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du könntest den www-data (und ggf teamspeak) auch einfach in eine Gruppe schmeißen und dann entsprechend Rechte/Gruppe auf die aufzurufende Datei setzen. Das wäre wohl die einfachste Variante.
E-Mails können unabhängig von irgendwelchen Mailaccounts verschickt werden. Eine E-Mail ist am ende nur eine Textdatei mit ein paar Daten und deinem Content. I.d.R. sind mailserver natürlich so konfiguriert das nicht einfach E-Mails von jedem X beliebigen Absender (damit ist ein Rechner / Server...
kannst du uns noch ein paar details nennen? z.B. Welche Windows Version? Programmiersprache?
Abgesehen von der Sprache könnte es sein das im Programm die Pfade hardcoded sind. Oder wird z.B..net oder Java benötigt? Vllt. hast du nur das .net Framework 3.X installiert. benötigt wird aber 4.X?