Welches DMS für Privatnutzung

Was nutzt ihr denn für einen Dokumentenscanner ? Sehe es irgendwie nicht ein, fast 400 € für diesen Brother zu zahlen den wohl viele dafür nutzen.
 
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Hmmm...erstaunlich, warum die so teuer geworden sind. Ich habe für nen 4-farb Laser mit Duplex-Einheit vor 3 Jahren mal 300EUR bezahlt. :unsure:
Evtl - aber das weiss ich nicht genau - ist ja nur die Print-Einheit einfarbig, aber der Scanner mehrfarbig?..dann würde ja ein b&w Laser seinen Dienst tun....die starten bei 150EUR
 
Ich hatte mir den hier gekauft:
Brother ds-940dw, eigentlich ganz praktisch mit WLAN, zieht leider aber nur immer ein Blatt ein.
 
Ich habe mir bei eBay einen Fujitsu Scansnap S1300 gebraucht gekauft, hatte ca. 8500 Scans runter. Preislich waren das um die 70€.
 
Wie hast du den Scanner angestöpselt?
Direkt am Rechner mit dem ecoDMS-Client oder im Netzwerk?
Kann der Client direkt duplex scannen?
Mein Lide 25 wird wohl vom Linux-Client nicht unterstützt, deshalb bin ich jetzt auf der Suche nach einem neuen Scanner...
Der Scansnap sieht brauchbar aus. =)
 
Der hängt direkt am Windows-PC auf welchen die Fujitsu Software läuft, bzw. am Debian (https://www.josharcher.uk/code/install-scansnap-s1300-drivers-linux/). Duplex-Scan ist per se automatisch aktiv und die Dokumente werden lokal abgelegt. Von dort importiere ich diese dann in paperless-ng per copy & paste, leider kann die Software nicht auf ein Netzlaufwerk scannen. Ich bin zufrieden für den Preis, der Seiteneinzug macht bis 10 Seiten auch keine Probleme, bei Mehr muss man halt nachlegen.
 
Ich hab darmals nen Fujitsu ScanSnap iX500 bei Kleinanzeigen für 60€ geschossen. War zwar die "Evernote" Edition, aber lässt sich per Software zum vollständigen iX500 umstellen.
Direkter Duplex-Scan ist schon recht angenehm. Leider kann er per Wlan nicht direkt in einen Ordner scannen. Es muss auf einem PC die Windows-Software laufen, damit das funktioniert. Aber die braucht so gut wie keine Ressourcen und läuft in ner kleinen Windows VM.
 
Ich hab nen RPi3B+ mit Raspian und nem SANE-Netzwerk-Scan-Server.
Daran würde ich ihn stecken, Duplex soll ja mit den Firmware-Anpassungen laufen.
 
Ich benutze hier auf dem Smartphone Genius Scan und Jage das dann per Nextcloud auf den Consumer Ordner. Für die Handvoll Brief im Monat reicht mir das aus.
 
Largrande schrieb:
Ich benutze hier auf dem Smartphone Genius Scan und Jage das dann per Nextcloud auf den Consumer Ordner. Für die Handvoll Brief im Monat reicht mir das aus.
Zum Vergrößern anklicken....
Dem kann ich mich nur anschließen.

Mit dem Handy abfotografieren (Dokumenten-Scan App deiner Wahl) und das OCR-PDF in einen ordinären Ordner einsortieren. Suche ich etwas, suche ich meist einfach über meine gesamten Dokumente, anstatt mich durch die Verzeichnisse zu klicken.
 
Hi,

bin auf der Suche nach einem privaten DMS auf den Thread hier gestoßen und hänge mich mal mit an, da ich bisher keine passende Lösung gefunden habe.
Die letzten Jahre habe ich per Fujitsu ScanSnap ix1500 mir entsprechende Profile angelegt, die auf mein NAS in verschiedene Ordner die PDFs ablegt. Wer das Gerät nicht kennt ...
Du klickst auf dem TouchDisplay auf das Profil und dann auf scannen. Der Windows Client kommt hoch und du kannst noch entsprechend den Dateinamen vergeben, wenn er dir nicht passt, was die Software versucht hat automatisch zu erkennen. Bei speichern wird das PDF dann in der Ordnerstruktur abgelegt.
Das ganz hat jetzt erstmal nix mit DMS zu tun, aber finde ich schon mal eine tolle Sache, da es einiges an Arbeit abnimmt und der Scanner wirklich tolle Arbeit leistet.

Beim DMS nutzen wir geschäftlich StarkeDMS, aber das ist kommerziell und viel zu teuer für den Privatgebrauch. Da die Dokumente eh auf einem QNAP NAS System liegen, versuche ich gerade das PaperOffice zu installieren. Hat damit schon jemand Erfahrungen gesammelt?
 
Ich bin mittlerweile auch bei paperless-ng hängen geblieben.
Hatte zuvor schon ne Lizenz für EcoDMS gekauft und angefangen; aber war mir dann irgendwie doch zu komplex....
paperless-ng rennt Super im Docker. Wenn du schon irgendwo was mit Docker im Einsatz hast, dann ist das ganze in 5 Min Einsatzbereit.
Aktuell hab ich rund 250 Dokumente drin und bin noch fleißig.
 
Ja, kann ich nur zustimmen, ich hatte auch kurz EcoDMS ausprobiert, aber irgendwie war mir der Einstieg zu hoch und der Umfang ehrlich gesagt auch zu groß.

Mit Paperless-Ng läuft es jetzt ganz gut, ich habe einen Samba Share, auf den ich die eingescannten Dokumente lege, außerdem ein Folder in meinem Mail Account, in den ich Rechnungen etc schiebe, die dann auch automatisch geladen werden.
 
Hi,

ich hatte auch lange nach einem DMS gesucht bzw. nach Alternativen. Ich bin bei ecoDMS hängen geblieben. Ich digitalisiere alle meine Briefe / Dokumete mithilfe des brother ADS-2800W. Dieser scannt die Dokumente ein, speichert es in einen Netzwerk-Ordner von ecoDMS. Mein ecoDMS (läuft im Docker) holt sich die Datei vom Share automatisch ins System. Später gehe ich in das ecoDMS und muss dann das Dokument "kategorisieren", d.h. angeben welches Datum, Name, Unterordner und andere wichtige Werte. Das mache ich vllt. 1x die Woche / Monat. Dieser Schritt muss gemacht werden, da erst danach das Dokument archiviert wird. Du kannst das auch automatisiert laufen lassen (z.B. für Gehaltsbescheinigungen). Hier kann es aber sein, je nachdem wo die Felder sind und wie der Scanner / das Programm das Feld erkennt, es problemlos geht oder eher es zu Problemen kommt. Ich mach das lieber manuell. Das Coole bei der Kategorisierung ist, dass ich ein Kriterium für die Lohnsteuer eingefügt habe. Kommt eine Rechnung rein, welche ich für die Lohnsteuer benötige, dann gebe ich dort das Steuerjahr ein (also neue Tastatur in 2021 eingekauft -> "2021", Neuer PC / Notebook, welches über mehrere Jahre abgesetzt wird -> "2021, 2022, 2023, xxx"). Im Jahr 2022 suche ich dann nur nach "2021" und erhalte so alle meine steuerrelevanten Dokumente für das Jahr 2021 (also Tastatur und PC / Notebook). Suche ich nach 2022, so erhalte ich z.B. den PC / das Notebook aber nicht die Tastatur.

Die Dokumente wirst du in der Suche auch mit der normalen Suche finden, da es sich hierbei um eine Volltextsuche handelt. OCR (von ecoDMS) sei Dank!

Wichtig: Das Programm kostet natürlich nur was, wenn man die "Pro" Version (glaube 89 € brutto pro Lizenz) haben möchte. In der Testphase kannst du auch alles fertig einrichten, jedoch wirst du nach der Testphase (in der kostenlose Version) keine neuen Ordner oder Kriterien anlegen können.

Die Backup-Funktion ist auch ganz ok. Er legt bei mir z.B. täglich ein Voll-Backup an. Inkrementelles geht auch.

Es ist wohl auch möglich über den Browser zu gehen, aber ich arbeite lieber mit dem Client (gibt wohl auch Linux-Client).

Noch die letzte Anmerkung: ecoDMS war für mich wichtig, da ich auch selbstständig bin und somit die "Rechtssicherheit" habe. Die anderen Lösungen (paperless-ng) ist in dieser Hinsicht, nach meinen damaligen Recherchen, nicht rechtssicher.

Ich habe zwar weiterhin mein Papier, jedoch hefte ich das nur ab. Wenn ich genauere Infos suche oder was brauche, dann ist ein DMS (egal welche Art) sehr hilfreich!

Grüße
 
Muss man für diese Programme einen Scanner haben oder geht das auch mit einer Scanner-App?
 
Scanner App geht zumindest für den privaten Gebrauch sehr gut. Für Paperless-NG wird u.a Genius Scan empfohlen, das ich hier sowohl auf einem Ipad als auch auf dem Android Smartphone mit guten Ergebnissen für scanwerte Tagespost nutze.

Die App bietet u.a. die Option, die eingescannten Dokumente automatisch (nach evtl. manueller Optimierung) mit dem Consume-Ordner von Paperless NG (hier: Nextcloud) zu synchronisieren und anschließend wieder vom lokalen Device zu löschen, also faktisch zu Paperless zu verschieben. Finde ich sehr praktisch.
 
Besten Dank!
Werde ich mir angucken.
 
TiCar schrieb:
Die letzten Jahre habe ich per Fujitsu ScanSnap ix1500 mir entsprechende Profile angelegt, die auf mein NAS in verschiedene Ordner die PDFs ablegt. Wer das Gerät nicht kennt ...
Du klickst auf dem TouchDisplay auf das Profil und dann auf scannen. Der Windows Client kommt hoch und du kannst noch entsprechend den Dateinamen vergeben, wenn er dir nicht passt, was die Software versucht hat automatisch zu erkennen. Bei speichern wird das PDF dann in der Ordnerstruktur abgelegt.
Das ganz hat jetzt erstmal nix mit DMS zu tun, aber finde ich schon mal eine tolle Sache, da es einiges an Arbeit abnimmt und der Scanner wirklich tolle Arbeit leistet.
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So habe ich das auch bei mir gelöst. Bin mit dem genannten Scanner sehr zufrieden. Ein DMS wäre auch bei meinem überschaubaren Aufkommen an Papierdokumenten überladen.
 
Meza100 schrieb:
Das Coole bei der Kategorisierung ist, dass ich ein Kriterium für die Lohnsteuer eingefügt habe. Kommt eine Rechnung rein, welche ich für die Lohnsteuer benötige, dann gebe ich dort das Steuerjahr ein (also neue Tastatur in 2021 eingekauft -> "2021", Neuer PC / Notebook, welches über mehrere Jahre abgesetzt wird -> "2021, 2022, 2023, xxx"). Im Jahr 2022 suche ich dann nur nach "2021" und erhalte so alle meine steuerrelevanten Dokumente für das Jahr 2021 (also Tastatur und PC / Notebook). Suche ich nach 2022, so erhalte ich z.B. den PC / das Notebook aber nicht die Tastatur.
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Hi Meza,

kannst du das evtl. genauer ausführen, wie Du das gemacht hast? Wo hast Du das Kriterium eingefügt? Tags gibt es ja in ecoDMS nicht, und ich zerbreche mir gerade den Kopf, wie Du das hier machst :d

Danke im Voraus,

ipzipzap
 
Du kannst doch beim archivieren benutzerdefinierte Felder mit in die Metadaten schreiben.
So in etwa.
Alternativ über das Datumsfeld oder über die Beschreibung. =)
 
Vielleicht meldet sich @Meza100 nochmal zu Wort, alternativ würde ich das über Mehrfachkategorisierung vorschlagen. Also dass der PC unter "IT>Hardware" abgelegt wird, aber gleichzeitig unter "Steuer>2021", "Steuer>2022" und "Steuer>2023".
 
Niggi schrieb:
Sehr interessanter Thread. Beruflich bewege ich mich genau in dem Rahmen bei einem Hersteller.
Für uns privat steht aktuell auch die Frage im Raum was nimmt man nun. ecoDMS hat natürlich viele Vorteile weil die Lösung viel mitbringt. Da sind auch Spielereien möglich, das Mails mit einer Passwortgeschützten PDF direkt abgeholt werden können, der Passwortschutz entfernt wird und dann automatisch im Archiv abgelegt und vieles mehr.
Oder nimmt man eine einfache flache Ordnerstruktur und stellt sie auf einem Synology NAS bereit (durch Erweiterungen kann man ja auch schön PDFs im Nachgang durchsuchbar machen). Wenn man es ganz günstig machen will schließe ich unsere übrig gebliebene externe Festplatte an der FRITZ!Box an und nutze die als NAS und kann von unterwegs drauf zugreifen.
Ich lese mich mal noch weiter ein oder probiere mal aus. Ergebnis poste ich dann. 😉
Zum Vergrößern anklicken....

Nach langer Zeit dann mal mein Ergebnis. Ein DMS wäre für uns im privaten Gebrauch leider doch auch viel zu groß gewesen.
Ich nutze zum Scannen nun die kostenlose App QuickScan. Die speichert das PDF mit OCR automatisch in einem festen Verzeichnis auf unserem NAS und wenn ich am Rechner sitze verschiebe ich alles in die richtigen Ordner. Reicht völlig aus für unsere Ansprüche.
 
Weiss einer ob ich bei DOCUTAIN die Daten auf meiner Cloud sehen kann? Iwie ist da nur die Datenbank abgelegt, aber die Dateien nicht?
 
Hallo zusammen,
bin nach monatelanger Suche durchs Web hier gelandet und hab in diesem Thread in ein paar Minuten mehr Infos an einer Stelle gefunden als in den vorherigen Ergebnissen. Danke dafür (wissen, daß Dokumentenmanagement wie Modelleisenbahn ist: man wird nie fertig und will es vielleicht auch nicht :sneaky:).
Ein paar Infos von mir, vielleicht hilft es auch jemandem:
  • Angefangen habe ich mit einer Ordnerstruktur und Paperport (11.x oder so). Mit inzwischen Version 14.5 gabs mit der Aktivierung nach jedem Systemupdate soviel Ärger, daß ich genervt nach was Richtigem gesucht habe.
  • EcoDMS getestet, hm. Nicht so mein Ding.
  • Realify Paperoffice (Sonderangebot 29,99€) gekauft; Lehrgeld bezahlt: gleicher Aktivierungsärger wie bei Paperport. Instabiles Programm. Deinstalliert.
  • Dann mit der Scansnap-Software einfach nur die Ordnerstruktur weiter gefüttert, alle PDFs durchsuchbar gemacht, Windows-Indizierung auf diesen Ordner und das noch ins Onedrive synchronisiert: soweit ok. Dann nach einem Windows-Update keine Indizierung mehr, bleibt auch nach Neuerstellung Indes immer wieder hängen: schade. War die 80%-Lösung (80% Ergebnis für 20% Aufwand). Zudem gab es im Explorer auf einmal keine Voransicht auf PDFs mehr. Naxh mehreren Stunden Gebastel aufgegeben.
  • ELO Office gekauft (Sonderangebot). 2 Jahre genutzt, dann: 40 Zoll-8K-Monitor gekauft. ELO kommt damit nicht klar (in Menüs winzigste Schrift, oft Abstürze). Seltsamerweise funktioniert auch die Volltextsuche seit einem Absturz nicht mehr. Neuerstellung Suchindex? Würd ich gern, wenn man denn die 2 Punkte-Schrift im Menü lesen könnte. Neuaufbau Texterkennung? Stürzt ständig ab: Nervig.
Inzwischen habe ich beruflich viel Stress, und auch keine Zeit mehr für diese Flickenlösungen. Sohnemann will auch mit mir Age Of Empires spielen, da muß man Prioritäten setzen ;-)
  • Derzeit teste ich Filecenter, das arbeitet mit einer Ordnerstruktur auf der Festplatte oder einem NAS (hab ein Linux-NAS am Laufen). Keine Datenbank, nur eine PDF-Bearbeitungssoftware mit Filesystem-Verwaltung. Keine Tags, also auch kein richtiges DMS. Kann aber bestehende JOGs, TIFs und PDFs nachträglich wandeln und per OCR duchsuchbar machen. Dafür recht teuer... in 6 Tagen ist der Testzeitraum zu Ende, dann werde ich mich entscheiden. Kommt Paperport recht nahe.
  • Aufgrund des hier recht oft genannten ECO DMS werde ich die aktuelle Version vielleicht doch nochmal testen.
Soviel zu meinen bisherigen Erfahrungen. Hoffe, es hilft dem einen oder anderen auch ein wenig weiter.

VG Swen
 
FileCenter habe ich vor einigen Tagen auch getestet und wieder gelöscht. Dafür, dass es nur eine Dateiverwaltung mit integrierten PDF Funktionen ist, ist es mir zu teuer. Also leider keinerlei DMS Funktionen. Ich liebäugle immer noch mit ELO Office, aber das ist so teuer und es gibt keine Angebote.
 
Luckysh0t schrieb:

Document management system with AI integration PaperOffice

de.paperoffice.com de.paperoffice.com

Evtl. für den einen oder anderen interessant. Allerdings wird bisher nicht erwähnt welche Einschränkungen die Home Free ggü. der Home hat. Habe da mal angerufen.. mal sehen ob die das ändern..
Zum Vergrößern anklicken....
so ganz free ist das nicht. Sieht mir viel mehr nach Bauernfängerei aus, wenn das mit dem Abo stimmen sollte

Document management system with AI integration PaperOffice

de.paperoffice.com de.paperoffice.com


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