Hi,
ich hatte auch lange nach einem DMS gesucht bzw. nach Alternativen. Ich bin bei ecoDMS hängen geblieben. Ich digitalisiere alle meine Briefe / Dokumete mithilfe des brother ADS-2800W. Dieser scannt die Dokumente ein, speichert es in einen Netzwerk-Ordner von ecoDMS. Mein ecoDMS (läuft im Docker) holt sich die Datei vom Share automatisch ins System. Später gehe ich in das ecoDMS und muss dann das Dokument "kategorisieren", d.h. angeben welches Datum, Name, Unterordner und andere wichtige Werte. Das mache ich vllt. 1x die Woche / Monat. Dieser Schritt muss gemacht werden, da erst danach das Dokument archiviert wird. Du kannst das auch automatisiert laufen lassen (z.B. für Gehaltsbescheinigungen). Hier kann es aber sein, je nachdem wo die Felder sind und wie der Scanner / das Programm das Feld erkennt, es problemlos geht oder eher es zu Problemen kommt. Ich mach das lieber manuell. Das Coole bei der Kategorisierung ist, dass ich ein Kriterium für die Lohnsteuer eingefügt habe. Kommt eine Rechnung rein, welche ich für die Lohnsteuer benötige, dann gebe ich dort das Steuerjahr ein (also neue Tastatur in 2021 eingekauft -> "2021", Neuer PC / Notebook, welches über mehrere Jahre abgesetzt wird -> "2021, 2022, 2023, xxx"). Im Jahr 2022 suche ich dann nur nach "2021" und erhalte so alle meine steuerrelevanten Dokumente für das Jahr 2021 (also Tastatur und PC / Notebook). Suche ich nach 2022, so erhalte ich z.B. den PC / das Notebook aber nicht die Tastatur.
Die Dokumente wirst du in der Suche auch mit der normalen Suche finden, da es sich hierbei um eine Volltextsuche handelt. OCR (von ecoDMS) sei Dank!
Wichtig: Das Programm kostet natürlich nur was, wenn man die "Pro" Version (glaube 89 € brutto pro Lizenz) haben möchte. In der Testphase kannst du auch alles fertig einrichten, jedoch wirst du nach der Testphase (in der kostenlose Version) keine neuen Ordner oder Kriterien anlegen können.
Die Backup-Funktion ist auch ganz ok. Er legt bei mir z.B. täglich ein Voll-Backup an. Inkrementelles geht auch.
Es ist wohl auch möglich über den Browser zu gehen, aber ich arbeite lieber mit dem Client (gibt wohl auch Linux-Client).
Noch die letzte Anmerkung: ecoDMS war für mich wichtig, da ich auch selbstständig bin und somit die "Rechtssicherheit" habe. Die anderen Lösungen (paperless-ng) ist in dieser Hinsicht, nach meinen damaligen Recherchen, nicht rechtssicher.
Ich habe zwar weiterhin mein Papier, jedoch hefte ich das nur ab. Wenn ich genauere Infos suche oder was brauche, dann ist ein DMS (egal welche Art) sehr hilfreich!
Grüße