Wie die richtige Software finden ???

[Fishburn]

Hallo Leute,

Ich bin EDV Leiter in einem mittelständischen Betrieb. Viele Produkte der großen Konzerne sind für uns völlig oversized und ich muss immer Kosten Nutzen sorgfältig im Auge behalten.

Mir geht es seit Jahren so, dass ich unglaubliche Schwierigkeiten bei der Softwaresuche habe und so gut wie nie etwas finde was annähernd passt. Aber meine Probleme können unmöglich so spezifisch sein, das der Markt dafür keine Lösungen bietet. Doch wie sucht man nach dieser Software? Welche Partner gibt es die wirklich den Überblick über den Markt haben?

Aktuell geht es um eine Gruppen toDo Liste. Wir haben das Problem, dass wir monatlich wiederkehrende Aufgaben haben z.b Rechnung XY schreiben oder Abgleich Debitoren mit blabla. Jetzt ist der erste Gedanke natürlich wie immer Excel gewesen. Kommt schon wieder das Problem, 5 Leute und eine Excel Liste. usw usw ...

Am liebsten wäre mir hierfür natürlich eine Webanwendung in der Cloud, gibt es wie Sand am Meer aber eben nicht genau das was ich brauche. Es muss übersichtlich sein, jeder Benutzer einen Account und die Aufgaben müssen Personen zugeordnet werden können. Jeder muss aber auch mal die Aufgaben der anderen übernehmen können. Dazu muss es Felder geben wie "Erledigt am" "Rechnungsnummer" usw. Die meisten Programme scheitern da schon, es muss halt wirklich monatlich gestaffelt sein. Ich muss im aktuellen Monat die Aufgaben sehen die für letzten Monat angefallen sind. Weil die Daten ja immer erst abgeschlossen werden zum Monatsbruch ...

Wäre echt für eure Hilfe dankbar.

 

[Polarcat]

Ich bin kein IT Profi, aber wenn ich dein Anwendungsprofil so lesen wäre mein erster Gedanke nicht Excel, sondern eher Access gewesen. Da kann man ja recht viel anpassen. Hat zwar keine "Cloud", aber über den zentralen SQL-Server greifen trotzdem alle User auf "einen" Datenstand zu.

 

[passat3233]

Das kann man doch ganz einfach über Outlook lösen.
Über Outlook kann man auch Aufgaben an bestimmte Personen delegieren.

Mache ich in der Firma auch so.
Aufgaben eingeben, wenn die fällig werden, poppt ein Hinweisfenster auf.
Das kann man sogar kategorisieren.

 

[X5-599]

Ich hätte jetzt auch auf Outlook getippt.
Wir hatten damals auch Einträge darin, mit Status wie weit erledigt, bis wann sie erledigt werden mussten, wer gerade am Bearbeiten ist usw.

Der google Kalender kann das in gewissem Masse auch. Da könnte man jedem einen Kalender geben und ihm den Termin eintragen und alle können alle Kalender sehen und bearbeiten. Nur - sofern Outlook das noch immer hat - beim google Kalender gibt es soweit ich weiss keinen Status Eintrag inwiefern die Arbeit schon erledigt ist.

Falls Outlook zu teuer ist, gibt es da sicher auch andere Kalender die das können (eventuell Lightning in zusammenhang mit google?)

 

[passat3233]

Outlook ist doch eigentlich in fast jeder Office-Edition enthalten.

 

[X5-599]

Outlook ist doch eigentlich in fast jeder Office-Edition enthalten.

Nö, in OpenOffice ist kein Outlook vorhanden

 

[Fishburn]

Naja wir haben kein Outlook, bzw wir verwenden es nicht. Dafür bräuchte ich ja auch einen ExchangeServer damit die Aufgaben auf jeden PC vorhanden sind.

In Access wäre es sicherlich machbar, bin ich aber ehrlich gesagt nicht so fit drin und ich meine Lösen kann an es mit eigener Programmierung ja immer. Nur dieses Problem muss doch schon tausend mal aufgekommen sein. Klaro immer etwas abgewandelt.

Aber es gibt einfach bei uns sagen wir mal 100 Sachen die jedes Monat wieder kommen. Abrechnung hier schrieben, Stundenauswertung usw usw. Einige Sachen greifen auch in ein ander, heißt einer schreibt z.b eine Rechnung, erst wenn diese fertig ist kann ich eine Weiterberechnung vornehmen. Aber soweit will ich ja gar nicht gehen.

Es sollen nur alle monatliche Aufgaben gelistet sein, ich kann filtern welche Aufgaben normalerweise meine wären, kann auch welche an andere verschieben sollte ich es nicht schaffen. Und wenn alle Aufgaben in einem Monat fertig sind kann der Chef schön anschauen, wann welche Aufgaben erledigt worden sind und bei Rechnungen z.b welche Rechnungsnummer das war.

Solche wiederkehrende Aufgaben muss es doch in anderen Firmen auch wie Sand am Meer geben.

 

[passat3233]

Ja, aber in größeren Firmen arbeitet man i.d.R. mit Microsoft Office.
Suche mal per Google nach "Aufgabenplaner".
Da bekommst du jede Menge Treffer.
Auch kostenlose Programme sind dabei.
An die Möglichkeiten von Outlook kommt aber kaum ein Programm dran.

@Fishburn:
Was habt ihr denn für eine Netzwerkinfrastruktur?
Habt ihr denn keinen eigenen Mailserver, wie z.B. Lotus/IBM Notes, o.Ä., da ihr ja keinen Exchange habt?
Wäre für einen mittelständischen Betrieb doch eher ungewöhnlich.
So etwas habe ich ja selbst in meiner Firma und da arbeiten insgesamt weniger als 100 Leute, wovon ca. 70% in der Produktion beschäftigt sind und gar keinen PC-Arbeitsplatz haben.

Oder habt ihr alles in der Cloud organisiert?
Dann gibts auch so etwas wie Hosted Exchange.

 

[little_skunk]

Wir nutzen dafür Jira. Jira ist eigentlich ein System für Fehlermeldungen und deren Behebung lässt sich mit wenigen Handgriffen aber auch für alles andere Übertragen. Dazu gehört natürlich auch die Konfiguration der Eingabefelder, mögliche Zustände, Bedigungen für Zustandsänderungen, Dashboard, Rollen und Rechte, automatische E-Mail Regeln usw.

Kostet für 10 Benutzer 10€ pro Monat. Natürlich nicht pro Person. Bis 500 Benutzer wird es immer teurer umgerechnet auf pro Person. Ab 500 Benutzer wird das Verhältnis wieder deutlich besser.

Edit: Dasboard kann sich jeder selber einrichen oder sein Dashboard anderen zur Verfügung stellen. Standardmäßig sieht man natürlich die Aufgaben, die einem gehören. Man kann aber nach belieben neue Filter einrichten und diese dann in diversen Formen und Farben auf dem Dashboard anzeigen.

 

[X5-599]

Gibt es nicht auch Gratismöglichkeiten für Exchange?

Kann ja kaum sein das eine Firma, die für ihre Software Geld investieren kann, es nicht hinbekommt wenn sogar ich, der dafür kein Geld zu Verfügung hat, es auch hinbekommt.

Ich löse nämlich alles über meine google Kalender. Dazu nutze ich am Smartphone und Tablet Busines Calendar und Busines Tasks und so habe ich am PC, am Notebook, irgendwo an einem PC, an meinem Smartphone und meinem Tablet immer alles aktuell und kostet tut es mir nämlich genau gar nichts.

Einfach gesagt, ich finde man findet immer eine passable Lösung selbst wenn man kein Geld in die Finger nehmen will. Aber dann hat man halt nicht die eierlegende Milchsau und muss halt auch den Finger aus dem Hi.... nehmen und mal suchen/testen/ausprobieren.
Oder man will die Sau und gibt eben Geld aus, was man ja in der Regel einmalig macht und nicht jeden Monat aufs neue.
Und wenn man schon eine Firma ist die Geld verdient und mit sowas Arbeiten muss, dann sollte das auch drin liegen.
Aber wenn es bei einer Firma schon an den einfachsten Dingen fehlt, dann muss ich mich einfach fragen was da schief gelaufen ist.

 

[BoltThrower321]

Die richtige Anlaufstelle sind erstmal Fachmessen! Daneben bietet die Software Datenbank des Heise Verlags eine Menge Perlen an.

Ich kann Dir z.B. ein Power App für PDF wärmstens empfehlen >>> PDF Xchange Pro, endlich PDF absolut bearbeiten und das sehr günstig. Diese Anwendung hat mir bis jetzt sehr geholfen und hat sehr viele Preise kassiert. Wenn einmal damit gearbeitet hast, wirst du nie wieder Adobe anfassen.

 

[0711]

Mal nicht böse nehmen aber für mich liest sich das so wie dass "ihr" relativ planlos immer für eine spezifische aufgabe genau eine Software sucht und so euch auch einen ziemlich softwarewulst anhäuft der kaum zu warten ist, es gibt gründe warum bestimmte collaboration und groupwarelösungen sich in unternehmen durchgesetzt haben und als "quasi" Standard gelten - daran angelehnte lösungen gibt es bei den weiter verbreiteten Lösungen meist auch.

Um mal das hier angeführte Exchange/Outlook einzugehen, für Outlook gibt's als echte alternative eigentlich nur Lotus notes, für Exchange hingegen (mit Outlook als Client) gibt es auch diverse open source varianten aber ich sag mal, nur damit todo Liste zu haben, dafür ist die Lösung nichts und deshalb findet ihr auch nichts was euch richtig in den kram passt....so richtig die "einkaufslisten listen" app gibt's für unternehmen nicht weil das eine so abgeschottete lösung von allem anderen wäre die kaum einer will (toll todo liste, was ist mit zeitmanagement, was ist mit etwaigen projektplanung etc pp...das gehört da eigentlich dazu und da wären wir dann z.B. bei Project (Server) und/oder SharePoint als beispiel). Todos lassen sich selbst mit Helpdesk/ticketsystemen so abbilden wie dass beschrieben hast aber auch hier wieder, ein Helpdesk/ticketsystem nur für todo ist...naja

Integration ist oft das Zauberwort, eine abgeschottete lösung sucht kaum jemand und bietet dementsprechend kaum - keiner an außer ihr sucht euch irgend einen programmierer der euch eine "individuallösung" zusammenschustert die euch früher oder später meist in eine Sackgasse schickt.

Deshalb sehe ich als lösung nicht - wo findet ihr ein eine todo liste die ihr euch vorstellt - sondern wie bekommt ihr eure geschäftsabläufe auf Produkten abgebildet die eine gewisse Integration und zusammenarbeit zulassen, auch das zu beleuchten ist nicht einfach und auch ein grund warum es hier viele (gute wie schlechte) Dienstleister gibt die euch da zur Hand gehen können. Eure todos müssen ja aus irgendwelchen Anforderungen geboren werden und kommen ja nicht aus dem nichts (oft kommt hier halt dann solche "Standardlösungen" wie Exchange, SharePoint, Project etc. raus die teilweise auch richtig Geld kosten - aber im zweifel auch in einer cloud mietbar sind).

Jetzt ist der erste Gedanke natürlich wie immer Excel gewesen. Kommt schon wieder das Problem, 5 Leute und eine Excel Liste. usw usw ...

Was grundsätzlich kein wirkliches Problem darstellt aber eben - da habt ihr irgend n zeitmanagementsystem, dort euer todo, dort vielleicht Helpdesk System, hier Projekte....(wobei das natürlich alles spekuliert ist aber euer laden läuft ja auch irgendwie)

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Gibt es nicht auch Gratismöglichkeiten für Exchange?

haufenweise aber nur um "todo" zu haben ist das einfach nichts.

 

[little_skunk]

Ich löse nämlich alles über meine google Kalender. Dazu nutze ich am Smartphone und Tablet Busines Calendar und Busines Tasks und so habe ich am PC, am Notebook, irgendwo an einem PC, an meinem Smartphone und meinem Tablet immer alles aktuell und kostet tut es mir nämlich genau gar nichts.

Es kostet dich mehr als nichts. Es kostet dich lediglich kein Geld. Du bezahlst dafür in anderer Form. Die Frage ist was man für Daten hochladen möchte. Bei Firmendaten würde ich vorsichtshalber erstmal davon abraten.

 

[BoltThrower321]

Ehrlich, warst Du jemals auf einer Fachmesse??? Ich kenne es aus meiner Branche, da gibt es zig komplett System von E-Teile Managment, Rechnung schreiben, Mahnungen, Tech.Daten, LAN Optionen usw usw....für mich liest es sich auch so, das Du wenig Plan von allem hast und sich bei euch langsam ein Chaos eingeschleust hat.

So wird das nichts!!!

Wo liegt das Problem sich ein System zurecht zu planen und das X mal auf andere PC's zu kopieren??? Sowas wird es für den gewerblichen Bereich nicht wirklich umsonst geben....wofür auch...Fragt mal euren Steuerberater was da möglich ist....