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Für die interne Abstimmung, von wichtiger Artikelplanung bis hin zu klassischem „Off-topic“, haben wir bislang den Instant-Messaging-Dienst Slack verwendet, womit wir auch zufrieden waren. Die Standard-Variante von Slack mit erweiterten Funktionen ist eigentlich auch nicht teuer, aber bei der Abrechnung auf Nutzerbasis kommt bei einem recht großen Kreis von Nutzern – vom „Vollzeit-Redakteur“ bis hin zum „Aushilfs-Newsposter“ – doch etwas zusammen. Daher haben wir mit dem Umstieg unserer Infrastruktur auf die Synology FlashStation schnell Synologys eigene Chat-Lösung ausgerollt, u.a. aufgrund der bereits erwähnten Vorteile: Chat ist bei bereits laufender Synology-Umgebung kostenlos und alle Daten und Informationen bleiben „inhouse“.
Synology Chat besteht aus einem auf der Synology nachinstallierbaren „Server-Paket“ mit einer Verwaltungsoberfläche, auf das dann durch die Nutzer per Webbrowser oder dediziertem Softwareclient zugegriffen werden kann. Entsprechende Client-Programme gibt es für Windows, Linux und Mac, aber auch in App-Form für iOS und Android. Chat lässt sich über die Webbrowser-Variante bereits sehr gut nutzen und bietet fast alle Funktionen des installierbaren Clients, welcher zumindest unter Windows auch nur eine Webanwendung von Chat zu sein scheint.
Die Features von Chat entsprechen dem, was man von einem derartigen Tool erwartet. Neben Gruppenchats mit individuell geregeltem Zugang sind auch direkte Chats zwischen Teilnehmern möglich, inklusive Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. So lassen sich z.B. schnell allgemeine Chatgruppen für Ankündigungen und andere „globale“ Sachen anlegen. Je nach Projekt oder Funktionsebene der User kann dann eine beliebige Anzahl von weiteren Kanälen eingerichtet werden.
Die Nutzerverwaltung von Chat ist dabei an die DSM-Benutzerverwaltung gekoppelt. Ein Chat-User muss also auch als User im Betriebssystem der Flashstation, dem DiskStation Manager (DSM), angelegt sein. Einen Mehraufwand stellt das eigentlich nicht dar, da bei einmal definierten Benutzergruppen sich ein neuer User schnell einem Profil zuweisen lässt. Dadurch lassen sich die Zugriffsrechte eines Users z.B. nur auf die Verwendung von Chat beschränken. Die „globale“ Benutzersteuerung über DSM hat auch Vorteile, denn neben Chat gibt es noch weitere Tools, wie z.B. Drive, Calendar oder Mail, die somit auch von dieser gemeinsamen Benutzerkontenverwaltung profitieren. Mit einigen wenigen Klicks lässt sich dann der User auch für die Nutzung von diesen Diensten freischalten, ohne dass er sich in jeder Anwendung separat anmelden müsste.
Innerhalb des Chats, sowohl als direkte Konversation als auch in Gruppen bzw. Kanälen, stehen die üblichen Funktionen zur Verfügung. Ganz wichtig sind hier natürlich die Emojis, d.h. die übliche Auswahl an den bekannten „Unicode-Emojis“ ist vorhanden. Darüber hinaus hat Synology noch einige zusätzliche „Büro-Emojis“ sowie – da scheint der asiatische Ursprung der Company durchzuschlagen – noch einige „Hunde-Emojis“ dazugepackt.
Aber auch an die üblichen praktische Funktionen hat Synology gedacht: Beim Windows-Client lassen sich durch einen Zusatzbutton Screenshots anfertigen und posten, wohingegen bei den Mobil Apps gleich auf die Kamera zugegriffen werden kann, um Fotos zu posten. Aber auch andere Dateien lassen sich hochladen und anhängen, Nachrichten geplant zu bestimmten Zeitpunkten versenden und auch an eine Abstimmungsfunktion hat Synology gedacht.
Insgesamt bietet Chat also einen Funktionsumfang, der anderen großen Messaging-Plattformen nicht nachsteht. Bei uns intern hat sich Synology Chat bewährt und Slack als Mittel zur teaminternen Kommunikation erfolgreich abgelöst. Natürlich sind damit auch Kostenersparnisse realisierbar: Bei uns nutzen jetzt 15 Personen Chat aktiv, insofern wären bei Slack 15x 6,25 Euro pro Monat an Gebühren notwendig, um Slack ohne Einschränkungen nutzen zu können.