Outlook Sicherungskopie von Gesendete/Empfangene Mails an extra Outlook schicken

[michi2k]

Bräuchte Hilfe bezüglich Outlook 2010. Mir schwirrt gerade ein Konstrukt im Kopf herum und würde gerne wissen ob das so überhaupt funktionieren kann.

Kann eine Kopie von jeder ausgehenden bzw. eingehenden Email eines Outlook 2010 Email Accounts angefertigt werden die automatisch an ein extra Outlook auf einem anderen PC geschickt wird.
An diesem "extra PC" sollen mehrere Email Benutzerkonten eingerichtet werden und jeweils die Kopien ihrer original Accounts erhalten.

Könnte man die "kopieaccounts" auch als einzelnes Konto in .pst form exportieren und als Backup für den ursprünglichen Email Account verwenden?

 

[0711]

Je eine Regel für alle ein und ausgehende Mails anlegen und dann machen was du willst, eine Kopie in pst ablegen oder weiterleiten an wen auch immer

 

[X5-599]

Mir stellt sich die Frage nach dem Sinn dahinter. Denn machbar ist primär alles was du möchtest.
Stellt sich eben nur die Frage, was genau der Sinn ist, um das beste zu empfehlen.

Selbst mein Android Tablet hat die Regel das sämtliche Emails die ich verschicke, als BCC: an eine andere Email Adresse gehen. So habe ich einerseits meine ausgehenden Emails im Griff, im Griff mit ich weis das es raus ist, sonst könnte ich keine Kopie erhalten haben und zugleich eine Kopie im Hauptordner damit ich es zu Hause abarbeiten kann.

Also, was genau ist der Sinn dahinter, dann können wir dir das sinnvollste empfehlen.
Eventuell wäre ja auch imap etwas, dann wäre auch am anderen PC alles identisch, aber eben, der Sinn.....

 

[michi2k]

Je eine Regel für alle ein und ausgehende Mails anlegen und dann machen was du willst, eine Kopie in pst ablegen oder weiterleiten an wen auch immer

Ging mir leider ein bisschen schnell

Mir stellt sich die Frage nach dem Sinn dahinter. Denn machbar ist primär alles was du möchtest.

Ich habe das Problem das einige Leute in unserem Büro Emails die Sie erhalten nach dem lesen löschen bzw. sie wenigstens erst ausdrucken und dann löschen.
Ich weiß nicht warum, aber sobald mehr als die Mails des vergangenen Tages angezeigt werden besteht wohl die Angst vor der eintretenden Apokalyptischen Postfach Vermüllung...
Der Ordnungspunkt war jedenfalls das was bisher ins Feld geführt wurde.
Eine Exchange Lösung kommt nicht in Frage, suche eine möglichst einfache und praktikable Lösung da <10 Arbeitsplätze. Da kam mir einfach der Gedanke in den Kopf und wollte wissen ob das funktioniert.

 

[X5-599]

Dann stellt sich mir die nächste Frage, wer liest und löscht denn die Emails auf diesem "extra"-Rechner?
Denn scheinbar ist hier der Faktor Mensch das Problem und das wird auch nicht gelöst wenn du 10 Extra-Rechner aufstellst.

So wie ich das lese ist das Problem das die Leute die Emails löschen aber nicht bearbeiten. Dann würde ich entsprechende Stellenausschreibungen ins Netz senden und den Mitarbeitern kündigen.
Sorry, aber entweder verstehe ich dich falsch oder alles andere wäre schlichtweg keine Lösung.

Dann ist noch die Frage offen wie die Emails abgerufen werden.
Ich gehe mal von imap aus, eventuell kann man auch hier einstellen das trotz löschen eine Kopie auf dem Server verbleibt.
Alternativ auf pop3 umstellen und es dort aktivieren.
Dann könnte man falls vorschnell gelöscht sie vom Mailserver runterholen.

Oder sonst wie mein Vorredner gesagt hat, Regeln einführen. Ob die aber zu 100% Funktionieren??

 

[michi2k]

Dann stellt sich mir die nächste Frage, wer liest und löscht denn die Emails auf diesem "extra"-Rechner?

Der extra Rechner wäre der Server. Lesen wird sie da in Echtzeit niemand. Es geht mir darum dass ich sie gesichert habe und einen mailwechsel im nach hinein nachvollziehen kann ohne Akten und Ordner zu wälzen bzw. alles wieder aufpielen zu können.

So wie ich das lese ist das Problem dass die Leute die Emails löschen aber nicht bearbeiten. Dann würde ich entsprechende Stellenausschreibungen ins Netz senden und den Mitarbeitern kündigen.

So einfach geht's halt nicht wenn man sich mit dem deutschen Kündigungsschutz ein wenig auskennt. Das ist noch nicht einmal ein Kündigungsgrund.
Nein im Ernst, ich will die Sache einfach für mich erledigt wissen. Sonst passt es im großen und ganzen.

Dann ist noch die Frage offen wie die Emails abgerufen werden.
Ich gehe mal von imap aus, eventuell kann man auch hier einstellen das trotz löschen eine Kopie auf dem Server verbleibt.
Alternativ auf pop3 umstellen und es dort aktivieren.
Dann könnte man falls vorschnell gelöscht sie vom Mailserver runterholen.

Im Moment werden die Mails über pop3 abgerufen und eine Sicherungskopie für 14 Tage auf dem Server gelassen. Das löst ja aber mein Problem nicht, 14 Tage sind ja nichts. Denke auch an die Datenmengen wegen den ganzen Anhängen.


Versuche nochmal meinen Gedankenganz zu schildern dass wir wirklich vom gleichen sprechen.


- Client PCs senden/empfangen per Outlook 2010 ihre Emails ohne Exchange o.ä. direkt auf bzw. über ihr Mailpostfach
- Eine Kopie jeder Mail ob ein oder ausgehend, wird (am am besten unsichtbar für den Outlook Nutzer) an eine extra Emailadresse geschickt.
Diese extra Email Adressen sollen im Outlook auf dem Server eingerichtet werden und sind quasi 1 zu 1 Kopien der jew. Client Postfächer.

- Jetzt wäre es toll, wenn man am Outlook (auf dem Server) z.B. das Email Konto von ClientX als .pst Datei sichern könnte und diese Sicherung direkt im Outlook von ClientX einlesen kann und alle Mails wieder auftauchen -falls benötigt.

Vll. nicht die eleganteste Lösung und von hinten rum ins Knie aber würde mir jetzt am leichtesten fallen. Es muss nur funktionieren. Speziell die Übernahme der .pst Dateien!

 

[butcher1de]

Ich kenne mich da jetzt wirklich nicht aus, aber wäre es nicht möglich bzw am einfachsten. Einen Mailserver aufzusetzen bzw hosten zu lassen, und einfach den Usern Account die Löschrechte zu entziehen ? Weil das extra weiterleiten oder lesen von den Mitarbeiter Mail Accounts ist rechtlich evtl. nicht ganz unbedenklich ?

 

[X5-599]

Eine Lösung wurde bereits genannt, die Regel.

Die nächste Lösung wäre die Mails auf dem Server zu belassen. Ich kann mir nicht vorstellen das der Dienst Anbieter welcher die uns unbekannte Emails zur Verfügung stellt, diese nur für 14 Tage sichert.

Der extra Rechner wäre der Server. Lesen wird sie da in Echtzeit niemand. Es geht mir darum dass ich sie gesichert habe und einen mailwechsel im nach hinein nachvollziehen kann ohne Akten und Ordner zu wälzen bzw. alles wieder aufpielen zu können.

Nur wirst du etliche Ordner usw. durchforsten müssen wenn du was nachvollziehen willst. Denn ob die nun auf dem Server selber sind oder auf einem extra Rechner, sie sind da und müssen durchsucht werden wenn du was suchst. Wobei es heutzutage ja überall eine Suchfunktion gibt.

Und wer löscht die denn nach welcher Zeit? Denn ich glaube kaum das du die Mails 20 Jahre aufbewahren willst?

Nun wurde noch die dritte Lösung von butcher1de genannt.
Wobei du auch dort nicht um die Einstellungen herum kommst.

Nun stellt sich mir die nächste Frage, was scheint dich an den bisherigen Lösungen zu stören das du noch weitere suchst?

 

[Digi-Quick]

Es geht sowie ich es sehe um ein Unternehmen.
Da gibt es u.U. Aufbewahrungspflichten für e-mails - Revisionssichere Archivierung. Ob und inwieweit das Unternehmen hiervon betroffen ist, wäre zu klären.

Zum Thema Kündigungsgrund:
Da wird 'ne Dienstanweisung an alle MA verschickt, daß keine e-mails gelöscht werden dürfen, danach hagelt es Abmahnungen - im Einzelfall sogar die Fristlose Kündigung.