Welches DMS für Privatnutzung

[LL0rd]

Hm... Ja sicher, die Lösungen mögen sich irgendwie kompliziert anhören... Aber dennoch: Wie findest du bei dem System ein Schreiben wieder, in dem du etwas bestimmtes geschrieben hast? Volltext/Inhaltssuche des OS? Wohl kaum, denn das dauert sehr lange und verlangsamt den Workflow.

 

[Huntley]

Sehr interessanter Thread. Beruflich bewege ich mich genau in dem Rahmen bei einem Hersteller.
Für uns privat steht aktuell auch die Frage im Raum was nimmt man nun. ecoDMS hat natürlich viele Vorteile weil die Lösung viel mitbringt. Da sind auch Spielereien möglich, das Mails mit einer Passwortgeschützten PDF direkt abgeholt werden können, der Passwortschutz entfernt wird und dann automatisch im Archiv abgelegt und vieles mehr.
Oder nimmt man eine einfache flache Ordnerstruktur und stellt sie auf einem Synology NAS bereit (durch Erweiterungen kann man ja auch schön PDFs im Nachgang durchsuchbar machen). Wenn man es ganz günstig machen will schließe ich unsere übrig gebliebene externe Festplatte an der FRITZ!Box an und nutze die als NAS und kann von unterwegs drauf zugreifen.
Ich lese mich mal noch weiter ein oder probiere mal aus. Ergebnis poste ich dann. 😉

 

[Gen8 Runner]

Aber für den reinen Privatgebraucht, braucht man da so ein System? Das muss ja auch immer gepflegt werden, dahinter steckt wahrscheinlich auch wieder eine SQL Datenbank mit allen Vor- und Nachteilen oder? Ich fand es immer gruselig, wenn die Datenbank ein Update braucht, irgendwas an der Datenbank korrupt wurde usw. usf.

Ich habe nur eine sinnvolle Ordnerstruktur für den Privatbereich:
- Arbeit in Ordner unterteilt Lohnabrechnung / Arbeitszeitnachweise / Arbeitsverträge
- Steuer unterteilt in Lohnsteuererklärung / Lohnsteuerabrechnung / Steuererklärung
- Rechnungen
- Rechnungen KFZ

Und das alles aufgeteilt widerrum in Jahresordner (2010/2011/2012....) und natürlich direkt per OCR gescannt und durchsuchbar.
Ebenfalls einfach in der (eigenen) Cloud und zigfach gesichert. Die Ordnerstruktur wird es denke ich auch in 80 Jahren geben, sprich bis zum Ableben von mir selber. DMS-Software / Datenbankversionen etc.? Fraglich, wohin die Reise geht und wer am Markt überlebt.

 

[Huntley]

Man benötigt natürlich ein gewisses Interesse um privat ein DMS zu betreiben und den Spaß am basteln.
Für jeden der einfach nur die Dokumente digital haben will, reicht eine flache Verzeichnis-Struktur auf einem NAS.
Sollen dann noch automatische Prozesse dazu kommen, wie automatische Zuordnung der gescannten Dokumente, automatische Abholung von Mails wird es da natürlich schon dünn.

 

[mcflym]

Also ich kann sagen, dass ecoDMS mit der neuen Version nochmal ein Sprung nach vorne gemacht hat.

Das man sowohl per Browser, also auch per Client-Anwendung Dokumente ablegen kann ist schon sehr gut. Ebenso die automatische Klassifizierung/Ablage der Dokumente ist ok.

Also bisher bin ich zufrieden. Die Installation/Einrichtung ist eigentlich recht simpel, ich nutze sowohl das Scanimport-Verzeichnis (Netzlaufwerk in welchem dann die dort abgelegten Dokumente direkt verarbeitet werden), als auch das direkte Scannen (mit einem Brother MFC-L3770CDW) in das DMS.

Installiert habe ich das ganze als VM unter proxmox. Somit wird mir auch die Datensicherung abgenommen, da ich in Proxmox automatisiert alle 7 Tage auf zwei, örtliche getrennte, Backup-Speicher sichere.

Falls jemand Fragen hat, kann ich gerne versuchen diese zu beantworten.

 

[Nebula98]

Ich schliese mich hier nun auch mal an. Ich war eigentlich zufriedener Nutzer des EcoDMS. Habe nun aber die Problematik, dass eine Mehrfachzuordnung zu Ordner/attributen nicht möglich ist.
oder wie habt ihr das gelöst? Bsp.: KFZ Versicherung: Gehört für mich zu Versicherung aber ebenfalls zum jeweiligen Auto.

@mcflym : Wie hast du das gelöst?

Welche Alternative würde das unterstützen?

 

[Fusseltuch]

Was funktioniert denn nicht? Bzw ich verstehe die Fehlerbeschreibung nicht so ganz. Einfach beim Klassifizieren auf das + klicken und man kann beliebig viele weitere Klassifizierungen für ein und dasselbe Dokument machen.

 

[Nebula98]

Was funktioniert denn nicht? Bzw ich verstehe die Fehlerbeschreibung nicht so ganz. Einfach beim Klassifizieren auf das + klicken und man kann beliebig viele weitere Klassifizierungen für ein und dasselbe Dokument machen.

Wenn ich in der Ordnerstruktur von EcoDMS bleibe, dann schiebe ich eine Information von der KFZ Versicherung entweder in den Ordner "Auto/KFZ" oder in "Versicherung" und vergebe dann die Dokumentenart Information. In zwei Jahren suche ich dieses Dokument: Und ich sehe mich schon: Liegt es jetzt in "KFZ" oder "Versicherungen". (Na klar kann ich die Volltext suche benutzen)
was ich mir vorstelle, ist ob ich in den Ordner "KFZ" oder "Versicherungen" suche, es sollte mir jedes Mal das selbe Dokument angezeigt werden.

EDIT:
@Fusseltuch : Wahnsinns tipp!! hatte das ganze handbuch heute nach "mehrfach Klassifizierung" durch sucht und war zu blind das zu finden. Sicherlich nicht die userfreundlichste art aber das tut es für mich!

Damit bin ich mit EcoDMS weiterhin super zufrieden und der offene wunsch bleibt nur ein 100% webinterface

 

[Fusseltuch]

Das geht doch, habe als Beispiel mal die Meldebescheinigung der Sozialversicherung genommen, siehe hier:

Wie gesagt, einfach beim Klassifizieren auf das Plus und du kannst beliebig viele verschiedene Zuordnungen auch in unterschiedlichen Ordnern machen. Dokumentenart kann immer gleich oder auch unterschiedlich sein und dann findest du ein und dasselbe Dokument an verschiedenen Stellen.

 

[Cantello]

Ich bin gerade von fileee² zu paperless-ng gewechselt. Einfach per Docker auf den ohnehin laufenden Server aufgesetzt und mit Dokumenten gefüttert. Nach den ersten eigenen Klassifizierungen klappt auch die halbautomatische Einteilung einigermaßen gut. Lediglich bei Dokumenten mit mehrere Datumsangaben wird regelmäßig z.B. das Geburtsdatum bei Arztbriefen verwendet.

Eine Alternative wäre eventuell auch noch docspell - ähnliche Funktionen wie paperless, scheint etwas komplexer zu sein, dadurch aber auch komplizierter. Sehr hilfsbereiter und engagierter Programmierer, allerdings auch wieder ein Ein-Personen-Unternehmen. Zusätzlich auch eine Datenbank, in die die Dokumente eingebunden werden, was der Programmierer als Vorteil hervorhebt. Ich habe allerdings lieber meine Dokumente als PDFs im Dateisystem liegen.


²: (zu viele Fehlklassifizierungen, unglaublich umständlich, Empfänger zu ändern, kostet, langsamer Support, kaum Weiterentwicklung)

 

[i-B4se]

Wie werden diese Dokumente eigentlich gescannt?
Ist dies auch per Handy möglich? Ich besitze nämlich keinen Scanner

 

[mcflym]

Was mich noch etwas nervt bei ecoDMS:

Wenn ich einen neuen Ordner anlege, dann muss ich den Client erst beenden und neustarten, damit er bei der Zuordnung in der Inbox auch dort zur Verfügung steht. Kann wer Ähnliches berichten?

 

[Nebula98]

Was mich noch etwas nervt bei ecoDMS:

Wenn ich einen neuen Ordner anlege, dann muss ich den Client erst beenden und neustarten, damit er bei der Zuordnung in der Inbox auch dort zur Verfügung steht. Kann wer Ähnliches berichten?

Kann ich nicht bestätigen. Habe gerade einen neuen Ordner angelegt und ins Archiv gewechselt und nach betätigen der Schaltfläche:

wurde der neue Ordner angezeigt.

 

[Weltherrscher]

Nutzt jemand von euch den ecoDMS-Client unter Linux?
Ich hab das Problem, dass er sofort abstürzt, wenn ich ein Dokument scannen will.
Unter Windows fluppt der Client einwandfrei.
Leider ist mir die Support-Struktur zu teuer, 25 € für 15 min. Telefon/TV-Support. WTF?

Ist übrigens egal, ob der Scanner im Netzwerk steht (RPi3 als Scanserver, Linux: SANE / Win: SANEWin) oder lokal am Rechner per USB dran hängt.
Habe die 1809 gekauft, aber testweise zeigt die 2102 dasselbe Verhalten.

 

[scimob]

Hatte schon mal jemand von einem DMS auf ein anderes gewechselt?
Das Szenario steht ja durchaus im Raum. Entwickler hat keine Lust mehr, anderes System besser, Lizenzmodell nicht mehr akzeptabel etc.
Bei einem DMS ist das für mich so etwa das Horrorszenario schlechthin.

Ich nutze aktuell keines, würde aber gerne. Paperless werde ich antesten, mit gefällt der Open Source Gedanke.

 

[hominidae]

Hatte schon mal jemand von einem DMS auf ein anderes gewechselt?
Das Szenario steht ja durchaus im Raum. [...]
Ich nutze aktuell keines, würde aber gerne. Paperless werde ich antesten, mit gefällt der Open Source Gedanke.

...kann auch nicht helfen, aber wichtige Frage, danke!...ich stell mal meinen Stuhl hier rein

Neben neuem Frontend und Workflow stünde ja die Frage der Migration der alten Dokumente und Tag-Datenbank, etc im Raum.
Ein wenig betroffen in dieser Form ist ja jeder, der gerade auf der Suche ist und mehr als eines ausprobiert.
Ich bin zum Beispiel nach papermerge, über paperless zu paperless-ng gekommen, aber noch unentschlossen.

 

[scimob]

Neben neuem Frontend und Workflow stünde ja die Frage der Migration der alten Dokumente und Tag-Datenbank, etc im Raum.
Ein wenig betroffen in dieser Form ist ja jeder, der gerade auf der Suche ist und mehr als eines ausprobiert.

Ganz genau deswegen. Wenn man so ein System jahrelang nutzt und dann bei Wechsel auf ein neues System im Prinzip seine ganzen Daten nur noch schlecht nutzen kann...
Sollte zu vermeiden sein.
Da ist die geänderte Bedienung noch das Geringste glaub ich.

 

[sch4kal]

Die Dokumente müssten zumindest irgendwo in einem einheitlichen und allgemein lesbaren Format abgelegt sein, dann wäre die Datenmigration etwas einfacher.

 

[scimob]

Also ich habe mir paperless-ng mal versucht in Docker zu installieren. Leider bin ich schon an der Installation gescheitert.
Ich habe einiges an Docker Containern auf meinem Synology laufen, das ist der erste den ich absolut nicht zum laufen bekomme.
Ich habs lt. dieser Anleitung versucht: https://www.synoforum.com/resources/install-paperless-ng-using-docker-compose.125/
Das sah gut aus aber Sorry, wenn die Installation schon so ein Akt ist...

 

[hominidae]

Also ich habe mir paperless-ng mal versucht in Docker zu installieren. Leider bin ich schon an der Installation gescheitert.
Ich habe einiges an Docker Containern auf meinem Synology laufen, das ist der erste den ich absolut nicht zum laufen bekomme.

...war bei mir auf meinem unraid problemlos....der Docker ist ja fertig im docker-hub zu bekommen: https://hub.docker.com/r/jonaswinkler/paperless-ng/
Kann die Syno sowas nicht direkt ziehen? .....welche Architektur hat die denn? amd64, armv7 und arm64 sind im im Docker-Hub zu finden.

Edit: Achso, sehe gerade...der Docker vom DOcker-Hub braucht noch eine Redis-DB in einem zweiten Docker.

• The task scheduler of paperless, which is used to execute periodic tasks such as email checking and maintenance, requires a redis message broker instance. The docker-compose route takes care of that.

..die Redis Instanz muss/sollte auch zuerst da sein/gestartet werden....Redis lauscht auf port 6379

Startkommando sieht dann so aus:

docker run -d --name='paperless-ng' --net='br0.10' --ip='192.168.10.200' -e TZ="Europe/Berlin" -e HOST_OS="Unraid" -e 'TCP_PORT_8000'='8000' -e 'PAPERLESS_REDIS'='redis://192.168.10.201:6379' -e 'PAPERLESS_OCR_LANGUAGE'='deu' -e 'PAPERLESS_OCR_LANGUAGES'='' -e 'PAPERLESS_FILENAME_FORMAT'='{created}-{correspondent}-{title}' -e 'PAPERLESS_TIME_ZONE'='Europe/Berlin' -e 'PAPERLESS_CONSUMER_POLLING'='0' -e 'USERMAP_UID'='99' -e 'USERMAP_GID'='100' -e 'PAPERLESS_IGNORE_DATES'='' -e 'PAPERLESS_SECRET_KEY'='e11fl1oa-*ytql8p)(06fbj4ukrlo+n7k&q5+$1md7i+mge=ee' -v '/mnt/user/appdata/paperless-ng/data':'/usr/src/paperless/data':'rw' -v '/mnt/user/paperlessNG/media/':'/usr/src/paperless/media':'rw' -v '/mnt/user/paperlessNG/consume/':'/usr/src/paperless/consume':'rw' -v '/mnt/user/backup/paperlessNG-export/':'/usr/src/paperless/export':'rw' 'jonaswinkler/paperless-ng:latest

 

[Psycho85]

Schau dir mal ecoDMS an als privat Nutzung kostenlos, sonst ca 90 Euro, OCR ist gut und es gibt die Möglichkeit es z.b. Zuhause als Docker zu installieren und auf dem PC oder Laptop nur den Client zu haben.

Bei der Installation kann man sich ein OrdnerProfil erstellen lassen, was meiner Meinung nach für die meisten privat zur Organisation reicht

 

[sch4kal]

Vielleicht mag der TE @martingo ja vielleicht eine kleine Auflistung/Zusammenfassung mit Vor-Nachteilen der bisher hier im Thread besprochenen DMS erstellen ?

 

[Fusseltuch]

Bei ecoDMS bekommt man am Ende des Tages die PDF-Dateien ja auf jeden Fall wieder raus. Im schlimmsten Fall müsste man sie in einem anderen DMS dann nochmals verarbeiten. Oder gibt es tatsächlich Fälle, in denen man dann nur ein proprietäres Format vorliegen hat?

 

[hominidae]

Bei ecoDMS bekommt man am Ende des Tages die PDF-Dateien ja auf jeden Fall wieder raus. Im schlimmsten Fall müsste man sie in einem anderen DMS dann nochmals verarbeiten.

Die beste Lösung wäre, die Tags gleich wieder im PDF zu speichern. Dann könnte das noie DMS diese einfach mit einlesen.

 

[scimob]

Nachdem ich in den letzten Tagen alle möglichen Systeme ausprobiert habe, bin ich zu dem Schluss gekommen, das ein DMS für den Privatgebraucht wirklich vollkommener Overkill ist.
Bei den meisten Systemen ist die Installation schon sehr, sehr aufwändig und komplex. Wartung und sauberes Backup sind auch oft nicht ohne.
Dann ist da (gerade bei solchen 1-Mann Teams) die Weiterentwicklung sehr fragwürdig. Ich hätte keine Lust, nach 3 Jahren fest zu stellen, das mein komplettes System nicht mehr zu gebrauchen ist, und kaum/nicht wo anders hin migrierbar ist.
Fazit für mich: Strukturiertes Dateisystem. Das funktioniert bis in alle Ewigkeit.

 

[Flocky]

Ich habe bei mir auch Paperless-NG in Betrieb auf dem heimischen Dockerhost, die Einrichtung via Docker und das Backup mit Duplicati hat in Summe sicherlich etwas an Einrichtungszeit gebraucht. Allerdings möchte ich den Komfort nicht missen der sich aktuell für mich ergibt. Ein Risiko des 1-Mann Betriebes existiert natürlich, allerdings langt mir der aktuelle Funktionsumfang bereits und da die Instanz nicht öffentlich zugänglich ist sind eventuelle Sicherheitslücken leichter zu verschmerzen. Dazu kommt das alle Dokumente als PDF-Dokumente durchnummeriert vorliegen und ich ggf. noch auf ein anderes System schwenken könnte - wenn man sich den Mehraufwand mit dem erneuten Hinzufügen der Tags und Kategorien machen möchte.

 

[Largrande]

Ich benutze hier auch paperless-ng und sehe das auch so wie Flocky.

1. Kann ich paperless so wie es jetzt ist einfach laufen lassen.

2. Werden die PDF's einmal im Original und dann noch Mal mit OCR im PDF-A Format gespeichert.

3 . Kann man paperless auch wohl beibringen die erkannten PDF in einer Ordnerstruktur zu speichern. Somit hätte man auch beim Ausfall noch Zugriff über ein Strukturiertes Dateisystem.

 

[Opticum]

Habe nun auch seit ein paar Wochen paperless-ng als docker container im Einsatz und mittlerweile rund 800 Dokumente drin gespeichert. War etwas fummelig bis das OCR auch Sonderzeichen vernünftig erkannte, aber nun läuft es gut, schnell und zuverlässig.

 

[andrer250282]

Ich habe auch mich lange mit ecoDMS herumgeschlagen, musste aber erkennen das es nicht mein Optimum ist, weder in Kategorisierung noch Workflow... Ich bin damit nicht warm geworden obwohl mir die Software prinzipiell gefällt.
Ich bin bei Paperless-ng hängen geblieben, das funktioniert für mich und Familie eigentlich ganz gut.
Vielleicht weiss das jemand: Gibt es eine Möglichkeit einen Eingangsordner anzulegen, der automatisch abgeholt und bearbeitet wird? Ich kenn die Möglichkeit per Mail, aber mein Scanner kann leider kein Scan2Mail nutzen Scan2FTP
Das wäre perfekt

 

[Flocky]

Ja, den gibt es. Nutzst du den Docker-Container? Dort gibt es einen Ordner "consume" der genau dies tut, in den Einstellungen kannst du dann noch Intervall etc. festlegen.