Emaillösung für kleines Unternehmen - Anforderungsprofil realisierbar ?

[Heiko86]

Hallo liebe Community,
da ich in diesem Bereich leider überhaupt nicht bewandert bin, wende ich mich nun auch euch.
Ich bin auf der Suche nach einer Email-Lösung für ein mittelständisches Unternehmen mit einer kleinen Verwaltung.

Ausgangssituation: 5 Leute im Büro, 3 Leute im Außendienst, welche einmal die Woche auch im Innendienst sind.
Bisher wird nur eine zentrale Emailadresse verwendet (xxx@t-online.de). Diese wird über Outlook von mir abgerufen und bearbeitet und dann dementsprechend in Papierform verteilt. Leider ist dies weder zeitgemäß noch professionell.

Soll-Situation: Jeder soll seine eigene Emailadresse bekommen (xxx@firma.de), von der aus der Email schreiben und empfangen kann.

Schwierigkeit: Da die Emails täglich zur Preiskalkulation und Verarbeitung im Bestellprozess im Innendienst bearbeitet werden sollen, müssten die Emails von meinem PC zentral einsehbar sein, da der Außendienst nur einmal in der Woche im Haus ist. Wünschenswert wäre, wenn sich die Emails als "bearbeitet" markieren lassen könnten um zu kennzeichnen, dass bereits alles in die Wege geleitet wurde.

Ich weiß jetzt nicht ob und wie man soetwas realisiert und wäre für das Aufzeigen von Möglichkeiten hierzu sehr dankbar. Eventuell auch mit einer ungefähren Preisnennung. Danke und viele Grüße

 

[deafsquad]

geht mit Google apps for Business komplett umsonst, du brauchst nur deine Domain kaufen. Du hast pro User 10 GB Platz und jetzt auch noch das Google Drive was vermutlich mit 5 GB frei sein wird. Bis 10 User/Postfächer hast du eine top cloudlösung mit voller smartphone integration. Für die Bearbeitungsgeschichte ist Email eigentlich die falsche Basis, wo werden die Mails gesammelt, jeder in seinem eigenen Ordner, heisst du musst alle ordner durchforsten um dir einen Überblick zu verschaffen? Eigentlich brauchst du für sowas eine Projektverwaltung, Email ist ja nur ein Kommunikationsmittel und keine Auftragsverwaltung. Ich würde dafür eher dann google docs anlegen bzw. sowas wie google sites dafür nutzen um eine Dokumentation von Aufträgen aufzubauen oder direkt eine Projekt/Auftragsverwaltung mit entsprechender Rechnungsstellung integriert.

 

[scimob]

Falls Dir die Cloudlösung nicht zusagt:
Small Business Server von Microsoft. Vom Systemhaus vor Ort nach Vorgaben einrichten lassen, und Ihr habt eine mehr als zeitgemäße Lösung die nach euren Vorgaben skalierbar und indiviualisierbar ist.
Für das Anforderungsprofil, wie gemacht. Und dazu nicht wirklich teuer.
Schätze mal um 1100€ für Software, plus Hardware je nach Performancewunsch/Platzbedarf.
Der Nachteil an Cloudlösungen: Man muss das nehmen was man bekommt. Entweder es passt, oder nicht.
Dazu die Frage ob man will, daß die Daten extern liegen.

 

[Taker]

geht mit Google apps for Business komplett umsonst, du brauchst nur deine Domain kaufen. Du hast pro User 10 GB Platz und jetzt auch noch das Google Drive was vermutlich mit 5 GB frei sein wird. Bis 10 User/Postfächer hast du eine top cloudlösung mit voller smartphone integration. Für die Bearbeitungsgeschichte ist Email eigentlich die falsche Basis, wo werden die Mails gesammelt, jeder in seinem eigenen Ordner, heisst du musst alle ordner durchforsten um dir einen Überblick zu verschaffen? Eigentlich brauchst du für sowas eine Projektverwaltung, Email ist ja nur ein Kommunikationsmittel und keine Auftragsverwaltung. Ich würde dafür eher dann google docs anlegen bzw. sowas wie google sites dafür nutzen um eine Dokumentation von Aufträgen aufzubauen oder direkt eine Projekt/Auftragsverwaltung mit entsprechender Rechnungsstellung integriert.

Das kostet doch Pro Nutzer / Mail Konto 4 € monatl.?!

edit: du meinst bestimmt die "normalen" google apps, da hat man bis zu 10 kostenlos(?)

 

[yorubacuda]

Dieser Post wurde auf Wunsch des Verfassers gelöscht

 

[Heiko86]

Danke euch für die Antworten. Bisher wird PRIMA eingesetzt.

 

[deafsquad]

Das kostet doch Pro Nutzer / Mail Konto 4 € monatl.?!

edit: du meinst bestimmt die "normalen" google apps, da hat man bis zu 10 kostenlos(?)

ja 4 € pro user, wenn du über 10 kommst, siehe Pricing ? Google Apps for Business

Exchange ist in meinen Augen nicht mehr zeitgemäß...@scimob lass dir die kosten bitte mal auf der Zunge zergehen. Rechne dann noch mal Backup, Support, normale Windows Fuckelzeit, Strom und Nerven drauf und das ding wirst du dir im Leben nicht schönrechnen können, vor allem nicht wenn die 0€ unter 10 Postfächern bei google dagegenstehen. Wenn dann das cloudbasierte office 365 aber von dem käse halte ich ehrlich gesagt auch nix abgesehen davon das es 7€ pro user kostet und das vom ersten User an. Ehrlich gesagt fällt mir nicht ein was google apps nicht kann was der exchange kann, vor allem im Bezug auf echtzeit online collaboration. Klar ist alles noch nicht funktionsüberladen wie der ganze officekram aber arbeiten kann man damit prima. Und das mit der Datensicherheit ist ein ammenmärchen. Mit der eingebauten 2faktor authentifizierung von google sind die Daten dort unter Garantie sicherer aufgehoben als alle lokal installierten Exchangeserver...

 

[0711]

sbs ist etwas mehr wie exchange und office 365 genauso...um mal sharepoint, lync zu nennen. Auch sollte man nachfolgendes was sich mitm sbs alles realisieren lässt nicht ganz unbeachtet lassen

Bei der abneigung gegen cloud kann es durchaus sein dass auch kleine firmen bestimmte kriterien erfüllen wollen/müssen (kunden/gesetze) und da sind cloudlösungen ausserhalb europas oder deutschlands eben ein nogo...das hat primär nicht mal was mit der authentifzierung an den systemen zu tun. Dann kommt eben noch hinzu dass man bei cloud lösunge sehr von seiner internetanbindung abhängig ist und hier ist gerade bei kleinbetrieben eben oft nur n consumeranschluss vorhanden mit entstörrzeiten die gern mal ein paar tage dauern können...dinge die man bei cloud nicht ausblenden sollte, genauso wie der fehlende support bei den gratis lösungen. Auch gilt für kleinstunternehmen die GDPdU für elektronische dokumente (mails gehören dazu) was bei google apps for business erst mit for vault anständig umsetzbar ist.
Die gratislösung wird übrigens nicht mit "Google Apps for Business" beworben, das hat auch seinen grund.

Deine garantie ist ziemlich gewagt, da du nicht nur von kleinstbetrieben redest.

Ich will cloudlösungen garnicht schlecht reden aber so naiv ranzugehen und sagen man hat für lau praktisch alles ist doch sehr abenteuerlich wenn es um einen betrieb geht...das was man bei google für lau bekommt halte hier für ungenügend (ist das gleiche wie bei ms die live services).
Wenn cloud dann geht meine empfehlung ganz klar richtung kostenpflichtiger varianten, egal ob jetzt bei google, ms, 1&1 oder sonstigen anbietern.

Übrigens fängt Office 365 bei 3,57/Mann/Monat an wenn es nur um mail geht (und wenn man schon in die cloud geht können sich hier auch die teureren pakete durch das inbegriffene officepaket lohnen)

 

[deafsquad]

sbs ist etwas mehr wie exchange und office 365 genauso...um mal sharepoint, lync zu nennen. Auch sollte man nachfolgendes was sich mitm sbs alles realisieren lässt nicht ganz unbeachtet lassen

Bei der abneigung gegen cloud kann es durchaus sein dass auch kleine firmen bestimmte kriterien erfüllen wollen/müssen (kunden/gesetze) und da sind cloudlösungen ausserhalb europas oder deutschlands eben ein nogo...das hat primär nicht mal was mit der authentifzierung an den systemen zu tun.

Welches Gesetz schreibt einem vor wo die Daten rumliegen dürfen/müssen? Auf das Datensicherheitsproblem bei lokalen Installationen gehst du jetzt gar nicht weiter ein...vor allem wenn die Leute, die vor den Kisten sitzen kein Plan von der Materie haben und sich einen Dienstleister für jedes kleine Problem nicht leisten wollen/können. Wir wissen beide genau wo das hinführen kann... Das der SBS ganz viele sachen machen kann ist ausser Frage, die Frage die sich mir stellt ist wer will den ganze Kram benutzen bzw. rafft das jemand in einem Kleinstbetrieb und macht das Sinn heute sowas lokal aufzubauen? Meine Erfahrung Zeigt...zwar nur mit einem sbs2003 ... es rafft kein schwanz, es läuft wie Hupe und benutzen tut's am ende niemand. Klar es hat sich in den letzten 10 Jahren auch bei MS viel getan aber ich seh nur Nachteile bei lokalen Monstern wie dem SBS... Am schlimmsten waren in der Vergangenheit die Upgradepfade bei MS, das ist bestimmt auch besser geworden aber wer will den ganzen Aufwand bezahlen? Bei google merkst du nix davon...

Dann kommt eben noch hinzu dass man bei cloud lösunge sehr von seiner internetanbindung abhängig ist und hier ist gerade bei kleinbetrieben eben oft nur n consumeranschluss vorhanden mit entstörrzeiten die gern mal ein paar tage dauern können...dinge die man bei cloud nicht ausblenden sollte, genauso wie der fehlende support bei den gratis cloud Lösungen. Auch gilt für kleinstunternehmen die GDPdU für elektronische dokumente (mails gehören dazu) was bei google apps for business erst mit for vault anständig umsetzbar ist. Die gratislösung wird übrigens nicht mit "Google Apps for Business" beworben, das hat auch seinen Grund

Das mit der GDPdU und Mails hat noch nie jemand interessiert und wird auch nie jemand interessieren im kleinstunternehmen. Das ist in meinen Augen ne leere Floskel damit IT-Systemhäuser die Kunden ein wenig verunsichern können und noch was extra verkaufen. Seh ich ähnlich wie die ganze signierungskacke bei Rechnungen, die auch wieder abgeschafft wurde. Wird hier bestimmt nicht passieren, ich bezweifel aber das bei kleinen Unternehmen je ein nachteil entstehen wird, wenn die Archivierung nicht durchgeführt wurde. Das ganze wird eh nur interessant wenn das FA mögliche Scheingeschäfte nachgewiesen haben möchte und man auf Emails verweist, das ganze ist so theoretisch und wird vermutlich nie Anwendung finden. Ausserdem hat man heute fast

Deine Garantie ist ziemlich gewagt, da du nicht nur von kleinstbetrieben redest.

Seh ich anders, je größer das Unternehmen wird, desto größer sind die einsparpotentiale. 4€ Pro Monat/User gegen x00,00 € Lizenzkosten und mit 4€ pro user bekommst du einen lokalen Server im leben nicht bezahlt. Klar muss du mehr in Netzanbindung zahlen aber das wirst du mittelfristig so oder so machen müssen.

Ich will cloudlösungen garnicht schlecht reden aber so naiv ranzugehen und sagen man hat für lau praktisch alles ist doch sehr abenteuerlich wenn es um ein betrieb geht...das was man bei google für lau bekommt halte hier für ungenügend (ist das gleiche wie bei ms die live services).
Wenn cloud dann geht meine empfehlung ganz klar richtung kostenpflichtiger varianten.

der Basisumfang von apps bis 10 User ist nicht wirklich eingeschränkt. Man kann sich dort genauso Support einkaufen wie bei einem MS-Produkt. Wobei du den in meinen Augen nicht wirklich brauchst, ausserdem reden wir hier von einem Unternehmen was anscheinend nur nach einer Mailinglösung sucht und dafür finde ich das Preis-Leistungsverhältnis von Google unschlagbar mit weiteren Services für Umme dabei.

Übrigens fängt Office 365 bei 3,57/Mann/Monat an wenn es nur um mail geht (und wenn man schon in die cloud geht können sich hier auch die teureren pakete durch das inbegriffene officepaket lohnen)

Wie gesagt da hat Google in meinen Augen das bessere Paket, vor allem günstiger.

 

[0711]

sobald du mit verschlusssachen zu tun hast ist eine cloud die einem ami anbieter gehört mehr als fraglich, ich kenne seine branche nicht ist aber eine möglichkeit.

Hab ich bei kleinen unternehmen schon anderst erlebt wo dann mal ein wirtschaftsprüfer vorstellig wurde brach die große panik aus....aber das muss jeder selbst wissen wie er das handhabt.

Das bessere paket will ich nicht beurteilen aber das gratis paket ist wie ich schon schrieb aus meiner sicht wie die live services (denn die sind die konkurenz zu "google apps" ohne for business) ungenügend, schon allein weil der support fehlt würde ich das als unternehmen nicht in betracht ziehen.

Meiner erfahrung nach ist ein späteres erwachen meist beudetend schmerzhafter als die vorsorge...auch wenn natürlich auch alles so gut gehen kann. Das soll dann aber nicht meine empfehlung gewesen sein.

 

[bawder]

Wünschenswert wäre, wenn sich die Emails als "bearbeitet" markieren lassen könnten um zu kennzeichnen, dass bereits alles in die Wege geleitet wurde.

das geht z.b. mit thunderbird ganz leicht, durch drücken einer nummer wie 0.

Ich weiß jetzt nicht ob und wie man soetwas realisiert und wäre für das Aufzeigen von Möglichkeiten hierzu sehr dankbar. Eventuell auch mit einer ungefähren Preisnennung. Danke und viele Grüße

ich kenne es so, dass es eine info@firma gibt, von dort die emails verteilt werden. eine eigene email kann ja trotzdem jeder haben.

 

[deafsquad]

sobald du mit verschlusssachen zu tun hast ist eine cloud die einem ami anbieter gehört mehr als fraglich, ich kenne seine branche nicht ist aber eine möglichkeit.

Hab ich bei kleinen unternehmen schon anderst erlebt wo dann mal ein wirtschaftsprüfer vorstellig wurde brach die große panik aus....aber das muss jeder selbst wissen wie er das handhabt.

Das bessere paket will ich nicht beurteilen aber das gratis paket ist wie ich schon schrieb aus meiner sicht wie die live services (denn die sind die konkurenz zu "google apps" ohne for business) ungenügend, schon allein weil der support fehlt würde ich das als unternehmen nicht in betracht ziehen.

Meiner erfahrung nach ist ein späteres erwachen meist beudetend schmerzhafter als die vorsorge...auch wenn natürlich auch alles so gut gehen kann. Das soll dann aber nicht meine empfehlung gewesen sein.

Verschlusssache hin oder her ich bin davon überzeugt das du mit der 2faktor Auth deine Daten bei Google tendentiell sicherer untergebracht hast als bei einem lokal administrierten mailserver. Vor allem was Datensicherung angeht, dies wird gerne in kleinen Unternehmen vernachlässigt.

Ich würde bei der Businessgenutzen google apps geschichte auch noch zusätzlich eine Cloudsicherung einrichten, gibt es auch für 3-4€ pro user wo du automatisiert die Postfächer auf einen weiteren Cloudspace sichern kannst, falls irgendwer was in seinem Postfach verkackt hast du so eine Revision. Diese Anbieter gibt es dann zum teil auch mit downloadmöglichkeit wo man die Postfächer dann auch noch mal lokal "horten" kann wenn man so paranoid ist.

Und hat der WP irgendwas von revisionssicheren Mailarchiven geschwafelt...ich bezweifel es...vermutlich weis der aktuell durchschnittliche WP noch nicht mal was das genau bedeutet und nachvollziehen wird er es auch nicht können.

 

[0711]

das ist alles schön aber wie schon oben geschrieben ist hier nicht die authentifizierung der knackpunkt, sobald es diese anforderungen gibt ist es auch egal was man persönlich davon hält ein cloud anbieter aus den usa (google, ms etc) kommt damit schlicht nicht in frage, man muss sich hier dann einen europäischen oder unter umständen einen deutschen anbieter suchen wenn man eine cloudlösung will. Du hast nach einem beispiel gefragt, ich hab dir eins gegeben, nichts weiter.

sind wir schon nicht mehr bei lau...wie ich bereits schrieb (da fällt mir grad noch ein punkt zur free lösung ein, die datenschutzbestimmungen, da sollte man durchaus firmen drauf hinweisen - ob die das dann für sich selbst und ihre kunden verantworten/kommunizieren ist dann natürlich wieder deren entscheidung).

für das gibt es beratungen/tipps und wenn es nur über foren ist, jemand der eben empfehlungen sucht sollte danach nicht gleich dumm rausgehen wie er reingekommen ist

 

[pc*]

ich persönlich kann Tobit David fx2012 wärmstens empfehlen Tobit.Software , ok arbeite in einer Partnerfirma von Tobit. Aber es hat mich Privat auch vollkommen überzeugt. Einfache Administrierbarkeit, wenig Ressourcen, Einfache Bedienung und mann kann alles schön überwachen und Regeln definieren. Zudem noch relativ günstig

 

[Heiko86]

[...] sollte danach nicht gleich dumm rausgehen wie er reingekommen ist

Das habe ich mal überhört, hust hust

Danke euch schonmal für die rege Diskussion, ich muss am Wochenende, wenn ich Zeit habe, nochmal alles in Ruhe lesen. Das Niveau der Diskussion läuft nämlich etwas über meinem Kenntnissstand ab

 

[dirk11]

geht mit Google apps for Business komplett umsonst, [...] Ich würde dafür eher dann google docs anlegen bzw. sowas wie google sites dafür nutzen um eine Dokumentation von Aufträgen aufzubauen oder direkt eine Projekt/Auftragsverwaltung mit entsprechender Rechnungsstellung integriert.

Sorry, aber sowas kann nur jemand schreiben, der kein Business und keine Ahnung hat. Never ever würde ich Firmen-Interna in "die Cloud" auslagern, und schon gar nicht auf in den USA stehende Server. Wirtschafts-Spionage scheint für so manchen ein Fremdwort zu sein...

Im übrigen: wenn man das Problem nicht selbst lösen kann, ist es eindeutig eine Aufgabe für einen externen Dienstleister. Dienstleister wie z.B. diesen hier (der fällt mir gerade spontan ein) oder diesen hier findest Du zu Hauf in den Anzeigenseiten der einschlägigen Zeitschriften wie z.B. auch Linux-User oder c't. Das dürfte auf Dauer günstiger und vor allem sicherer als eine Cloud-Lösung oder ein mehr schlecht als recht selbst gewarteter Windows-Server kommen.

---------- Post added at 19:22 ---------- Previous post was at 19:16 ----------

Welches Gesetz schreibt einem vor wo die Daten rumliegen dürfen/müssen?

Gesetze vielleicht nicht, aber u.U. die Kunden, für die man arbeitet. Wäre ich in einer entsprechend kritischen Branche tätig (und das kann schon so simples wie Photovoltaik sein), würde ich meine Auftragsvergabe in jedem Fall davon abhängig machen, dass der Auftragnehmer (also die kleine Firma) jegliche Korrespondenz sicher verwaltet. Es ist schon schlimm genug, dass jeder seine Mails unverschlüsselt verteilt, da muss man nicht auch noch "frei Haus" im Ausland zwischenspeichern.
Für den örtlichen Fliesenlegerbetrieb mag das übertrieben sein, für alle anderen würde ich das als Mindeststandard ansehen.

 

[PhilippRoemer]

Also wir (etwas größeres Unternehmen) setzen für die elektronische Archievierung das System Doxis4 ein (www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html).
Hier können allerdings nicht nur die E-Mails archieviert werden. Die Software bietet außerdem noch die Dokumentenarchivierung, Filesystemarchivierung, Datenarchivierung, SAP-Archivierung sowie die Microsoft SharePoint-Archivierung an. Seit dem wir die Softwarelösung Doxis4 von SER im einsatz haben ist das tägliche Doing doch sehr vereinfacht.