Langzeitarchivierung / DMS - TIFF mit Farbe oder Graustufen? (Rechtliche Vorgaben?)

[Matze7]

Hallo zusammen, leider weiß ich nicht recht ob es hier rein passt, aber ich stell meine Frage trotzdem mal, in der Hoffnung ein paar hilfreiche Antworten zu bekommen.

Bei uns in der Firma soll demnächst ein DMS eingeführt werden, bei dem wir die Papierrechnungen per Scan als TIFF Images erzeugen. (PDF / PDF/A ist leider erstmal nicht das Thema!)

Auch soll das Ganze natürlich dann qualifiziert signiert werden, also zur Not auch mit der Möglichkeit der Vernichtung der Originalbeläge nach Archivierung.

Nun gibt es bei uns noch Unstimmigkeiten bezüglich der rechtlichen Vorgaben, die in einem solchen Fall ein zu halten sind, da wohl auch Papiere eingescannt werden, die sowohl steuerlich relevant, als auch den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung, der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und anderen rechtlichen Vorgaben entsprechen müssen.

Gibt es speziell hierfür Vorgaben, in welcher Art die eingescannten Dokumente vorliegen müssen? Ist ein Farbscan vorgeschrieben, um die Eindeutigkeit (im Falle eines Falles) beweisen zu können, oder geht z.B. auch Graustufen, die einiges an Platz zum Vergleich zu Farbscanns sparen würden?

Kennt sich da vielleicht jemand aus, oder hat Links, wo man das nachlesen kann?
Leider habe ich bisher nichts gefunden...

Danke.

 

[Pentadocgus]

Hallo, die kurze Antwort ist TIFF in S/W ist ausreichend. Die lange Antwort würde das Forum sprengen. Ein paar Stichworte: PDF/A unbedingt, Farbe statt Graustufen, Verfahrensdokumentation, Revisionssicherheit, .... bei Bedarf stehe ich gerne zu einem Austausch zur Verfügung.