Welches DMS für Privatnutzung

martingo

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Hi,

auch wenn wir hier eigentlich im Hardware Bereich sind, so dreht sich doch mittlerweile einiges um Software.
Daher würde ich es einfach mal riskieren, hier zu posten...

Ich suche eine System zur Dokumentenverwaltung für privat. Erstmal nur für mich, evtl. später noch für weitere Familienmitglieder. Im Fall mehrerer Benutzer sollte es natürlich so sein, dass jeder nur auf seinen Kram Zugriff hat und höchstens per expliziter Freigabe der Zugriff anderer gestattet wird.
Meine Anfroderungen sind erstmal nicht hoch, ich würde einfach mal installieren und schauen, wo es hinführt und wie intensiv ich es schlussendlich nutze. Halt bissl Rechnungen, Policen und sonstige Unterlagen scannen und systematisch ablegen.

Eine "richtige" Opensource Lösung scheint es dafür wohl nicht zu geben, meist läuft es auf eine Community Edition hinaus, die sich dann mehr oder minder stark von der Bezahlversion unterscheidet.

Aktuelle Artikel mit Vergleich der kostenlosen oder recht preisgünstigen Versionen für Heimanwender habe ich leider überhaupt nicht gefunden. Über den Weg sind mir bisher v.a. ecoDMS, Bitfarm und Agorum gelaufen. Nachdem meine Freizeit begrenzt und die Möglichkeiten der jeweiligen Systeme sehr umfangreich sind, würde ich um Eure Erfahrungen bitten.

Neben der eigentlichen Funktionalität (deren Bedarf ich noch nicht einordnen kann), sind meine Anforderungen an die IT:
- Mehrplatzfähigkeit. Ob per Server-Komponente oder über CIFS-Freigaben ist mir egal. Falls eine Server Komponente notwendig ist, sollte diese unter einem Linux/Unixoiden System laufen, ich will dafür keinen Windows Server.
- Clientsoftware: essentiell ist nur ein Windows Client, unter Linux mache ich keine Dokumentenverarbeitung

Tja, das war es eigentlich schon. Dass andere auch Bedarf haben, zeigt sich an den den Nachfragen zu Pumuckls Äußerung im Homeserver-Vorstellungsthread.

Viele Grüße
Martin
 
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Wenn "Webbasierend" auch okay wäre: Home

Das nutz ich auf meiner NAS. Aber nur ich alleine, wäre aber auch multi-user-fähig.
 
Danke Dir, aber webbasiert kommt nicht in Frage. Habe mir dennoch mal Screenshots usw. auf der Seite angesehen und das ist ziemlich weit von dem entfernt, was ich mir vorstelle.
Ich kenne ELO, sowas in der Richtung könnte ich mir vorstellen. Ist aber für Unternehmen konzipiert und bepreist.
 
Ja, die 500er Grenze bei ELO kenne ich. Das ist aber wirklich nur zum Testen sinnvoll. Für 500 Dokumente kann ich mir ein DMS auch sparen.

Mit Agorum hast Du selbst sehr gute Erfahrungen gemacht?
 
Ich kenne Agorum, bin beruflich im ECM Umfeld tätig. Agorum ist das größte OpenSource DMS, auf jeden Fall erwachsen und gut.
 
Wir haben zuhause angefangen mit ecoDMS. Ich finde es bis jetzt ganz okay für Zuhause. Kostet 69 Euro pro gleichzeitigem Zugriff (daheim normalerweise also nur einer).
 
Was mich an agorum etwas stört, ist die undurchsichtige Preisstruktur. Auf der Website habe ich überhaupt keine Preise gefunden.
Außerdem gibt es wohl eine App, zu der ich aber keine weiteren Infos gefunden habe, außer dass es ein kostenpflichtiges Modul ist. Welche Kosten? Keine Ahnung.

Zwischenzeitlich habe ich mal ecoDMS im Docker Container installiert und sieht auf den ersten Blick nicht so verkehrt aus.

Edit: @Dozer3000: kennen und können sind für mich zwei Paar Schuhe. Ich kenne sehr viel, aber kann in Relation dazu recht wenig :)
Hast du denn persönliche Erfahrungen mit einem oder mehreren der PrivateLowCost DMS Systeme?
 
Zuletzt bearbeitet:
"Für Privatnutzer ist die Software als Free4Three Edition dauerhaft kostenfrei. Im Shop können Sie Lizenzen der Vollversion erwerben. Die Komponenten der Demo-, Free4Three- und Vollversion sind identisch. "

Quelle: ecoDMS Version 16.09 (eleanor)

Also muss man keine 69 EUR bezahlen ;)

Danke für den Link zu ecodms. Nach sowas hab ich gesucht.
 
Wenn man Wert auf den Mobile Client legt, kommt man an den 69€ nicht vorbei. Dieser ist nämlich nur mit der Vollversion möglich.
Nachzulesen hier:
https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/funktionen/app
"Mobiler Dienst verfügbar für Windows, Ubuntu, Debian (nur Vollversion);"
Sobald man aber auf die Vollversion wechselt, sind die drei kostenlosen Verbindungen weg. Immerhin ist pro gekaufter Verbindung aber auch eine weitere Mobile Verbindung inklusive.

Das sollte man auch für den Fall, dass einem möglicherweise irgendwann drei Verbindungen nicht mehr ausreichen, im Hinterkopf behalten.
Die vierte Verbindung kostet dann effektiv nämlich 276€.

Aktuell ist dennoch ecoDMS mein Favorit.
 
Zuletzt bearbeitet:
Naja, aber wieviele gleichzeitige Verbindungen hat man denn wirklich? Sitzt du mit 3 Personen gleichzeitig daheim und achivierst bez. recherchierst im Archiv? Bei Firmen okay, aber daheim halte ich dieses Szenario doch eher für selten. Zumindest wenn man von einem "normalen" 4 Personenhaushalt ausgeht.

Aber freut mich, dass ich euch auf die richtige Fährte gebracht habe.
 
Soweit ich das verstehe, sind mit Verbindungen tatsächlich Verbindungen gemeint, keine Benutzer. D.h. mein idlender HomePC, meine Büro VM und mein VPN-Zugang lasten ohne weitere Benutzer die Lizenzgrenze aus, oder?
Darüber, ob die Verbindung beim (standardmäßig laufenden) Connection Manager, aktivem Client oder tatsächlicher Aktivität matcht, lässt sich die Website nicht aus. Ich vermute zweiteres.
 
Ich habe heute ca tausend Seiten durch den Dokumentenscanner gejagt, teste wieder ecoDMS, bin mir aber noch immer nicht sicher, ob es das gelbe vom Ei ist.
Wer von Euch nutzt denn welches DMS? Oder ist das im Privatbereich noch immer nicht wirklich angekommen?
 
martingo schrieb:
Ich habe heute ca tausend Seiten durch den Dokumentenscanner gejagt, teste wieder ecoDMS, bin mir aber noch immer nicht sicher, ob es das gelbe vom Ei ist.
Wer von Euch nutzt denn welches DMS? Oder ist das im Privatbereich noch immer nicht wirklich angekommen?
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Das wird nie richtig im privaten Bereich ankommen. Hab mehrere Jahre lang DocuWare gemacht. Das grobe Prinzip bei einem DMS ist ja Dokumente Einscannen/Mail Archivieren/etc. --> Papier vernichten, Mail aus dem Postfach löschen oder was auch immer, damit ich keinen Papierchaos und so mehr habe. Wenn ich das richtig angehen will, brauche ich auch in privaten Bereich eine richtige Backupstrategie und muss wissen, was ich im Notfall machen muss. Ich muss mich mit Datenbanken auskennen, mit "Server" etc. pp. Dokumente werden ja bei einem DMS indexiert und der Volltextdienst sollte auch noch drüber laufen. Das DMS sollte dann auch auf entsprechender Hardware laufen und nicht auf einen Hausfrauen-PC oder dem „potenten“ Gamingrechner des Juniors.
Wenn dann noch das Finanzamt kommt (wird zwar selten sein) und nach der Originalrechnung verlangt und es dann hört, dass man als Privatanwender irgendein DMS hat, was evtl. auch nicht mal richtig zertifiziert ist, kann das Brühe werden. Ich kenne auch immer noch Firmen, die ein DMS nutzen aber das Papier trotzdem aufheben. Nicht in Ordnern aber in Kisten, falls sich das Amt doch mal quer stellt.
PS. Ich hatte auch mal alle Dokumente eingescannt aber das Papier ist immer noch da.
 
Das Thema finde ich auch sehr interessant. Ich hatte mir mal überlegt aus allen Dokumenten PDFs zu machen. An so eine Lösung hätte ich bisher nicht gedacht.
Ich bin da zwiegespalten. Einerseits hätte ich gerne eine weboberfläche mit LDAP bzw. AD auth, andererseits wäre Software wahrscheinlich komfortabler weil diese den Scanner besser ansprechen kann.
 
Phreakazoid schrieb:
Das Thema finde ich auch sehr interessant. Ich hatte mir mal überlegt aus allen Dokumenten PDFs zu machen. An so eine Lösung hätte ich bisher nicht gedacht.
Ich bin da zwiegespalten. Einerseits hätte ich gerne eine weboberfläche mit LDAP bzw. AD auth, andererseits wäre Software wahrscheinlich komfortabler weil diese den Scanner besser ansprechen kann.
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Ob Webclient, Softwareclient oder sonst was ist egal. Der Scanner ist dumm. Die software erkennt (je nach dem welche man verwendet) automatisch ist es eine Rechnung, ein Brief, ein Lieferschein oder sonst was. Dazu wird das gescannte Dokument analysiert. Findet die Software irgendwo z.B. das Wort Rechnung, ist klar, dass das Dokument in 99,9% ein Rechnung ist, dann wird weiter gesucht z.B. nach RG-Nummer, Rechnungsnummer etc. pp. oder auch Gesamtsumme. All diese Dinge werden komplett automatisiert ausgelesen. Man kontrolliert maximal noch und muss auch ab und an korregieren. Aber das meinste macht das System. Es füllt auch automatisch die die Indexfelder. Anhand der Indexfelder erfolgt ja die Verschlagwortung und später eine eventuelle Suche.


Edit: Ein DMS ist nicht nur eine Sammlung von gescannten Dokumenten. Da steckt viel mehr dahinter. Zum Beispiel eine Rechnungfreigabeworkflow. Ab betrag X muss die Frau ;) die Rechnung freigeben.
 
Zuletzt bearbeitet:
Burnz84 schrieb:
Edit: Ein DMS ist nicht nur eine Sammlung von gescannten Dokumenten. Da steckt viel mehr dahinter. Zum Beispiel eine Rechnungfreigabeworkflow. Ab betrag X muss die Frau ;) die Rechnung freigeben.
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:rofl: - Man muss ja nicht alles davon nutzen... oder der besseren Hälfte nicht alle Funktionen nahelegen :d
Wäre halt nur schon die ganzen Rechnungen und Versicherungsbescheinigungen usw. aus den Ordnern zu haben oder zumindest wenn man mal etwas benötigt nicht alle Ordner zu durchsuchen sondern einfach zur Digitalkopie zu greifen. Ich werde mir mal das "agorum® core Open" ansehen und in einer VM installieren auf dem ESXi. Scheint eins der wenigen zu sein, die kostenlos für Privatnutzer sind (wenn auch etwas eingeschränkt). EcoDMS find ich auch sehr interessant wegen des Docker Images. Habe viel in Docker Containern laufen, da würde sich das anbieten. Das SeedDMS scheint leider nicht so "schlau" zu sein und den Inhalt zu erkennen. Für die reine manuelle Indexierung würde ich es aber nicht ausschließen.
 
Phreakazoid schrieb:
:rofl: - Man muss ja nicht alles davon nutzen... oder der besseren Hälfte nicht alle Funktionen nahelegen :d
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Man muss den Betrag nur niedrig genug setzen um ein gewisses Freigabeaufkommen zu generieren. Dann muss man noch konsequenter Weise auf den Freigaben bestehen und schon hat man ein Freifahrtschein, da alles nur noch weg geklickt wird!
 
martingo schrieb:
Ich habe heute ca tausend Seiten durch den Dokumentenscanner gejagt, teste wieder ecoDMS, bin mir aber noch immer nicht sicher, ob es das gelbe vom Ei ist.
Wer von Euch nutzt denn welches DMS? Oder ist das im Privatbereich noch immer nicht wirklich angekommen?
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Bei mir haben die Dokumente einfach entsprechende Tags in den Dateieigenschaften. Jedes aktuelle OS hat einen Indexservice welches derartige Infos mit aufnimmt, somit finde ich die entsprechenden Infos auch ohne extra Software. Auch Nextcloud kann diese Metadaten verarbeiten. Sofern man einen passenden Scanner hat, ist auch ein OCR Import auf Knopfdruck möglich. Eine günstige Alternative dazu wäre aber eine simple Smartphone App wie "OfficeLens" von Microsoft.

Workflows o.ä. sind damit natürlich nicht möglich, aber mir geht es privat v.a. um eine schnelle Suche über alle Dokumente inkl Emails.
 
Tagspaces klingt auch interessant. Würde einen unabhängig von Programmen verschiedener Hersteller machen. PDF und fertig. Gibts leider noch nicht als aktuelles Docker Paket. Mal gucken ob ich da was zusammengebastelt bekomme.
 
EcoDMS reicht im privaten umfeld voellig aus. Habe das seit jahren stabil in einer VM unter Debian laufen.
Die OCR ist nicht die beste am Markt. Wenn man hier gehobene Ansprueche hat, muss man nochmal in omnipage oder so investieren.
Zu beachten ist auch, dass EcoDMS die Scans nicht komprimiert. Wenn das die Scan App nicht bereits macht, waechst die DB schnell an.

- - - Updated - - -

bez. lizenzen: ich habe von verschiedenen rechnern mit demselben benutzer gearbeitet. das war kein problem. habe das aber schon laenger nicht mehr verifiziert.
 
Ich benutze für mich Alfresco Community Edition. Ist webbasiert, kann aber per WebDav ohne probleme in Windows Eingebunden werden.
 
Hat jemand Erfahrungen mit günstigen OCR-Programme? Möchte eigentlich nur Programme mit OCR scannen. Welches wäre ok? Oftmals habe ich bei den DMS gelesen, dass im Hintergrund eine SQL-DB läuft, sodass die Dokumente in der DB vorliegen (und es nur durch einen Export wieder als pdf vorhanden sind). Das stört mich jedoch schon sehr, weswegen ich gerne die pdfs als normale Dateien auf dem Server hätte (welche OCR gescannt wurden). Danke und Grüße ^^
 
Bei DocuWare und auch anderen ist es so, dass die Metadaten (Dokumentennummer, Art, Rechnungsnummer eben alle Daten, die man dem Dokument mitgegeben hat) in der DB liegen und die Dateien als PDF oder DWG etc. im Verzeichniss.
 
Auch inspiriert damals durch den Artikel von Cashy (und den Blogbeiträgen von gruenert.de) habe ich mir für den Mac Devonthink angeschafft und bin im Prinzip sehr zufrieden. Dazu gibt es auch einige Artikel im Netz wie der eine oder andere Devonthink entsprechend nutzt.

Für die Mac User sicherlich eine mögliche Option!
 
Halli Hallo,

ich wollte mal das Thema aufgreifen denn ich bin auch auf der Suche nach einem DMS für den privaten Gebrauch um meine Rechnungen, Versicherungen usw. digital abzulegen.
Die Dokumente sollen aber in Papierform erhalten bleiben.
Folgende Vorgehensweise habe ich mir von dem DMS vorgestellt:

- Scannen in einen Ordner (Drucker nicht DMS)

- DMS holt sich das Dokument aus dem Ordner
- DMS scant es (OCR)
- DMS erstellt automatisch dafür Tags
- DMS erstellt automatisch Kategorien
- DMS verschiebt das in einen Ordner (Ordner wird so benannt wie die Kategorie)
- DMS speichert alle Informationen in eine DB
- DMS ermöglicht eine Suche nach den Dokumenten

Gibt es so ein DMS oder sind meine Anforderungen zuweit in der Zukunft?

Mfg

Obi8
 
Denkbar wäre eine "Bastellösung".

Folgendes ist in Planung (Umsetzung aufgrund akutem Zeitmangel ungewiss/nicht terminiert):
Das Skript durchsucht 1/mehrer Ordner, scannt mit Tessarakt die Dokumente, durchsucht sie anschließend nach Schlagwörtern und verschiebt alles in einen/mehrer Ordner.

Der Zugriff auf eine DB wäre auch denkbar und dann könnte man entweder die Pfade zu den Dokumenten in der DB abspeichern oder direkt die Dateien mit auf dem Server ablegen.


Eine Komplettlösung wäre mir nicht bekannt. Das obrige erfordert allerdings auch etwas an Wissen/Erfahrung.

Auch wenn für mich die Vorteile eines DMS klar auf der Hand liegen, so binde ich mich dennoch an ein System. Sollte der Herrsteller das Produkt einstellen oder ich - aus welchen Gründen auch immer - wechseln wollen, muss ich schauen, wie ich meine Daten wieer exportiert bekomme (mit allen Metadaten). Aus diesem Grund nutze ich aktuell noch die gute alte Ordnerstruktur, wobei eben mein oben beschriebener Ansatz eine unabhängige, dafür aufwenderige Lösung ist.

vg
wit4r7
 
Hab mir schon gedacht das es keine 1 Klick Lösung gibt. :-)
Danke für die Hilfe wit4r7.
Wie sieht es mit der OCR Technik aus?
Funktioniert diese einwandfrei, erkennt es alles auf dem Dokument oder werden einige Texte usw. nicht erkannt?

Mfg

Obi8
 
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