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Für den längerfristigen Betrieb eines jeden technischen Geräts sollten Zeitfenster für Wartung und Systempflege eingeplant werden. Derartige Prüfroutinen hat Western Digital ebenfalls vorgesehen: sie verbergen sich unter dem Hauptpunkt „Einstellungen“ -> Hilfsprogramm. Dort kann eine Diagnose der HDDs im Schnelltest durchgeführt werden, ebenso wie ein mehrstündiger Intensivtest angeboten wird, der explizit das Dateisystem inklusive Einträge überprüft. Der jeweilige SMART-Status der Festplatten ist unter dem Punkt „Speicher“ zu finden und kann vollständig ausgelesen werden.
Der Menüpunkt Systemprüfung kümmert sich indes um den allgemeinen Zustand des EX4. Einmal angestoßen, prüft dieser die Einstellung der Systemuhr, Erreichbarkeit der Laufwerke sowie RAM, Temperatur und Lüfter. Einen hohen Detaillierungsgrad sollte man aber nicht erwarten, es werden lediglich grüne Häkchen dargestellt. Ein Recovery/Systemwiederherstellung ist natürlich auch möglich, ebenso wie die derzeitige Konfiguration in einer Datei gespeichert und von dort geladen werden kann.
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Zur Erstellung von Backups bietet sich das My Cloud EX4 über die bekannte SmartWare-Software als Ziel an, sodass die jeweiligen Client-PCs einfach gesichert werden können. Western Digital bietet dem Käufer hier eine Lizenz für bis zu zehn Arbeitsplätze. Zur Sicherung der Daten, die sich bereits auf dem EX4 befinden, kann wahlweise eine extern angeschlossene USB-Festplatte, ein anderes WD-NAS, die Cloud oder interne Volumes herhalten. Als Ziel für Apples Time Maschine kann der Bolide ebenfalls eingesetzt werden. Bei internen Sicherungen (bspw. von einem RAID0-Volume auf ein RAID1 oder JBOD) können Ordner angegeben werden, die dann optional nach Zeitplan gesichert werden. Der Benutzer ist jedoch selbst dafür verantwortlich, dass die Ordner auch auf verschiedenen Volumes mit physisch getrennten HDDs liegen. Wer seine Daten in die Cloud sichern möchte, kann wahlweise Elephant Drive oder Amazons S3 nutzen.
Unter „Apps“ versteht Western Digital die Bereitstellung von http/ftp und P2P-Downloadern und einem gesonderten Webdateibetrachter. Letzterer ist eine Visualisierung der EX4-Freigaben/Ordnerstrukturen, wobei man ohne Umwege Dateien löschen, verschieben und kopieren kann. Die erwähnten Downloader hingegen nehmen URLs entgegen, die sie über eine zeitgesteuerte Warteschlange herunterladen. Bei FTP lässt sich ein optionales Anmeldekonto sowie Codepage einstellen. Unter P2P verbirgt sich indes ein Bittorrent-Client, der sich auch mit URLs füttern lässt. Hier sind weitere Parameter hinsichtlich Betriebszeit, Up/Download-Datenraten und Seeding-Zeiten konfigurierbar.