Welches DMS für Privatnutzung

[Cantello]

Naja, es gibt Home und Home Free, letzteres scheint dann mit Einschränkungen dauerhaft kostenlos zu sein.
Ich hatte es kurz ausprobiert, allerdings trotzdem noch viel zu umfangreich für mich, da bleibe ich lieber bei paperless.

 

[Luckysh0t]

Ja, die Gestaltung der Seite ist nicht optimal..

 

[RedMoon]

Document management system with AI integration PaperOffice

de.paperoffice.com

Die Seite wurde jetzt überarbeitet. Die Free Version unterstützt leider nur 500 Dokumente (genau so viele wie ELO Office Free).
Aber der Showstopper für mich ist, dass sich der Installationspfad nicht anpassen lässt. Man kann die Software nur im Root-Verzeichnis installieren und muss dann den Programmordner explizit im Virenscanner whitelisten. Solches Vorgehen konnte man noch zu Windows 3.x Zeiten tolerieren, aber heute bin ich bei so etwas sehr eigen und unterstütze es nicht, wenn Software sich an Betriebssystemstrukturen vorbei, selber "eine Umgebung im OS" aufbaut. Leider machen das noch zu viele Softwareschmieden so, vor allem im Bereich der Business-Software.

 

[kt1]

PaperOffice verfolge ich schon eine ganze Weile. Früher war ein no-go, dass es online die Lizenz verifiziert - und wenn der Anbieter weg vom Fenster ist, kam man nicht mehr ins Programm. Das scheint nun - wie vieles anderes auch - deutlich verbessert zu sein. Allerdings scheidet das Abo-Modell für mich aus, denn wenn man dieses kündigt, hat man schwuppdiwupp keinen Zugriff mehr auf seine Daten. Dennoch mach PaperOffice aus meiner Sicht schon sehr vieles richtig. Nur halt leider nicht alles:

Nun trifft es sich ja gut, dass 1.) nun auch eine Home-Version erhältlich ist, 2.) diese seit ein paar Tagen auch als Kaufversion erhältlich ist (250 EUR), und 3.) bis 31.12. ein Rabattcode existiert, mit dem man 50% Discount bekommt. Damit hätte man ja an sich schon mal viel gewonnen, käme jedenfalls dauerhaft an seine Daten dran. Allerdings kann ich noch nicht beurteilen, ob man auch die Plus-Subscription braucht, damit gibt es dann monatliche Updates, zukünftig offenbar Webzugriff und mobile Versionen. Wenn man die Subscription zukaufen könnte, wann es gerade passt, wäre das ja noch okay, aber wenn man sie nicht permanent bucht, soll man nach über einem Jahr Pause Strafgebühr zahlen oder die Vollversion erneut kaufen. Das ist dann schon schwerer kalkulierbar - und zudem auch bei 50% Rabatt mit jährlichen Kosten von 120 EUR verbunden. Plus den initialen Kauf.

Was dann nun gar nicht geht: die Home-Version ist auf 25.000 Seiten (Seiten, nicht Dokumente) limitiert. Wenn ich mein Archiv der letzten paar Jahre reinschiebe, liege ich schon knapp drüber. Aber ich schaffe doch kein DMS an, wenn ich nicht alle meine Bestandsdokumente auch mitnehmen kann ...
Also muss die große TEAM-Version her. Reine Aboversion reicht mir nicht (siehe oben), also 500 EUR Kauf - derzeit abzüglich 50%. Nur kostet dann pro User die Subscription gleich 20 EUR im Monat, 240 im Jahr ... und an der Stelle bin ich dann doch wieder raus. Wenn nur das Seitenlimit für die Home-Version höher läge, wäre ich sofort dabei, es funktioniert nämlich mit SQL-DB auf der Synology durchaus prima.

Zwei Probleme habe ich mit allen DMS, die ich in den letzten Jahren getestet habe:
1.) Import: so gut wie kein DMS übernimmt beim Import aus der Ordnerstruktur sinnvoll den Dateinamen UND den Timestamp. Alle Dokumente haben dann das Datum des Imports, und damit sind Suchen und Sortierfunktionen in Ordnern mit den Dokumenten der letzten Jahre obsolet.
2.) Export: ja, auch PaperOffice kann das Archiv schön exportieren, damit kommt man immerhin ein wenig aus dem Vendor-Lock raus. Aber: auch hier kann man keinen sinnvollen Dateinamen generieren - dabei wäre das mit Kreditor Tag Datum etc. so einfach, z.B. "Amazon Rechnung Spülmaschine 20211227.pdf" etc. ... also doch irgendwie Vendor-Lock.

So schön die DMS alle sind: ich glaube, ich bleibe doch erstmal bei der Filestruktur und meinem Directory Opus-Explorer, mit dem ich auch schnell suchen kann. Tesseract bzw. synOCR auf der Synology machen brav OCR, funktioniert auch gut.
Und jedesmal, wenn ich von einem schönen DMS lese oder es eine neue Version gibt, teste ich es, und jedesmal ärgere ich mich über die vertane Zeit ... ;-)

 

[mfricke]

1.) Import: so gut wie kein DMS übernimmt beim Import aus der Ordnerstruktur sinnvoll den Dateinamen UND den Timestamp. Alle Dokumente haben dann das Datum des Imports, und damit sind Suchen und Sortierfunktionen in Ordnern mit den Dokumenten der letzten Jahre obsolet.

Ja, genau das ist mir auch schon aufgefallen. Ich habe sogar das Scandatum bisher über Devonthink direkt in den Dateinamen schreiben lassen. Damit es für alle Zeiten einsehbar ist. Trotzdem hätte ich in der jeweiligen Datenbank trotzdem gerne das korrekte Datum eingetragen. Das ist so z.B. mit ecoDMS einfach nicht machbar. Jedenfalls habe ich keine Möglichkeit gefunden. Dachte erst, das würde mit ecoWorkz funktionieren. Aber das hat leider so wenig Konfigurationsmöglichkeiten, dass es schon fast lächerlich ist. Man erhält den Dateinamen als Bemerkung, aber das Datum bekommt man so leider nicht in die Datenbank.

2.) Export: ja, auch PaperOffice kann das Archiv schön exportieren, damit kommt man immerhin ein wenig aus dem Vendor-Lock raus. Aber: auch hier kann man keinen sinnvollen Dateinamen generieren - dabei wäre das mit Kreditor Tag Datum etc. so einfach, z.B. "Amazon Rechnung Spülmaschine 20211227.pdf" etc. ... also doch irgendwie Vendor-Lock.

Und das kann ich auch bestätigen. Lädt man nur eine Datei herunter, kann ecodms die Datei beliebig benennen. Exportiert man das ganze Archiv, kann man sich den kram wieder selber zurecht puzzeln...

Punkt zwei soll doch einfach verhindern, dass man seine Daten in eine andere Software migriert. Das wäre mit einer sauberen Ordnerstruktur und Klarnamen ja auch zu einfach...

 

[VorauseilenderGehorsam]

Bei unserem genutzten DMS wird das alles über die Beschlagwortung gelöst, Archivdatum, User, Bemerkung, etc

 

[mfricke]

Bei unserem genutzten DMS wird das alles über die Beschlagwortung gelöst, Archivdatum, User, Bemerkung, etc

Verrätst Du auch welches genutzt wird?

Das Problem sind ja auch weniger die neu hinzukommenden Dokumente. Die werden halt entsprechend Klassifiziert. Sorgen macht mir eher die bestehende "Sammlung" von knapp 3500 PDF Dateien. Will ich die importieren, habe ich wenig Chancen.

Für ecodms habe ich die "P2 Tools" gefunden. Ist aber mit 300 Euro kein Schnäppchen für den Privatnutzer.

 

[VorauseilenderGehorsam]

Ist ein integriertes DMS unseres ERP Systems. Mir gings mehr um die Möglichkeit.
Bei einer Batch Verarbeitung können wir entweder den Dateinamen in Beschlagwortung splitten oder über entsprechende Funktionen auch die PDFs auslesen, wobei wir das derzeit nicht nutzen.

Die Metadaten der PDFs müssten ja auch auslesbar sein, hängt aber sicher vom genutzten DMS ab

 

[mfricke]

Wenn man sich verschiedene DMS ansieht, kommt man auch nicht darauf, dass sowas simples wie die Extraktion von Elementen aus dem Dateinamen für die Beschlagwortung so ein Problem darstellt.

 

[kt1]

Ich habe mir nun neben PaperOffice und ecoDMS 3 Systeme näher angeschaut: LogicalDOC, Office-n-PDF und OfficeManager.
Alle drei importieren ordentlich incl. Timestamp aus dem Dateidatum und können z.T. auch in eine Ordnerstruktur rausexportieren. Neben einer brauchbaren Suche kriegen alle auch eine Wiedervorlagefunktion hin.

- LogicalDOC ist webbasiert, hat eine mobile App und macht das schon alles am besten, aber der kostenlosen GPL-Version fehlen OCR und Massenimport - und der Import ist ja leider wichtig, und mit Tesseract betreiben ist wohl auch eher was für Könner (da kann ich besser bei synOCR auf der Synology bleiben). Die große Version aber kostet > 1000 EUR und Wartung rd. 500 pro Jahr. Da bin ich raus.

- Office-n-PDF ist mit 79 EUR preiswert (Updates 59 EUR, muss man nicht zwingend mitmachen), importiert mit Baumstruktur und Zeitstempel, exportiert mit Baumstruktur und Dateinamen. Prima ist die Vorschau auch von Nicht-PDF-Dokumenten incl. umfangreicher Annotationfunktion auf dem Vorschaubild. Nicht so schön: die Trefferliste einer Suche kann man offenbar (im Gegensatz zu Unterverzeichnissen) nicht ingesamt in der Detailansicht anschauen, mit 4K-Auflösung kommt das Teil nicht wirklich klar, keine mobile App - und eine Verzeichnisüberwachung geht nur über ein 200 EUR teures Watchdog-Modul. Zudem handelt es sich offenbar nicht mehr um die frühere 30 Jahre alte Softwarebude eines deutschen Entwicklers, sondern wurde ins Ausland verkauft. Muss nicht schlecht sein, aber sollte man vielleicht wissen.

- OfficeManager kostet 297,50 EUR, jährliche Updates rd. 100 EUR (muss man nicht zwingend mitmachen), hat kein Problem mit 4K, eine mobile App und kann auch Verzeichnisse überwachen. Hersteller scheint aus DE zu kommen. Hat Zusatzfunktionen wie zB Blockchain und macht eigentlich einen guten Eindruck. Aber: es zeigt kein Vorschaubild für Nicht-PDF-Dateien, arbeitet nur bedingt mit einer Baumstruktur, sondern mit "Projekten" und Unterprojekten. Damit kann man durchaus wie mit einem Verzeichnisbaum arbeiten, aber für den Import bedeutet das, dass man die Unterverzeichnisse vermutlich einzeln importieren muss, damit man sie analog der Baumstruktur dem richtigen (Unter-)Projekt zuordnen kann - das ist schon mehr Arbeit als bei den anderen. Der Export geht im ZIP-Format (ohne Baumstruktur!?), aber irgendwie legt OM die Dateien offenbar nicht nur in einer Datenbank, sondern (auch?) in einem simplen Verzeichnisbaum ab - einerseits für eine Exit-Strategie sympathisch, andererseits habe ich noch nicht raus, ob sie dort auch angemessen geschützt abgelegt sind (gegen unberechtigten Zugriff, Verschlüsselungstrojaner etc.).

Bei allen dreien gefallen mir die Suchergebnis-Listen bzw. inhaltliche Darstellung der Verzeichnisse deutlich besser/aufgeräumter als bei Paperoffice. Wenn PaperOffice allerdings in der Subscription ein Webinterface und mobilen Zugriff bereitstellen würde (steht wohl auf der Roadmap), gefiele mir das auch recht gut - wenn da nicht der miese Import (ohne Zeitstempel) und Export (ohne Dateinamen) wären.
Neben LogicalDOC macht OfficeManager den professionellsten Eindruck. Es gibt auch eine abgespeckte Version für Privatnutzer (Gonzales, 97 EUR), aber hier fehlen dann wieder Dinge wie OCR oder der Import. Den Import und Export macht Office-n-PDF dann doch besser.

Ob ich jetzt schlauer bin? Eine eindeutige Entscheidung habe ich noch nicht treffen können. Directory Opus mit Dateivorschau, den Flat-View-Ansichten auch von Unterverzeichnissen und der Volltextsuche über die (auf der Synology mit Tesseract OCR-bearbeiteten) Dateien ist zwar kein DMS, aber erfüllt auch fast alle meine Anforderungen an die Arbeit mit meinen Dokumenten, ohne Vendor-Lock-In.
Wahrscheinlich muss jeder die Vor- und Nachteile für sich selbst einschätzen ...

 

[RedMoon]

- Office-n-PDF ist mit 79 EUR preiswert

Zudem handelt es sich offenbar nicht mehr um die frühere 30 Jahre alte Softwarebude eines deutschen Entwicklers, sondern wurde ins Ausland verkauft. Muss nicht schlecht sein, aber sollte man vielleicht wissen.

genau deswegen habe ich nach dem Kauf das Ding deinstalliert und die 79€ in den Sand gesetzt. Unglaublich unverschämte Hotline. Funktionen die versprochen wurden und plötzlich doch zusätzlich kosten sollen (Datenbankanbindung) usw. Der Laden ist ein xxxxladen. Besser Finger weg

 

[°Leon°]

Hat jmd. mal OpenKM getestet?

 

[martingo]

Ich habe mich beim dritten Versuch vor einigen Monaten nun doch an ecoDMS gebunden und bin damit auch recht glücklich. Vor paar Tagen habe ich dann noch eine zweite Lizenz gekauft. Die automatische Klassifizierung habe ich bisher noch nicht sehr oft genutzt, ich weiß aber dass es geht und dass es so funktioniert, wie ich das wollte. Hier habe ich keinen Anbieter gefunden, der ähnliches im Home-Segment möglich macht. Wenn ich also mit meinen schon gescannten Altdokumenten durch bin, werde ich auch meine Berge alter Kontoauszüge durchflitzen lassen und hier dann den Vorteil der Autoklassifizierung ausspielen. Geht zwar bei alten Handy-Rechnungen auch, aber nachdem ich die Altdokumente nicht wirklich nach Datum gescannt habe, resultiert jede Formatänderung darin, dass es mal so ist und mal so.
Die manuelle Klassifizierung ist natürlich Arbeit, aber die habe ich mit jedem DMS. Aktuell vermisse ich in ecoDMS ehrlich gesagt nichts.

 

[°Leon°]

Ich bin gerade bei paperless-ng auf nem OMV Nas mittels Docker laufen zu lassen. Das funktioniert soweit auch sehr gut, mir fehlen aber ein paar Automatiserungssachen, Und ein paar Kleinigkeiten gefallen mir nicht wie z.B. Gruppierung von Ansichten, oder NICHT Filter.
Sehr gut finde ich, dass man die PDFs nach wievor "lesen" kann also die Dateien bekommen keine kryptische Nummer.

Leider scheint die Entwicklung auch hier etwas eingeschlafen zu sein. Im Git sind einige Pullrequests und bugs offen.

Hier mal mein Docker, vielleicht hilfts jemanden ja

version: "3.9"
services:
  broker:
    image: redis:6.0
    restart: unless-stopped
  gotenberg:
        image: gotenberg/gotenberg
        restart: unless-stopped
        environment:
            DISABLE_GOOGLE_CHROME: 1

  tika:
        image: apache/tika
        restart: unless-stopped
  db:
    image: postgres:13
    restart: unless-stopped
    volumes:
      - pgdata:/var/lib/postgresql/data
    environment:
      POSTGRES_DB: paperless
      POSTGRES_USER: paperless
      POSTGRES_PASSWORD: paperless
     
      #Tika
     
      PAPERLESS_TIKA_ENABLED: 1
      PAPERLESS_TIKA_GOTENBERG_ENDPOINT: http://gotenberg:3001
      PAPERLESS_TIKA_ENDPOINT: http://tika:9998
   
  webserver:
    image: jonaswinkler/paperless-ng:latest
    restart: unless-stopped
    depends_on:
      - db
      - broker
    ports:
      - 8010:8000
    healthcheck:
      test: ["CMD", "curl", "-f", "http://localhost:8000"]
      interval: 30s
      timeout: 10s
      retries: 5
# Ordner auf die Paperless Daten ablegt oder abruft, Pfad ggf anpassen
    volumes:
      - /srv/dev-disk-by-id-ata.../Dokumente/Paperless/data:/usr/src/paperless/data
      - /srv/dev-disk-by-id-ata.../Dokumente/Paperless/media:/usr/src/paperless/media
      - /srv/dev-disk-by-id-ata.../Dokumente/Paperless/export:/usr/src/paperless/export
      - /srv/dev-disk-by-id-ata.../Dokumente/Paperless/consume:/usr/src/paperless/consume

    environment:
      PAPERLESS_ADMIN_USER: paperroot
      PAPERLESS_ADMIN_MAIL: mail@mail.org
      PAPERLESS_ADMIN_PASSWORD: paperpw
      PAPERLESS_REDIS: redis://broker:6379
      PAPERLESS_DBHOST: db
# The UID and GID of the user used to run paperless in the container. Set this
# to your UID and GID on the host so that you have write access to the
# consumption directory.
      USERMAP_UID: 1000
      USERMAP_GID: 100
      PAPERLESS_OCR_LANGUAGE: deu
      PAPERLESS_TIME_ZONE: Europe/Berlin
      PAPERLESS_FILENAME_FORMAT: "{created_year}/{correspondent}/{title}"



volumes:
  pgdata:

 

[cif1378]

Die manuelle Klassifizierung ist natürlich Arbeit, aber die habe ich mit jedem DMS. Aktuell vermisse ich in ecoDMS ehrlich gesagt nichts.

Das entspricht auch meiner Erfahrung. Hatte vor einigen Monaten zunächst mit Paperless-NG einige Ordner digitalisiert, aber für mich ist das Projekt derzeit nicht zukunftsicher genug (auf Github gibt es seit Monaten keine Reaktionen des Entwicklers auf Bug-Reports, Pullrequests etc.). Dann mal Docspell angetestet, guter Ansatz, nette GUI, aber letztlich auch eine One Man Show. Die Algorithmen zur automatisierten Kategorisierung haben bei mir weder unter Paperless Ng noch unter Docspell zu zufriedenstellenden Ergebnissen geführt.

EcoDMS kostet natürlich ein paar Taler, ist aber mit den Klassifizierungsvorlagen für mich deutlich flexibler: Für wiederkehrende Dokumente (Rechnungen, Kto. Auszüge, Beihilfebescheide etc.) lassen jeweils individuelle Vorlagen erstellen, die sogar per RegEx/Masken den Inhalt der Dokumente auswerten können. Zusammen mit einem Netzwerk-Standalone-Scanner läuft das etwa so: Beihilfebescheid kommt per Post, wird eingescannt. EcoDMS erkennt, dass es ein Beihilfebescheid ist, liest Datum, Antragsnummer, Az. etc. aus, trägt es in die entsprechenden Datenfelder für den Scan ein und verschiebt den Scan in den passenden Unterordner. Bei standardisierten Briefen funktioniert das prima.

Etwas Tuning und Regex-Akrobatik bis zur fertigen Vorlage ist natürlich nötig. Und der saure Apfel, dass alle Dokumente in einer Datenbanken landen, bleibt. Allerdings kann man die Datenbank dumpen und wohl auch per Sql Query ansprechen.

 

[°Leon°]

Gibt jetzt einen Fork vom Fork

GitHub - paperless-ngx/paperless-ngx: A community-supported supercharged version of paperless: scan, index and archive all your physical documents

A community-supported supercharged version of paperless: scan, index and archive all your physical documents - paperless-ngx/paperless-ngx

github.com

 

[denis_p]

Hallo zusammen,

auch ich benötige für meine Firma und mein Privat Leben ein sauberes und insbesondere schönes und leichtgewichtiges DMS.
Nach diversen Versuchen und Einarbeitung in diverse Systeme, habe ich mich nun doch dazu entschlossen, ein DMS mit Fokus auf Privat Anwender und im späteren Verlauf auch kleine Firmen zu entwickeln.

Das DMS soll in der ersten Version folgende Grundfunktionalitäten beinhalten:

- Weboberfläche zur Steuerung und Konfiguration
- Posteingang für alle eingehenden Dokumente
- Automatischer Import von PDF Dateien in den Posteingang
- OCR auf Basis von Tesseract
- API
- Versionierung
- Tagging
- Export

Da viele ebenso auf der Suche nach einem geeigneten DMS System sind, möchte ich hier die Möglichkeit direkten Einfluss auf die Entwicklung zu nehmen.

Ich bin auf eure Ideen gespannt und freue mich über eure Anregungen.

 

[Cantello]

Das DMS soll in der ersten Version folgende Grundfunktionalitäten beinhalten:

Da würde Paperless auf den ersten Blick nur die Versionierung fehlen, oder? Eventuell wäre es ja eine Möglichkeit, dort an den Features mitzuarbeiten, die du benötigst? Oder was fehlt dir ansonsten bei dem Projekt?

 

[besterino]

Dann liefere doch mal eine pre-Alpha-irgendwas und dann schaut sich das bestimmt gerne jemand mal an...

 

[denis_p]

Da würde Paperless auf den ersten Blick nur die Versionierung fehlen, oder? Eventuell wäre es ja eine Möglichkeit, dort an den Features mitzuarbeiten, die du benötigst? Oder was fehlt dir ansonsten bei dem Projekt?

Tatsächlich habe ich das Projekt lange verfolgt. Leider ist der Ausbau sehr träge und auch das ständige Forken gibt mir kein gutes Gefühl.

Dann liefere doch mal eine pre-Alpha-irgendwas und dann schaut sich das bestimmt gerne jemand mal an...

Ich melde mich hierzu nochmal früh genug. Da ich schon länger insbesondere in diesem Thema mitlesen, denke ich das gute Ideen einfließen könnten.

 

[Luckysh0t]

Ich bin auf eure Ideen gespannt und freue mich über eure Anregungen.

Ich selbst nutze aktuell noch kein DMS, was ich aber immer mal gelesen habe, war die Frage der Speicherung der Dateien.

Klassische Ordnerstruktur und Beibehaltung der Namen

Oder in einer komplett eigenen Struktur und kauderwelsch bennenung der Dokumente.

Erstes ist praktisch, sollte das DMS nicht mehr arbeiten…dann hätte ich noch verständliche Strukturen etc auf dem gleichen Host bzw auf dem Filer wo ggf die Daten liegen.

Ggf wäre auch eine automatische Backup/Export Funktion aller/definierten Dokumente als Alternative möglich…wo die Dokumente dann den in der Software vergebenen Namen haben.

Jedenfalls etwas, damit ich auch außerhalb des DMS sinnvoll/einfach an die Dokumente kommen könnte


Ich muss da schmerzlich an den ersten Kontakt mit itunes und meiner Musiksammlung denken…

 

[denis_p]

Ich selbst nutze aktuell noch kein DMS, was ich aber immer mal gelesen habe, war die Frage der Speicherung der Dateien.

Klassische Ordnerstruktur und Beibehaltung der Namen

Oder in einer komplett eigenen Struktur und kauderwelsch bennenung der Dokumente.

Erstes ist praktisch, sollte das DMS nicht mehr arbeiten…dann hätte ich noch verständliche Strukturen etc auf dem gleichen Host bzw auf dem Filer wo ggf die Daten liegen.

Ggf wäre auch eine automatische Backup/Export Funktion aller/definierten Dokumente als Alternative möglich…wo die Dokumente dann den in der Software vergebenen Namen haben.

Jedenfalls etwas, damit ich auch außerhalb des DMS sinnvoll/einfach an die Dokumente kommen könnte


Ich muss da schmerzlich an den ersten Kontakt mit itunes und meiner Musiksammlung denken…

Aus Gründen der Performance wird eine eigene Ordnerstruktur angelegt auf zwei Ebenen. Beispiel:

Ein Einzigartiger Name wird vergeben (710d79c6-2cfd-11ed-a261-0242ac120002). Die Datei wird im Verzeichnis Stammverzeichnis/71/0d/710d79c6-2cfd-11ed-a261-0242ac120002 gesichert.

Ein späterer Export samt Meta-Daten ist bereits in Planung. Besonders dieser Punkt ist ein wichtiges Merkmal und sorgt für Vertrauen.

Vielleicht ein paar erste Informationen zum DMS.

Das DMS schreitet gut voran. Die Volltextsuche wird mithilfe von Elastic umgesetzt. Dadurch ist eine hocheffiziente Suche möglich. Die Metadaten und sonstige Informationen werden in einer MariaDB abgelegt. Mithilfe von RabbitMQ werden die Dokumente verarbeitet. Das ganze ermöglicht in Zukunft die Verarbeitung zu skalieren.

Einen kleinen Einblick liefern die folgenden Screenshots:

Einige Inhalte musste ich schwärzen.

 

[Fusseltuch]

Zum Thema Elastic: aufpassen bei der Lizenz ! Da hat sich was geändert. Ggf auf den OpenSource-Fork setzen: https://www.golem.de/news/opensearch-amazon-und-red-hat-starten-elasticsearch-fork-2104-155673.html

 

[Man-in-Black]

bin mal gespannt wie sich das weiter entwickelt.

Momentan fahre ich gerade zweigleisig (Fileee und Paperless-ngx), damit ich das ein bisschen vergleichen kann.

 

[Nice23]

Momentan fahre ich gerade zweigleisig (Fileee und Paperless-ngx), damit ich das ein bisschen vergleichen kann.

Fileee ist cloudbasiert und in der Free-Version kann man seine Dokumente nicht exportieren. Wenn mal also z. B. Fileee 3 Jahre gratis nutzt und dann auf ein anderes System umsteigen wollte (weshalb auch immer), dann hat man ein Problem, oder?
Wenn man für andere ein in Fileee archiviertes Dokument (PDF) freigeben möchte, muss dann der Empfänger sich bei Fileee registrieren oder kann er das PDF mit dem Link direkt anschauen?

Fileee erscheint mir ein leichter und benutzerfreundlicher Einstieg in ein DMS zu sein, da man sich um den technischen Betrieb (Administration, Backup/Recovery usw.) nicht kümmern muss, aber als potenzieller "Kunde" muss ich darauf vertrauen können, dass sich die Bepreisung meines zu erwartenden (wohlmöglich nicht gravierend ändernden) Nutzungsverhalten nicht irgendwann grundlegend ändert.

Gibt es in der ggf. wöchentlichen Handhabung Gründe für dich, die gegen Fileee sprechen?
Hast du zu Beginn mal 100 oder so Dokumente dort hochgeladen? Danke!

 

[Strikeeagle1977]

Ich habe nicht alle Posts gelesen, bin aber seit Jahren sehr zufrieden mit System Concept DMS, zumal es keine verschlüsselte Datenbank gibt, sondern die Sachen frei zugänglich bleiben dank Ordnerstruktur.

Nutze ich im Netzwerk und als Langzeitarchiv seit gefühlt Ewigkeiten , aber eher so 5 Jahren.

Dazu nen Dokuscanner und fertig ...

System Concept DMS

das ende vom Lied war irgendwann https://www.sysdms.de/

 

[Man-in-Black]

Fileee ist cloudbasiert und in der Free-Version kann man seine Dokumente nicht exportieren. Wenn mal also z. B. Fileee 3 Jahre gratis nutzt und dann auf ein anderes System umsteigen wollte (weshalb auch immer), dann hat man ein Problem, oder?

Der Download deiner Dokumente ist jederzeit möglich, sprich ein Export, das wird auch so angeboten auf deren Webseite. Allerdings sind die heruntergeladenen PDFs soviel ich weiß in der Free-Version nicht durchsuchbar, das ist den Premium Nutzern vorbehalten. Wenn man aber ein eigenes OCR am laufen hat sollte das kein Problem sein denke ich.

Wenn man für andere ein in Fileee archiviertes Dokument (PDF) freigeben möchte, muss dann der Empfänger sich bei Fileee registrieren oder kann er das PDF mit dem Link direkt anschauen?

Das habe ich noch nicht so genutzt, ist nur für mich persönlich bzw. meine Frau und mich.

Fileee erscheint mir ein leichter und benutzerfreundlicher Einstieg in ein DMS zu sein, da man sich um den technischen Betrieb (Administration, Backup/Recovery usw.) nicht kümmern muss, aber als potenzieller "Kunde" muss ich darauf vertrauen können, dass sich die Bepreisung meines zu erwartenden (wohlmöglich nicht gravierend ändernden) Nutzungsverhalten nicht irgendwann grundlegend ändert.

Das trifft aber auf jede Software zu. Wenn sich irgendwann mal das Verhalten so gravierend ändert dass die Software dem nicht mehr genügt muss man sich etwas anderes suchen.
Aber die Einfachheit ist einer Gründe warum ich es aktuell nutze.

Gibt es in der ggf. wöchentlichen Handhabung Gründe für dich, die gegen Fileee sprechen?

Nein, habe nicht festgestellt.

Hast du zu Beginn mal 100 oder so Dokumente dort hochgeladen? Danke!

Ich hab zu Beginn mehr als 500 Dokumente hochgeladen und erst letzte Woche habe ich glaub über 200 Dokumente hochgeladen.
Funktioniert tadellos und 70% der Dokumente werden auch direkt korrekt verschlagwortet, spare mir also etwas Arbeit.

 

[Nice23]

Ich hab zu Beginn mehr als 500 Dokumente hochgeladen und erst letzte Woche habe ich glaub über 200 Dokumente hochgeladen.
Funktioniert tadellos und 70% der Dokumente werden auch direkt korrekt verschlagwortet, spare mir also etwas Arbeit.

Vielen Dank für die umfassenden Antworten. 700 Dokumente - Respekt. Ich sichte die Tage mal meinen Fundus und werde dann entweder auch aktiv oder verharre in mäßig geordneter Papierablage...
Ich frage mich gerade, ob ich einen Dokumentenscanner für den Erstaufwand irgendwo mieten kann; denn die Anschaffung lohnt sich privat für mich nicht. Mit dem MFC (der zu 99% nichts zu tun hat) komme ich danach ja gut zurecht...

 

[Strikeeagle1977]

Ich frage mich gerade, ob ich einen Dokumentenscanner für den Erstaufwand irgendwo mieten kann;

Ich habe mir nen gebrauchten aus nem Büro gekauft, der noch halbwegs gut war und wollte den später verkaufen.
Als es aber irgendwie sehr einfach ging, ist er einfach geblieben, zumal der auch auf USB Sticks scannen kann und nur bedingt nen PC benötigt.

Das gebraucht kaufen und später verkaufen ist eigentlich keine schlechte Wahl. Ist denn das Scannen mit dem MFC so problematisch , oder hat der keinen Einzug?

 

[Nice23]

der MFC hat einen Dokumenteneinzug (Aufsatz), aber meiner Erfahrung nach kommt es schon vor, dass bei 5 oder mehr Seiten schon mal 2 Seiten zusammen eingezogen werden und das würde dann bei einem anfänglich größeren Workload schon nerven.
Gebraucht ist natürlich auch noch eine Option. Danke für den Tipp.
Papier ist zum Glück geduldig.