> Berechtigungen

So sieht das in Outlook 2010 aus:

 

[ynfinity]

Machen wir auch mit öffentlichen Ordnern so. Wüsste jetzt auch keine andere Möglichkeit. Vergiss nicht im "Reiter" "Outlook Adressbuch" anzuhaken das die Kontakte im Adressbuch angezeigt werden sollen, falls das gewünscht ist.

 

[LaMagra-X]

Okay, danke euch.
Wir haben ja Exchange 2013 bzw. Office 2013.

Werde es aber dann mit den öffentlichen Ordnern testen und dann hier berichten.

VG

EDIT:
Hallo zusammen.
Also das mit den öffentlichen Ordnern ist eigentlich genau das Richtige. Ich habe es unter Exchange 2013 eingerichtet und es funktioniert tadellos.
Nur auf den mobilen Endgeräten stehen die Öffentlichen Ordner nicht zur Verfügung (iOS, Android, etc.) . Ebenfalls wenn ich bei den Adressbüchern aus dem "An"-Feld (Neue E-Mail verfassen) die öffentlichen Ordner auswähle, sind diese leer.

Könnt ihr mir da weiterhelfen?

VG und danke nochmals für den Tipp!

 

[0711]

EAS unterstützt keine öffentliche Ordner, helfen kann hier nur wenn der öffentliche Ordner ins eigene Postfach gesynct wird (wie z.B. olmixedfolder)...oder alternativ hilft hier auch blackberry (wobei ich mir nur bei bbos 7 bzw bes 5 sicher bin dass man hier öffentliche kontakteordner den mobilen usern zur verfügung stellen kann - wies bei bbos10/bes10 aussieht weiss ich im Moment nicht)

Dein zweites verstehe ich nicht ganz, inwiefern ist was leer wenn du diese ins an Feld packst? Öffentliche Ordner kannst du nicht für das "An" Feld öffnen wie z.B. einen verteiler...öffentliche Ordner haben entweder selbst eine Mailadresse oder eben nicht und dementsprechend kannst du an diese mails senden oder nicht

 

[LaMagra-X]

Hi und danke für deine Antwort.
Ich schau mir deine Vorschläge zum Syncen an. Habt ihr das umgesetzt? Und wenn ja, läuft das einwandfrei? BB nutzen wir nicht. Nur iOS & Android (iOS würde momentan ausreichen).

Also es wäre halt schön, wenn ich beim Verfassen einer neuen E-Mail zumindest die öffentlichen Ordner angezeigt bekäme, in denen die Elemente vom Typ "Kontakte" drin sind.

Aber ich sehe nichts, obwohl ich bei den Adressbüchern die öffentlichen Ordner auswählen kann.

VG

 

[0711]

Bezüglich Adressbuch
Dann haben die Öffentlichen Ordner keine Mailadresse bzw sind nicht für "E-Mail" aktiviert (oder im Adressbuch ausgeblendet), das musst du für die Ordner separat machen. Die darin enthaltenen Kontakte siehst du dadurch aber nicht sondern du siehst die ordner an wehcle du eine Mail senden kannst...eben wie ein postfach.

Da werden also nicht die Öffentlichen Ordner angezeigt welche bestimmte Elementtypen enthalten sondern die die als Empfänger möglich sind.

 

[LaMagra-X]

Hi.
Habe das gerade geprüft und du hast Recht. Ich habe jetzt einen Ordner "Als E-Mail aktivieren" konfiguriert und der bekommt dann quasi eine Mail Adresse, wird also zum Empfänger.

Das ist echt schade, weil man so die öffentlichen Ordner quasi nur in Outlook voll nutzen kann.

Und auf den mobile devices hat man davon quasi gar nichts. Das ist dann leider in unserem Fall das K.O. Kriterium.


Habt ihr das olmixedfolder im Einsatz?


VG und danke für die Tipps!

 

[the6thday]

Huhu,

eine weitere möglichkeit die z.B. wir verwenden, wäre: Einen extra User Account anlegen, dort die ganzen Kontakte reinhaun und dann allen Vollzugriff auf den gesammten Account geben.
Dadurch kann man diesen bei allen die die Kontakte benötigen hinzufügen im Outlook und man kann ihn auch Problemlos bei IOS /Android Geräten als zweiten Account(nur für Kontakte) einrichten.
Das dann ~80 iPhones diesen Account im Active Sync haben stört Exchange erstmal recht wenig, man muss nur den Parameter für die Maximale Anzahl an AS Geräten pro Account erhöhen.
Das funktioniert für bis zu ~1000 Kontakte Problemlos, danach steigt zumindest die CPU last auf einem Exchange 2010 stark an weil der Active Sync Aufwand bei der hohen Anzahl von IOS Geräten zu groß wird.

 

[fdsonne]

Huhu,

eine weitere möglichkeit die z.B. wir verwenden, wäre: Einen extra User Account anlegen, dort die ganzen Kontakte reinhaun und dann allen Vollzugriff auf den gesammten Account geben.

So sehe ich das auch... Das dürfte sogar die administrativ deutlich entspantere Lösung sein.
Denn die öffentlichen Ordner + Berechtigung setzen über Outlook haben genau ein massives Problem -> die Berechtigungen werden nicht auf Unterordner vererbt.
Was bei Kontakten, die alle in der "Root" stehen noch nicht auffällt, fällt einem spätestens dann auf die Füße, wenn jemand auf die Idee kommt, Kontaktunterordner einzurichten um die Kontakte zu gruppieren. Das geht bei 5 oder 10 Unterordnern noch schnell von der Hand. Ebenso wenn sich das Team nicht ändert, das diese Kontaktordner nutzt. Geht es dort aber in die hunderte oder tausende Unterordner rein und/oder das Team bekommt Zuwachs, bzw. eine Person verlässt das Team, so muss man jeden Unterordner händisch anfassen um die Berechtigung neu zu setzen.

Wir machen das mittlerweile nur noch über shared Postfächer. -> sprich die Betreffenden User bekommen Vollzugriff auf das jeweilige Postfach. Dort sind dann die Kontakte hinterlegt. (oder auch Kalender, Aufgaben und Mails usw.)
Die Leute können sich dort austoben, soweit wie gewünscht. Bekommt das Team Zuwachs, wird einfach administrativ der Access gewährt und gut ist.
Manko -> die Kontakte stehen nicht im globalen Adressbuch. Können aber von den Usern jeweils im Outlook eingesehen werden oder den Kontakteordner... Ist halt ein anderer Weg, geht aber imho auch.

 

[LaMagra-X]

Danke euch beiden für die wirklich hilfreichen Tipps.

Also momentan sind wir nur ein kleines Team, wo es noch übersichtlich zugeht.

Ich habe jetzt bereits olmixedfolder getestet und für sehr gut empfunden. Man hat dadurch gleich mehrere Vorteile. Es landen so alle Kontakte aus den entsprechenden ÖO in den persönlichen Kontakten...man muss also nicht lange in Unternordnern suchen (was natürlich auch zum Problem werden kann, wenn es denn extrem viele sind).

Ein Nachteil an ActiveSync ist, dass keine Gruppen unterstützt werden. Ich kann also keine Kontaktgruppe über ein mobile Device ansprechen.

Der Vorteil des Extra-User leuchtet auf jeden Fall auch ein.

@fdsonne
Die Berechtigungen setze nur ich als Admin über das ECP. Dort gibt es die Option "Änderungen auf diesen öffentlichen Ordner und seine gesamten Unterordner anwenden."

VG

 

[0711]

So sehe ich das auch... Das dürfte sogar die administrativ deutlich entspantere Lösung sein.
Denn die öffentlichen Ordner + Berechtigung setzen über Outlook haben genau ein massives Problem -> die Berechtigungen werden nicht auf Unterordner vererbt.
Was bei Kontakten, die alle in der "Root" stehen noch nicht auffällt, fällt einem spätestens dann auf die Füße, wenn jemand auf die Idee kommt, Kontaktunterordner einzurichten um die Kontakte zu gruppieren. Das geht bei 5 oder 10 Unterordnern noch schnell von der Hand. Ebenso wenn sich das Team nicht ändert, das diese Kontaktordner nutzt. Geht es dort aber in die hunderte oder tausende Unterordner rein und/oder das Team bekommt Zuwachs, bzw. eine Person verlässt das Team, so muss man jeden Unterordner händisch anfassen um die Berechtigung neu zu setzen.

genau deshalb schafft man i.d.R. mit gruppen...beim anlegen neuer ordner werden ja erst mal die rechte des übergeordneten geerbt. Von dem abgesehen dass, das inzwischen kein ernsthaftes Problem mehr ist einen sack voll zu ändern -> powershell und oder bei 2013 wie schon von lamagra gesagt

Wir machen das mittlerweile nur noch über shared Postfächer. -> sprich die Betreffenden User bekommen Vollzugriff auf das jeweilige Postfach. Dort sind dann die Kontakte hinterlegt. (oder auch Kalender, Aufgaben und Mails usw.)

ist zumindest für Kalender in jedem fall der weg den MS gehen will...ist vom berechtigungshandling finde ich aber nicht wirklich anders wie öffentliche ordner (und Strukturen vorgeben ist wenn man vom Standard abweichen will umständlicher)
bei mails hat es noch einen anderen Vorteil, man kann mails die im namen von diesem Postfach gesendet werden auch in dem gesendeten ordner dieses postfachs automatisch ablegen lassen, so sieht auch jeder den mailverlauf

 

[LaMagra-X]

Aber eigentlich muss man ja sagen, dass MS hier wirklich schlecht aufgestellt ist. Exchange ist so ein weit verbreitetes (und eigentlich gutes) Produkt, aber rudimentäre Anforderungen wie hier diskutiert muss man relativ umständlich lösen...