Word- und PDF-Briefe in einer Access Datenbank speichern - geht das?

[Black Widowmaker]

Hallo @ all,

hab für meine Frau, die mehrere Miethäuser ihres Vaters verwaltet, eine Access Datenbank angelegt. Diese erleichtert ihre Arbeit ungemein. Toll wäre es aber wenn man Word-Briefe (Schriftverkehr mit den Mietern) eventuell auch PDFs aus Rechnungs-eMails u.ä. direkt in der Datenbank speichern könnte. Ist dies irgendwie möglich?

Um es klarzustellen: Der Weg Pfadnamen zu den vorhandenen Dateien als Feld anzulegen ist mir natürlich bekannt, und damit nicht gemeint. Vielmehr sollen die "Anhänge" direkt in die Datenbank gespeichert werden, und am Schluß soll alles in einer einzigen Datei enthalten sein.

 

[Black Widowmaker]

OK, vielleicht habe ich doch nicht richtig gegooglet. Nach weiterer Recherche kam ich auf:

Anfügen von Dateien und Grafiken an Datensätze in der Datenbank

Womit sich mein Problem gelöst hat. Sehr viel einfacher als erwartet. Kurzer Testlauf mit einer neuen Tabelle "Dokumente" lief erfolgreich. Vielleicht googlet ja einer auf dieser Frage hierher, und dann hat er auch gleich die Lösung.

Wie aber so oft im Leben verursacht die Lösung eines Problems gleich das nächste. Denn obwohl der Datentyp "Anlage" eine super Sache ist, ist das Handling leidlich unkomfortabel. Also stellt sich mir gleich die nächste Frage, wie man eine Art Vorschau für DOCs/PDFs/JPGs in Access einrichten könnte.

 

[passat3233]

Sobald die Sache größer wird, willst du das nicht mehr haben.
Denn die Größe einer Access-Datenbank ist auf 2 GB beschränkt und je größer die Datenbank wird, desto langsamer wird der Zugriff.
Ich nutze das Feature daher nicht, sondern gehe den klassischen Weg über die Pfadnamen.

 

[VorauseilenderGehorsam]

Oder du hängst ein DMS mit dran

 

[Black Widowmaker]

Sobald die Sache größer wird, willst du das nicht mehr haben.

Guter Einwand, hab das mit den Größeneinschränkungen schon auf der o.g. Seite bereits gelesen. Stellt in meinem Fall aber absolut kein Problem dar, weil es nie größer wird. Sind 5 Häuser zu verwalten bzw 29 Wohnungen. Die größte Anzahl an Datensätzen werden die Anlagen sein, die eine niedrige 3-stellige Zahl erreichen, bzw niedrige 3-stellige Größe in MBs.

Oder du hängst ein DMS mit dran

DMS ???

 

[passat3233]

DMS = Dokumenten Management System.

 

[awehring]

Bevor du das durchziehst, teste aber auch, wie du die PDFs, etc. aus der Datenbank wieder exportieren kannst.

Könnte ja sein, dass du in einigen Jahren doch auf eine andere Datenbank umziehen willst (oder musst, weil Microsoft Access beerdigt). Wenn du dann die hunderten oder tausenden Dokumente manuell einzeln exportieren musst, kann das sehr mühsam werden.