Nachfolger von FAX?

[Fishburn]

Hallo Leute,

Ich mache die IT einer Arztpraxis, diese verwendet wie soviele noch FAX täglich. Leider ist das jetzt auch aus Datenschutzgründen höchst problematisch.

Leider ist mir aufgefallen, irgendwie gibt es keinen direkten Nachfolger von Fax. Natürlich werden natürlich jetzt viele sagen "Mails, Scanner und Co" aber wenn man sich die Arbeitsabläufe der Sprechstundenhilfen so ansieht wird einem schnell klar, das ist nicht der beste Weg.

Nehmen wir mal den Prozess Labor Ergebnisse:

Fax kommt vom Labor
Frau nimtm Fax, schaut sich die Werte an, markiert schnell was
Frau legt Fax ein, drückt Kurzwahltaste für Zimmer 3 Stock 2
Fax kommt raus, Doktor hat die Werte da

Wie würde das ausehen mit heutigen Technik:

Mail von Labor
Regel für Alarm bei Mail muss gepflegt sein für alle wichtigen Labore
Dame öffnet Mail, sieht am Bildschirm das PDF.
PDF irgendwie bearbeiten und wegschicken
Ein Windows Server muss die Mail packen und einen automatischen Druck beim DocPrinter auslösen

Im besten Falle ist Prozess 2 nach einiger Schulung genau so schnell ... im schlimssten Falle geht irgendwas schief, ich bekomme Fehlermeldung überall nur nicht da wo sie gleich auffallen. Beim Fax bekomme ich sofort einen Fehlerbericht raus, kann reagieren. Wenn der Windows Dienst abstürzt bekommt keine Sau es mit usw.

Was das Hauptproblem bei allen Lösungen ist, die Entscheidung wie wichtig eine Sache ist wird nicht aktiv getroffen. Wenn ich etwas Faxe, tue ich das gezielt weil ich weiß mein gegenüber braucht das als Ausdruck. Ich faxe ja nicht "Was gibt es zu mittag?"

 

[FieserOstfriese]

Ich kenne es so bei den Praxen die wir betreuen. Fax wird digitalisiert in die Praxissoftware. Arzt7ärztin öffnet Patient X und sieht die Ergebnisse.

 

[Fishburn]

Wie läuft das ab? Woher weiß die Software zu welchen Patienten das Fax gehört? OCR?

 

[FieserOstfriese]

Naja soweit ich weiß Scannen die das als *.pdf und pflegen das ein und ordnen das dem Patienten zu.

 

[Fishburn]

Die Scannen ein Fax als PDF? Um Gottes willen ... wieso übergibt der Fax Server nicht direkt die PDF an den Fileserver und Patient X holt mit einem Job die PDFs und trifft per FAX nummer gleich eine Vorauswahl?

 

[Liesel Weppen]

Sowas macht man heutzutage mit Dokumentenmanagementsystemen.

"Geschickt" wird da eigentlich gar nichts mehr und ausgedruckt schon gleich 5mal nicht (ausser vielleicht man muss dem Patienten irgendwelche Werte mitgeben).

Elektronische Benachrichtigung kommt vom Labor und wird automatisiert ins DMS eingetragen. Im Idealfall kommt das gleich als Datensatz und nicht als PDF oder so, kann damit auch gleich dem Patienten zugeordnet werden.
Arzthelfer kriegt eine Benachrichtigung (SMS, E-Mail, Signalton über (PC-Lautsprecher), Feueralarm, ...), öffnet den Bericht im DMS, kann darin idealerweise auch mit der Maus (oder Touchscreen oder Graphiktablet) drin rummalen und klickt nen Button ala "fertig".
Daraufhin kriegt der Arzt ebenso eine Benachrichtigung und öffnet das wieder direkt im DMS.
Den Prozess muss man idR im DMS genauso einrichten. Das macht man einmal, und dann läuft das halt so.

Das Problem ist, das man nicht den Prozess ansich angeht/ändert, sondern den ums Fax rumgebauten Prozess sturköpfig beibehalten will. Das wird so nicht wirklich klappen.

Wenn man meint den Prozess "genauso wie mit Fax" beibehalten zu müssen, kommt man um ausdrucken und wiedereinscannen nicht drum rum. Ob man dabei richtige Faxe schickt, oder eine integrierte Drucker-Scanner-Lösung nimmt, die aber hintenrum Mails schickt, statt Faxe, ändert nicht wirklich was.
Dann ist es wiederrum einfacher gleich bei Faxgeräten zu bleiben.

Warum ist das Fax aus Datenschutzgründen auf einmal problematisch?

Wo wäre der Datenschutz besser, wenn man ja doch unbedingt ausdrucken, scannen, weiterschicken, wieder ausdrucken... will?

 

[Gelöschtes Mitglied 113331]

Arztpraxes haben in der Regel ganz kleine Telefonanlagen. Das muss die erstmal können. Also Fax-to-Email. Wenn erstmal die analogen Leitungen digitalisiert sind, gibt es 1000 Möglichkeiten, Faxe zu empfangen oder zu senden.

Im weiteren Verlauf wäre dann ein Dokumentenmanagementtool wichtig, falls der Prozess des "Fax kommt, Dame muss gucken und Fax Patienten X zuordnen" digitalisiert werden soll. Dann ist OCR also schrifterkennung wichtig. ELO wäre da ein ziemlich großes Tool...ka wir groß euer Verein ist.

 

[Scrush]

warum muss der arzt denn das blatt ausdrucken? er sieht es doch am monitor

 

[Fishburn]

Warum ist das Fax aus Datenschutzgründen auf einmal problematisch?

Das reale Fax, das per Telefonleitung von einem Endgerät zum nächsten übertragen wird, erfüllt in der Tat auch heute noch den Datenschutzstandard. Das Problem ist jedoch, dass der Absender nicht mehr sicher wissen kann, ob der Empfänger noch ein reales Endgerät oder aber einen Telefax-Dienst verwendet.
Der Datenschutz wäre beim Fax dann in etwa so gering einzuschätzen wie bei unverschlüsselten Mails oder Postkarten.

Bei Gesundheitsdaten ist das natürlich eine Hausnummer ... und jeder Gutachter wird dir sagen, es gäbe sichere Wege du warst nur zu dumm oder geizig > Du bekommst eine auf den Deckel.

 

[Liesel Weppen]

Der Datenschutz wäre beim Fax dann in etwa so gering einzuschätzen wie bei unverschlüsselten Mails oder Postkarten.

Wie dir das Labor womit faxt, hat ja die Arztpraxis idR keinen Einfluss drauf.
Schicken die sowieso Fax, oder hätten die überhaupt andere Möglichkeiten?

Der Rest ist dann ja intern. Und wenn die Daten nach dem scann-schicken nicht gespeichert bleiben (wie das ja bei Fax wäre), sehe ich eigentlich kein Problem.
Der Bericht landet ja sowieso in der (analogen) Patientenakte. Und wenn man digitale Patientenakten verwendet, muss man sich sowieso um die Sicherheit kümmern.

 

[passat3233]

Eine Arztpraxis, die noch Fax benutzt?
Heutztage läuft das alles nur noch über ein DMS etc.
Und damit das Labor die Sachen per Email sendet, einfach denen mittteilen, das man kein Fax mehr hat.
Im Übrigen müssen die Emails dann verschlüsselt sein, um der DSGVO zu genügen.
Und was die Sicherheit von Fax angeht:
Die kann man vergessen.
Ein Telefax genügt NICHT den Bestimmungen der DSGVO!
Das Labor darf personenbezogene Daten also gar nicht per Fax zu Arztpraxen etc. schicken.

Telefax ist nicht Datenschutz konform - Die Landesbeauftragte für Datenschutz

www.datenschutz.bremen.de

Im Übrigen war es auch früher schon ziemlich einfach, Telefaxe mitzulesen.
Es war also noch nie wirklich sicher.

 

[Liesel Weppen]

Im Übrigen war es auch früher schon ziemlich einfach, Telefaxe mitzulesen.
Es war also noch nie wirklich sicher.

Sicher nicht im technischen Sinne, sondern im juristischen Sinne.

Ein Fax gilt (afaik auch heute noch) als Dokument und ein abgeschicktes Fax gilt auch als zugestellt... Eine einfache E-Mail dagegen, egal ob verschlüsselt oder nicht, ist rechtlich ungefähr soviel wert wie benutztes Klopapier.

 

[passat3233]

Für eine rechtssichere Email gibt es die DE-Mail.

 

[FieserOstfriese]

Die Scannen ein Fax als PDF? Um Gottes willen ... wieso übergibt der Fax Server nicht direkt die PDF an den Fileserver und Patient X holt mit einem Job die PDFs und trifft per FAX nummer gleich eine Vorauswahl?

ich betreue nur die Hardware, nicht die eigentliche Praxissoftware. Ich meine das z.B mein Hausarzt die Laborwerte digital über ein Programm übermittelt bekommt.

Beitrag automatisch zusammengeführt: 22.03.2022

Sowas macht man heutzutage mit Dokumentenmanagementsystemen.

das ist schon richtig. Die meiste Praxissoftware hat auch dieses integriert.

 

[h00bi]

In der (großen und bekannten) Firma, in der meine Freundin arbeitet, ist der Standardweg um ein Dokument zu digitalisieren der, dass man sich das Dokument an einen Fax2Mail Server faxt

Leider ist das jetzt auch aus Datenschutzgründen höchst problematisch.

warum ist das aus Datenschutzgründen problematisch? Weils eine unverschlüsselte Übertragung ist?
Da würde sich doch schon die Frage stellen warum das Labor überhaupt Faxe in die Praxis verschickt.

 

[Fishburn]

In der (großen und bekannten) Firma, in der meine Freundin arbeitet, ist der Standardweg um ein Dokument zu digitalisieren der, dass man sich das Dokument an einen Fax2Mail Server faxt


warum ist das aus Datenschutzgründen problematisch? Weils eine unverschlüsselte Übertragung ist?
Da würde sich doch schon die Frage stellen warum das Labor überhaupt Faxe in die Praxis verschickt.

Also warum das Labor das macht ist weil viele Praxen eben noch genauso arbeiten ... nochmal, der riesen Vorteil von FaxGeräten ist, der Sender bestimmt im Endeffekt die Wichtigkeit des Dokuments. Will ich kurz Bescheid geben "Labor geht an Weihnachten in den Urlaub" schicken die es per Mail und alles gut. Auf ein Labor Ergebnis wird meistens gewartet und so ist ein Fax die Wahl, weil es sofort gelesen wird und weitergegeben wird.

Warum ich ein Fax generell für problematisch halte wegen Datenschutz ist vielseitig.

Bei Fax over IP (FoIP) über das Internet besteht dabei grundsätzlich eine Zugriffsmöglichkeit für unbefugte Dritte. Viele Punkte mögen völlig übertrieben erscheinen, wie das eben ein Fax leichter Zugriff erlaubt und ich nicht sicherstellen kann wer es sieht. Das Problem ist, wir reden über Gesundsheitsdaten. Da steht teilweise drauf "HIV positiv" ... und sei mir sicher, wenn es da zu einen Datenschutzverstoß kommt und einer sauer wird dann wird es teuer.

 

[Dj3K]

Im Übrigen müssen die Emails dann verschlüsselt sein, um der DSGVO zu genügen.

Muss die Mail wirklich verschlüsselt sein oder muss der Transportweg verschlüsselt sein?
Und wenn die Mail selber verschlüsselt sein muss, muss diese Ende zu Ende verschlüsselt sein oder reicht Verschlüsselungsgateway zu Verschlüsselungsgateway?

 

[Fishburn]

Muss die Mail wirklich verschlüsselt sein oder muss der Transportweg verschlüsselt sein?
Und wenn die Mail selber verschlüsselt sein muss, muss diese Ende zu Ende verschlüsselt sein oder reicht Verschlüsselungsgateway zu Verschlüsselungsgateway?

Also es gibt im Datenschutz nicht wirklich Vorgaben was muss, es gibt sicherlich Handlungsempfehlungen. Wenn es zu einem Datenschutzverstoß kommt muss du halt Nachweisen, dass du alles getan hast um sowas zu verhindern. Ein Gutachter stellt fest "Mails unverschlüsselt, Daten wurden abgegriffen" ... die Behörde frägt dich "Herr DJ3K, es hätte dieses und jenes Verfahren geben, wieso haben Sie es nicht eingesetzt?" Und eine Antwort "zu teuer" ist meistens nicht ausreichend ^^

 

[Dj3K]

Also es gibt im Datenschutz nicht wirklich Vorgaben was muss, es gibt sicherlich Handlungsempfehlungen. Wenn es zu einem Datenschutzverstoß kommt muss du halt Nachweisen, dass du alles getan hast um sowas zu verhindern. Ein Gutachter stellt fest "Mails unverschlüsselt, Daten wurden abgegriffen" ... die Behörde frägt dich "Herr DJ3K, es hätte dieses und jenes Verfahren geben, wieso haben Sie es nicht eingesetzt?" Und eine Antwort "zu teuer" ist meistens nicht ausreichend ^^

Gut, bei E-Mail Verschlüsselung bin ich vom Gegenüber abhängig.
Habe ich kein Zertifikat von dem, kann ich nichts machen.
Dann per Post?
Bin absolut pro Datenschutz aber einiges ist einfach so schwammig, dass man nicht weiß, wie man es nun richtig machen soll,
Bin selber in dem Bereich unterwegs
Und ja, unser Unternehmen kommuniziert ende zu ende Verschlüsselt, da wo es muss.

Fax gibt es aber auch weiterhin. Vor allem Banken wollen ständig Faxe haben.

 

[h00bi]

nochmal, der riesen Vorteil von FaxGeräten ist, der Sender bestimmt im Endeffekt die Wichtigkeit des Dokuments.

Die Argumentation verstehe ich nicht. Die "Wichtigkeit" eines Faxes besteht nur in DEINEM Kopf.
Im Gegenteil, ist etwas wichtig und ich will es möglichst schnell dort haben, schicke ich es per Email.

Gut, bei E-Mail Verschlüsselung bin ich vom Gegenüber abhängig.
Habe ich kein Zertifikat von dem, kann ich nichts machen.

und das machts zum Henne-Ei Problem. Keiner fängt wirklich damit an.
Das wird sich erst durchsetzen, wenn Microsoft das ins Office365 Abo mit Exchange Online und Outlook integriert.

Aber das zeigt doch wie bescheuert das Thema Datenschutz ist. Das praktische Problem sind nicht Faxe die abgefangen werden.
Das Problem sind die Angestellten, die mir die Testergebnisse von Frank Müller verraten, weil ich sage ich bin Frank Müller. Da gibts dann so Helden, die fragen nichtmal nach dem Geburtsdatum sodern "hmmm 17.05.1974, sind Sie das?" DAS ist meiner Meinung nach das Problem am Datenschutz von Gesundheitsdaten.

Ich musste vor einigen Monaten für eine Krankenhistorie von 3 Hausarztpraxen Informationen einholen wann ich dort war (Urlaubsvertretung des Hausarztes).
In jeder Praxis habe ich telefonisch alle Informationen bekommen ohne mich vernünftig zu legitimiern. Eine Praxis hat wenigstens das Geburtsdatum abgefragt, was aber auch nicht wirklich ein Schutz ist.
Macht euch doch mal den Spaß und ruft mit nem Kumpel zusammen in der jeweils anderen Hausarztpraxis an und schaut mal was die euch so alles erzählen.

Zettel die offen in der Praxis rumliegen mit lesbaren Patientendaten sind halt auch geil. Ich les das zeugs immer, wenn ich im Behandlungszimmer auf den Arzt warte.

 

[Dj3K]

und das machts zum Henne-Ei Problem. Keiner fängt wirklich damit an.
Das wird sich erst durchsetzen, wenn Microsoft das ins Office365 Abo mit Exchange Online und Outlook integriert.

jepp
Wir wenden einfach Zwang an.
Wenn Mail verschlüsselt sein soll und es gibt kein Zertifikat, landet die Mail in einem Portal.
Da muss sich der User anmelden.
2. Faktor zur Anmeldung bekommt der jenige vom Absender der ursprünglichen Mail.


Privat habe ich auch schon lange ein Mailzertifikat.
Kosten ja nichts (80 eur 3 Jahre...) und signiere auch alle meine Mails.
Bisher habe ich nur von der Sparkasse verschlüsselte Mails bekommen.
Von keiner Versicherung, von keiner Behörde, von niemanden.

 

[passat3233]

In der (großen und bekannten) Firma, in der meine Freundin arbeitet, ist der Standardweg um ein Dokument zu digitalisieren der, dass man sich das Dokument an einen Fax2Mail Server faxt

Warum macht man denn so etwas?
In meiner Firma wird es einfach als PDF gescannt.

 

[h00bi]

Warum macht man denn so etwas?

weil es im Büro keinen MFP bzw. Scanner gibt.