Emailarchivierung

[m-c-A]

Moin,

ich bin auf der Suche nach einer Emailarchivierung (geschäftlich), es gibt ja div. Anbieter und Softwarelösungen, aber einen eigenen Server halte ich für übertrieben.

Evtl. hat jemand von euch ja eine gute und zuverlässige Empfehlung für max. fünf Postfächer.

Da einige Emails bis zu 10Jahren archiviert werden müssen, bin ich mir z.B. mit 1u1, Strato … unsicher.

Grüße

 

[VoooDooo]

Mailstore

 

[Grumbl]

Die Archivierung von Outlook reicht dir nicht? Wir legen die Firmenmails alle über das Outlook Archiv ab, da werden dann Outlook-Datendateien draus (.PST)

Können dann halt nur mit Outlook wieder geöffnet werden soweit ich weis, aber wenn man Outlook sowieso nutz, ist die Variante gratis

 

[Eye-Q]

ich bin auf der Suche nach einer Emailarchivierung (geschäftlich), es gibt ja div. Anbieter und Softwarelösungen, aber einen eigenen Server halte ich für übertrieben.

Erstmal grundsätzlich: was habt ihr im Einsatz (Exchange vor Ort/Exchange Online/Groupwise/POP3-/IMAP-Postfächer bei einem Provider X/wasauchimmer)? Ohne das zu wissen, ist eine Empfehlung schwierig. Wenn kein eigener Server dafür eingerichtet werden soll, gehe ich davon aus, dass nur sehr wenig IT und ggf. auch wenig IT-Wissen vorhanden ist, richtig?

Die Archivierung von Outlook reicht dir nicht? Wir legen die Firmenmails alle über das Outlook Archiv ab, da werden dann Outlook-Datendateien draus (.PST)

Nur als Denkanstoß (ich übersehe solche Dinge auch gerne, das soll also keine Kritik an deiner Person sein): werden die Archivdateien auch gesichert? Archivdateien helfen herzlich wenig, wenn die auf lokalen Festplatten liegen, die nicht gesichert werden und irgendwann kaputt gehen.

 

[Grumbl]

@Eye-Q

ja natürlich werden die gesichert
Wenn ich mich recht entsinne lassen die sich eh nur auf 50gb aufblasen dann kann Outlook nichtmehr damit umgehen und spätestens dann müssen die ohnehin weggesichert werden.

 

[m-c-A]

Erstmal grundsätzlich: was habt ihr im Einsatz (Exchange vor Ort/Exchange Online/Groupwise/POP3-/IMAP-Postfächer bei einem Provider X/wasauchimmer)? Ohne das zu wissen, ist eine Empfehlung schwierig. Wenn kein eigener Server dafür eingerichtet werden soll, gehe ich davon aus, dass nur sehr wenig IT und ggf. auch wenig IT-Wissen vorhanden ist, richtig?


Nur als Denkanstoß (ich übersehe solche Dinge auch gerne, das soll also keine Kritik an deiner Person sein): werden die Archivdateien auch gesichert? Archivdateien helfen herzlich wenig, wenn die auf lokalen Festplatten liegen, die nicht gesichert werden und irgendwann kaputt gehen.

Aktuell ist Gmail im Einsatz, aus diesem Grund weg von Freemail zu einer eigenen Domain etc.

Es soll dann alles von Anfang neu eingerichtet und so einfach wie möglich gehalten werden.

 

[Eye-Q]

Aktuell ist Gmail im Einsatz, aus diesem Grund weg von Freemail zu einer eigenen Domain etc.

Es soll dann alles von Anfang neu eingerichtet und so einfach wie möglich gehalten werden.

Ich bin der Meinung, dass so etwas von jemandem eingerichtet werden sollte, der das schon mal gemacht hat, denn es gibt da so viele Fallstricke, dass man als mehr oder weniger Unkundiger viel falsch machen kann und das dann nicht so funktioniert wie gewünscht. Deswegen würde ich damit zu einem IT-Systemhaus gehen bzw. falls ihr noch niemanden habt (wovon ich ausgehe) bei mehreren Systemhäusern anfragen und möglichst präzise Anforderungen stellen.

ja natürlich werden die gesichert

Das ist leider nicht so selbstverständlich...

 

[Ickewars]

Wenn ich Deine Fragestellung richtig interpretiere, dann suchst Du eine revisionssichere Emailspeicherung, die den steuerlichen Vorgaben für Gewerbetreibende entspricht. Dafür taugt Outlook natürlich nicht!

Für mich am komfortabelsten war dabei IONOS (früher 1&1). Die gibt's schon ewig, bzw. hatte ich meine ersten Emailacconts/Domains bei denen ab etwa 1998. Da kannste das einfach für ein paar Euro monatlich zu bestehenden Emailaccounts dazu buchen. Nicht die günstigste Lösung, dafür eine für mich & mein Business sehr komfortable und sorgenfreie.

E-Mail-Archivierung » GoBD konforme Sicherungssoftware

Kein Risiko eingehen: Vollautomatische E-Mail-Archivierung von IONOS » DSGVO & rechtskonform ✔ Revisionssicher ✔ Jetzt loslegen!

www.ionos.de

 

[Acki-84]

Wofür will/muss man das aufheben? Wer will da jemals noch was suchen? :-D

 

[Ickewars]

Falls Du ein Gewerbe hast oder Freelancer bist, frag mal den Steuerberater Deines Vertrauens. Er wird Dir lustige Storys zu großzügigen Steuerschätzungen berichten können, nachdem Email-Vereinbarungen nicht revisionssicher nachgewiesen werden konnten.
Nur weil Du in Deinen Emails nix findest, heisst das nicht zwingend, dass sie nicht da sein müssen

 

[m-c-A]

Wenn ich Deine Fragestellung richtig interpretiere, dann suchst Du eine revisionssichere Emailspeicherung, die den steuerlichen Vorgaben für Gewerbetreibende entspricht. Dafür taugt Outlook natürlich nicht!

Für mich am komfortabelsten war dabei IONOS (früher 1&1). Die gibt's schon ewig, bzw. hatte ich meine ersten Emailacconts/Domains bei denen ab etwa 1998. Da kannste das einfach für ein paar Euro monatlich zu bestehenden Emailaccounts dazu buchen. Nicht die günstigste Lösung, dafür eine für mich & mein Business sehr komfortable und sorgenfreie.

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Kann man bei 1u1 mehrere Postfächer auf ein Archiv legen und ggf. später austauschen oder ist immer ein Postfach an ein Archiv gebunden?

Lässt sich das Archiv zu einem späteren Zeitpunkt exportieren um es bei einem anderen Anbieter weiter nutzen zu können?, oder ist das ein Pakt mit dem Teufel?

 

[Ickewars]

Ich habe mehrere Postfächer in einem Archiv. Ob ich die tauschen kann weiß ich nicht (es spricht aber nix dagegen, so wie ich es bei Buchung verstanden habe), da ich seit +20 Jahren die immer gleichen geschäftlichen Email-Adressen nutze.

Auch zur Mitnahme habe ich daher leider keine Ahnung, bzw. ist es mir schlicht egal. Jetzt habe ich es 23 Jahre mit denen gut & absolut sorgenfrei ausgehalten (ich hab dort nur noch meine Emailkonten der Hauptdomain, weil eben seit Jahrzehnten zuverlässig & komfortabel - alle Server, Hostingpakete und die größeren Domainhaufen sind jeweils bei spezialisierten Hostern), da werde ich die paar Jahre bis zum Eintritt in mein anvisiertes Privatierdasein auch nicht mehr wechseln 😎

Aber die haben ne gute immer schnell erreichbare Hotline für Businesskunden - als Bonus-Gimmick sprechen die, im Gegensatz zu manch anderer Hotline, sogar fließend Deutsch 🤣

 

[Acki-84]

Falls Du ein Gewerbe hast oder Freelancer bist, frag mal den Steuerberater Deines Vertrauens. Er wird Dir lustige Storys zu großzügigen Steuerschätzungen berichten können, nachdem Email-Vereinbarungen nicht revisionssicher nachgewiesen werden konnten.
Nur weil Du in Deinen Emails nix findest, heisst das nicht zwingend, dass sie nicht da sein müssen

Dafür habe ich die Rechnungen ausgedruckt meinem Steuerberater in die Hand gedrückt, dass liegt alles bei der Erklärung und geht genau nach 10 Jahren durch den Schornstein.
Die fragen ja gleich mehrere Jahre an, da willst du dann anfangen Mails zu suchen? Ensthaft?
Da würde ich gleich lieber ne richtige "Buchhaltung" führen für jedes Jahr und gut ist.

Schätzen lassen sollte man nur in bestimmten Fällen... dabei ist aber auch einige zu beachten. Aber dies kann der Berater des Vertrauen besser mitteilen.

 

[Ickewars]

Das ist nur die halbe Wahrheit. Letztlich habe ich auch alle Rechnungen/Kontobelege auch weiter ausgedruckt, obwohl nicht mehr zwingend notwendig.

Es geht bei der revisionssicheren Archivierung von Emails u.A. auch um schriftliche Vereinbarungen oder z.B. Vertragsänderungen per Email und noch nen Haufen anderer Konstellationen, die steuerlich nun mal zwingend zu beachten sind.

Glaub's oder glaub's nicht, bzw. frag im Zweifel Deinen StB. Mir ist Deine Argumentation an der Stelle definitiv zu albern, um das Gespräch ernsthaft fort führen zu wollen.

 

[Christian19]

Ich nutze dafür MailStore. Einfach und simpel.

 

[Acki-84]

Es geht bei der revisionssicheren Archivierung von Emails u.A. auch um schriftliche Vereinbarungen oder z.B. Vertragsänderungen per Email und noch nen Haufen anderer Konstellationen, die steuerlich nun mal zwingend zu beachten sind.

Ich weiß nicht genau was du für ein Gewerbe hast. Bei mir gibt es Rechnungen die Einnahmen generieren, die spielen für mich aktuell eine Rolle. Daher der Minimalansatz was dies betrifft. Hier von albern zu sprechen, ich weiß ja nicht... naja spielt auch keine Rolle.

 

[butcher1de]

Mal was zu dem Thema https://www.shopanbieter.de/14717-haeufige-irrtuemer-in-bezug-auf-die-e-mail-archivierung und hier https://www.d-velop.de/blog/compliance/e-mail-archivierung-gesetz/ hier https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/archivierung/

Das Netz ist voll, jetzt nur das passende rausfischen.

Meine Meinung dazu:

Dienstleister = Vorteil: (strato usw ...) Man muss es nur einmal einrichten und alles weitere läuft ohne zutun. Nachteil: Man ist an diesen Dienstleister gebunden.
Eigene Server + Mailstore (nur als Bs) = Vorteil: Man hat immer die volle Kontrolle und kann sich allen Gegebenheiten anpassen und ist nicht auf einen Anbieter angewiesen. Nachteil: Man muss sich selbst um die Einrichtung und Pflege kümmern (lassen).

 

[Ickewars]

Ich weiß nicht genau was du für ein Gewerbe hast. Bei mir gibt es Rechnungen die Einnahmen generieren, die spielen für mich aktuell eine Rolle. Daher der Minimalansatz was dies betrifft. Hier von albern zu sprechen, ich weiß ja nicht... naja spielt auch keine Rolle.

Nun denn, noch mal ein letzter Versuch: ich finde es albern (natürlich nicht Dich, aber die verkürzten und dadurch schlicht unkorrekten Aussagen), dass Du alles nur auf die Rechnungen beziehst (nun erneut), obwohl die Steuergesetzgebung eindeutig auch vertragliche Vereinbarungen und vertragsrelevanten Schriftverkehr via Email revisionssicher nachgewiesen haben will.

Aber wie Du schon sagst - spielt keine Role, bzw. spielt so lange keine Rolle, bis es ein Steuerprüfer bemängelt und schätzt. Lass mal irgendeinen Geschäftspartner in ne Insolvenz rauschen, wo dann häufig vieles an Unterlagen "verschwunden" ist. Wenn Du dann später irgendwas in dem Kontext nachweisen musst (und sei es nur, dass das FA die Umsatzsteuer nicht mehr bezahlter aber gestellter Rechnugen an Deinen insolventen Geschäftspartner von Dir fordert - ich hatte schon zweimal genau das Vergnügen in den letzten 10 Jahren), bist Du froh alles revisionssicher und gerichtsfest vorlegen zu können. Wird ansonsten sehr schnell eine teure Lernkurve ...

 

[Acki-84]

Ich werde diesen Punkt mal mit meinem Steuerberater besprechen. Aus der Sicht habe ich es noch gar nicht betrachtet.

 

[Vogelbecker]

Wir nutzen für unsere circa 3000 Postfächer Enterprise Vault von Veritas. Verrichtet unauffällig seinen Dienst, kann im Outlook quasi als extra Postfach eingebunden werden. Selbst sehr unsichere User kommen damit zurecht.