[Kaufberatung] Dell T20 als Office-PC und Datengrab für Beginn der Selbständigkeit

[JodocusQuak]

Ich werde mich Anfang nächsten Jahres als Rechtsanwalt selbständig machen und plane einige Anschaffungen. Meine Überlegungen beziehen sich hier auf die Notwendigkeit des sicheren Speicherns von Mandantendaten. Ich bin, was Server/NAS anbelangt, kompletter Neuling, habe aber trotzdem versucht, die Threads zu diesem Thema nachzuvollziehen. Ich bin gewillt, mich einzuarbeiten.

Mit ist aufgefallen, dass einige den Dell T20 auch als Office-PC ansehen.

Das hat mich auf die Idee gebracht, dass ich diesen für den Beginn meiner Selbständigkeit sowohl als Office-PC mit "Hauptfestplatte" und zwei weitere Festplatten im Raid als langfristigen Speicher für die Mandantendaten nutzen könnte. Deswegen folgende Fragen:

1. Ist meine Planung unter Berücksichtigung meiner Kenntnisse sinvoll?

2. Welche Aufrüstung ist zu empfehlen?

3. Ist es möglich, eine Festplatte für den Officegebrauch zu nutzen und zwei weitere Festplatten als Speicher, auf den ich über Smartphone/Tablet immer zugreifen kann?

4. Welches BS ist zu empfehlen?

5. Gibt es eine App, mit der Mandanten nach Konfiguration sicher und frei auf ihre Daten zugreifen können? (würde den Dokumentenaustausch sehr erleichtern)

6. Sollte ich überwiegend auf Ablehnung stoßen, würde ich eine Synology DS213j mit zwei Festplatten als NAS und ein Notebook als Office verwenden wollen. Sinnvoll?

Vielen Dank für die Hilfe.

 

[OpamitKruecke]

RAID ist schön und gut. Wichtiger ist aber ein tägliches Backup.

Ein NAS zum Backup ist da keine schlechte Idee.

Für das teilen der Dokumente ist vor allem der gesetzliche Rahmen wohl das Problem. Du solltest dir wenn dann einen Anbieter suchen der dir die benötigten Gesetzlichen Regularien zusichert.

 

[JodocusQuak]

RAID ist schön und gut. Wichtiger ist aber ein tägliches Backup.

Ein NAS zum Backup ist da keine schlechte Idee.

Für das teilen der Dokumente ist vor allem der gesetzliche Rahmen wohl das Problem. Du solltest dir wenn dann einen Anbieter suchen der dir die benötigten Gesetzlichen Regularien zusichert.

Es ist nicht notwendig, Mandatendaten bei Drittanbietern zu speichern. Wichtig ist nur die Sicherheit und Speicherung der Daten. Davon unabhängig steht die sichere Lagerung der Papierakten für die Dokumentationspflichten. Derzeit speichern wir die Daten in unseren Räumlichkeiten auf einem großen Server/NAS, auf den auch ein im Haus arbeitender externer Steuerberater zugreift und seine Daten speichert. Das verursacht jedoch völlig überdimensionierte Stromkosten für alle. Allerdings werde ich den Hinweis aufgreifen und weitergehende Anforderungen nochmals prüfen.

 

[ott]

1. Ist meine Planung unter Berücksichtigung meiner Kenntnisse sinvoll?

Ein gutes technisches Grundverständnis und genug Wille/Zeit sich einzuarbeiten - ja.

2. Welche Aufrüstung ist zu empfehlen?

8 GB Ram, zwei Festplatten vom selben Model für ein RAID 1

3. Ist es möglich, eine Festplatte für den Officegebrauch zu nutzen und zwei weitere Festplatten als Speicher, auf den ich über Smartphone/Tablet immer zugreifen kann?

Ja. Auf welcher Festplatte das liegt ist egal. Man würde eine Freigabe eines Bestimmten Ordners/Laufwerks anlegen und dann mit anderen Geräten darauf zugreifen. (Soll das auch unterwegs funktionieren?)

4. Welches BS ist zu empfehlen?

Windows 8.1 Pro / Windows 7 Pro

5. Gibt es eine App, mit der Mandanten nach Konfiguration sicher und frei auf ihre Daten zugreifen können? (würde den Dokumentenaustausch sehr erleichtern)

Das ist am einfachsten über das NAS zu erreichen. Bei Synology z.B. kannst du den einzelnen Mandanten jeweils auf ihre Daten Zugriff geben.

6. Sollte ich überwiegend auf Ablehnung stoßen, würde ich eine Synology DS213j mit zwei Festplatten als NAS und ein Notebook als Office verwenden wollen. Sinnvoll?

Ist auch möglich. In diesem Fall liegen die live Daten auf dem NAS und nicht mehr auf einen Rechner. Dann musst du die Daten aber ordentlich vom NAS sichern. Hier könnte man mit externen Festplatten arbeiten, die du dann z.B. in ein Bankschließfach bringen könntest.
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Du solltest auf jeden Fall einen IT Ansprechpartner vor Ort haben, der sich mit der Technik im Notfall auskennt.

 

[mathiascgn]

Nimm lieber Arbeitsplatz und Server als getrennte Maschinen. Für so einen kleinen Server sollte auch eine Synology reichen oder der T20 mit dem Pentium. Für den Arbeitsplatz kannst du auch mal nach einem gebrauchten Thinkpad gucken. Die gibt es zu vertretbaren Preisen und sollten auch reichen.
Die App, die du dir wünscht könnte Owncloud sein. Einfach mal googlen.
Ganz einfache Lösung wäre Laptop und externe HDD für das Backup. Die landet dann abends im Tresor. Owncloud kann man auch für ein paar Euro im Monat bei dieversen Dienstleistern hosten. Du musst dich dann halt recht wenig damit auseinadersetzen.

 

[WebY]

Der Dell T20 ist dafür super geeignet. Bau dir eine SSD rein und nutze die 1 TB als Backup. Für Windows 7 / 8.1 kannst du prima Acronis True Image nutzen und ein automatisches tägliches Backup laufen lassen. Diese Daten dann z.B. Wöchentlich nochmal auf eine externe HDD sichern und ich denke du fährst für den Anfang (Alleine?) ganz gut. Alles weitere wie Server usw. kommt dann von ganz alleine, sobald dein Unternehmen größer wird.

 

[mathiascgn]

Also wenn es der einzige Rechner in der Kanzlei ist, dann würde ich ein Laptop nehmen. Man kann es zu Verhandlungen mitnehmen, vor Ort noch mal Dokumente checken bzw. die Verzögerung nutzen bis der Termin dann auch endlich mal wirklich statt findet und Abends legt man es einfach in den Tresor. Backup dann min. einmal Wöchentlich auf eine externe Festplatte und die bei der Bank lagern (jedenfalls nicht im gleichen Tresor!) und ggf. über eine Verschlüsselung nachdenken.

 

[Morpheus2200]

Was hast du denn da vor an Daten abzulegen, inwiefern müssen die vor fremden Zugriff geschützt werden?
Wenn du Mandanten zugriff einräumen willst musst du dir überlegen ob du für jeden einen eigenen Nutzeraccount anlegen willst. Oder wie willst du damit umgehen, dass sonst Mandanten Daten anderer Mandanten einsehen können.
Ganz ehrlich hätte ich bei der Sache mehr Rechtliche bedenken als technische.
Ich würde wohl einen apache server mit LDAP Anbindung zur Nutzerverwaltung als webdav server nutzen. Kann man auf Mobilgeräten einfach einbinden und ist auch unter allen gängigen Betriebssystemen einfach nutzbar. Das ganze über https freigeben und fertig.
Das ganze würde ich nicht auf der Hardware laufen lassen mit der du täglich arbeiten musst.

Wie sieht denn die Internetverbindugn aus? Vielleicht machts mehr Sinn das ganze hosten zu lassen. Kostet nicht die Welt und bei technischen Pannen ist jemand anderes schuld ;-)

 

[JodocusQuak]

@ott: Vielen Dank für die Antworten.

@mathiascgn: Arbeitsplatz + Server wäre die Alternative. Ich habe noch einen älteres Acer Plastik-Notebook rumliegen, was ich eh ersetzen will. Ich hatte an ein Thinkpad gedacht wie du (L540, ggf gebrauchtes T). Nach einem Tag Nachdenken, tendiere ich wieder dahin, es ist noch im Fluss. Danke für den Hinweis auf Owncloud, werde ich mich einmal informieren.

@WebY: Vielen Dank für den Hinweis auf Acronis True Image. Meine Vorstellung war ähnlich deiner: Eine SSD für Anwendungen (Office, RA-Micro) und die Speicherung der Daten auf eine weitere Festplatte auslagern, die laufend gespiegelt wird. Die SSD-Daten können, müssen aber nicht gesichert sein. Der Hinweis auf ein weiteres wöchentliches externes Backup, das separat gelagert wird, ist gut. Danke. Ich will anfangs alleine klar kommen und nach 6 Monaten schauen, ob eine Sekretariat wirtschaftlich passt.

@Fr@ddy: Die Sicherheit ist eine weitere Frage, die es zu beantworten gilt. Bis jetzt ist es nur eine Idee, denke aber, dass sich sowas künftig verbreitet. Derzeit müssen Dokumente per Post/Email an Mandanten weiter geleitet werden. Einen Zugriff per Cloud und automatische Mitteilung per SMS/Email, wenn Daten hochgeladen wurde, würde dem Mandanten jederzeit Zugriff bieten. Allerdings dürfte wegen des Zugriffsmanagments ein größerer Verwaltungsaufwand bestehen, sodass sich diese Lösung nur bei größeren Einheiten im Businessbereich anböte. Wenn Owncloud sowas ist, Zugriffsmanagment und Sicherheit gewährleistet ist, wäre das eine Goldgrube. Ansonsten eine Idee für ein neues Projekt für ein Softwareunternehmen.

@all: Vielen Dank für die Antworten.

 

[Morpheus2200]

Ist recht einfach machbar. Jeder Benutzer der sich registriert bekommt automatisch ein Verzeichnis angelegt, dass er lesen und schreiben darf, bei Bedarf mit festgelegtem quota.
Der Aufwand später wenn die leute ihr passwort verlieren usw. kann allerdings bei vielen Nutzern schon größer werden.
Aber das wird bei Owncloud auch nicht besser sein.

Ich habe meinen Kollegen eine Registrierungsseite basteln lassen für eine Seite für Softwareprojekte. Waren ca. 2 Nachmittage für ihn.
Die Leute registrieren sich mit hilfe eines Projektschlüssels und werden gleich in die richtigen Gruppen einsortiert und haben damit schon differenzierte Zugriffsrechte.
Ich nutze das ganze für Nutzeraccounts für webdav verzeichnisse, ein paar repositories für Softwareentwicklung und dazu passend Redmine Projekte (wiki bugtracking forum usw.). Alles schön sauber mit getrennten Zugriffsrechten im Apache über die LDAP Nutzer/Gruppen. Nach außen über https, so kann man auch ohne VPN halbwegs sicher kommunizieren.

Fakt ist sobald du da andere Leute drauflassen willst musst du dir Gedanken machen wie du verhinderst, dass die Dokumente vom falschen gelesen werden.
Such dir eine gehostete Lösung wenn du vor administrationsaufwand Abstand nehmen willst wäre mein Rat. Nutzer anlegen, passwörter vergeben usw. muss man auch bei Owncloud und co.

Kannst du mir denn sagen wie die Rechtslage wäre, wenn vertrauliche Dokumente bei so einer Lösung an den falschen geraten? Wegen fehlkonfiguration oder technischem defekt oder sowas.

 

[RussianSat]

Herr Kollege, ich habe selbst in meiner Kanzlei einen T20 mit Windows Server 2012 r2 Essentials am Laufen. Finde den T20 als Desktop etwas zu laut. Bevor ich mir den Dell angeschafft habe, habe ich fast 4 Jahre den Desktop im Sekretariat mit RAID als Server genutzt. Bei 2 Arbeitsplätzen hat es völlig ausgereicht. Was den Austausch von Daten mit den Mandanten betrifft, sollte dies deine Kanzleisoftware unterstützen. Kann ich aber auch darauf verzichten. Email und Fax tun da ihre Dienste.

 

[RussianSat]

Ach ja noch zur Ergänzung: ra-micro finde ich persönlich zu teuer. Klar gibt es die günstige Version für Anfänger, aber wenn man es ausbauen möchte, geht es richtig ins Geld. Nutze derzeit a-jur. Ist vor allem für Anfänger sehr günstig. Fehlen zwar im Vergleich zu größeren Anbietern die Vorlagen. Die kann man dich jedoch schnell zusammenstellen.

 

[JodocusQuak]

Ach ja noch zur Ergänzung: ra-micro finde ich persönlich zu teuer. Klar gibt es die günstige Version für Anfänger, aber wenn man es ausbauen möchte, geht es richtig ins Geld. Nutze derzeit a-jur. Ist vor allem für Anfänger sehr günstig. Fehlen zwar im Vergleich zu größeren Anbietern die Vorlagen. Die kann man dich jedoch schnell zusammenstellen.

Wir nutzen derzeit RA-Micro und ich habe mich daran gewöhnt. Zusätzlich werde ich als Externer weiter für die alte Kanzlei arbeiten (über Internet, ziehe um), sodass sich RA-Micro anbietet. Stört dich das Geräusch des Lüfters sehr? Das wäre für mich ein Grund, den T20 zumindest nicht als Office PC zu nutzen, ggf. auch Verbringen in anderen Raum. Darüber hinaus stört mich der fehlende Sound; ab und zu Musik oder ein Youtube Video lockert auf. Ich werde mir die Software a-jur mal anschauen. Ich tendiere zum T20 als Server (Win 8.1) und Lenovo L540 mit Upgrades als Notebook und dann VPN einrichten. Das ist ausbaufähig. Nochmals Danke für den Input.

 

[Janero]

Wir nutzen derzeit RA-Micro und ich habe mich daran gewöhnt. Zusätzlich werde ich als Externer weiter für die alte Kanzlei arbeiten (über Internet, ziehe um), sodass sich RA-Micro anbietet. Stört dich das Geräusch des Lüfters sehr? Das wäre für mich ein Grund, den T20 zumindest nicht als Office PC zu nutzen, ggf. auch Verbringen in anderen Raum. Darüber hinaus stört mich der fehlende Sound; ab und zu Musik oder ein Youtube Video lockert auf. Ich werde mir die Software a-jur mal anschauen. Ich tendiere zum T20 als Server (Win 8.1) und Lenovo L540 mit Upgrades als Notebook und dann VPN einrichten. Das ist ausbaufähig. Nochmals Danke für den Input.

Eigentlich sollte der Dell T20 ausreichend leise sein. Das einzige was stören könnte dürfte die HDD sein wenn dann. Die HDD würde ich aber im Office-betrieb doch eher durch eine SSD ersetzen. Es gibt sicher auch eine Serienstreuung aber auffallen sollte er dennoch nicht. Was meinst du eigentlich mit keinen Sound? Das keine Lautsprecher verbaut sind ist ja eher der Regelfall. Sammelthread -> http://www.hardwareluxx.de/community/f101/dell-poweredge-t20-1031138.html

@RussianSat Man kann hier seine Posts auch editieren und löschen. Es besteht also keine Notwendigkeit für Doppelposts.